役員（上司）への、スケジュールなどの確認方法

> はじめて、投稿させていただきます。
>
> 現在の会社では役員も多いこともあり、
> 連絡事項が多く、もちろん確認することも多いのです。
>
> そこで、担当している上司（役員）のかたなのですが｡
> 先月着任されたばかりで勝手もわからず、
> 忙しいというのはわかるのですが｡｡｡｡
>
> あまりPCに強くないため、
> Onlineで共有しているスケジューラーも確認することはあまりなく、
> スケジュールは自分中心。自分の手帳を信じています。
>
> 悩みは｡｡｡｡
> □ 依頼された案件を口頭＆メールで報告しても、自分が依頼したことすら
> 　　忘れてしまう…（自分が依頼したアポイントを忘れてしまう…）
> □ 自分が電話で受けた来訪者の連絡先も確認せず（もちろん自分が電話で
> 　　受けたことも忘れてしまっています） 予定変更の際には、「連絡しておい
> 　　て」と一言…
>
> とても忙しいのはわかるのですが、ときどき負担に感じ悩むところです。
> みなさんは（忘れっぽい）上司などに対して、
>
> ■ 印象に残る報告方法、
> ■ （忘れっぽい上司に）有効な報告方法、
>
> どうしていますか？？ぜひぜひお力添えいただけると助かります。
> どうぞ有効な方法を教えてください。

当社の状況です。
■電話やメールは受けるのもかけるのも、必ず秘書経由（もしくはＣＣに入れていただきます）で、相手先の社名や事業所名氏名は必ず「失礼ですが」と聞きます。そこがわかれば後で調べることが可能です。担当役員が不在の際は、「掛け直す」と言っても連絡先を聞きます。直通でなくとも秘書室の電話でも結構ですから、何かあって予定時間に会議が終わらないこともありますのでと、粘るように指示しています。番号が表示されればメモるようにしています。
応接室にご案内した時はお付きの方か単独であれば「失礼（僭越）ですが、ご連絡先をいただきたい」と言って帰り際に名刺交換させます。荷が重い時は秘書室長の協力をもらうなり名刺を預かります。

■スケジュール管理
毎朝（役員室に出勤した場合）必ず２０分をスケジュール確認の時間を確保しておき、今日から１ヶ月間のオンラインスケジューラーをプリントし役員の手帳と確認しています。その後本日と明日の詳細の確認。
追加分は即、スケジューラーに反映し、再プリントを渡すなり、机の上に所定のファイルを作って置いておきます。（加筆したものは、その時の情報か、その後役員が加筆したのか分からなくなるので、必ず再プリントを置いておきます）それから変更の対応（御断りの連絡などです）

出欠の判断が保留された招待状なども脇に入れておけるファイルならもっと良いです。

役員が退室される際は一言「お約束は増えていませんか？」と声をかけます。その後役員室に入りファイルのプリントを確認しておきます。（だんだん手帳は面倒でもプリントに目盛ったりし始めます）
翌朝はまた同じことをします。

大変ですが、連絡が取れないとか、約束をすっぽかすことを最大限回避するのが目的です。役員は会社の顔ですから。

それでも漏れはあります。その際は貴方のせいではありませんが、自分の親か祖父母と思って誠心誠意お詫びして対応するしかありません。

その人が忘れっぽいのは、お付き合いをすれば判明しますから、そのうち周りから「良い秘書ですね」と必ず報われます。
惜しみない苦労は必ず報われます！がんばってください。

> □ 依頼された案件を口頭＆メールで報告しても、自分が依頼したこ　とすら忘れてしまう…（自分が依頼したアポイントを忘れてしま　　う…）

> □ 自分が電話で受けた来訪者の連絡先も確認せず（もちろん自分が　電話で受けたことも忘れてしまっています）
　予定変更の際には、「連絡しておいて」と一言…




はじめまして。
日々のお仕事、お疲れ様でございます。

着任間もないということですので、お仕えの方の仕事の進め方や、癖に慣れるまでは、今暫くお互いに気を遣うのでしょうね。

私は、朝と昼食後に日程のご確認をさせて頂いております。
また、日々の日程表は、前日のお帰り前に、最終確認の後紙ベースにしてお渡ししております。

お忙しい方ですと、プライベートのお約束や、直接ご自身がお受けになったご案件も多いため、何よりもダブルブッキングを防ぐことを目的としております。

日々それを繰り返すことにより、情報の共有が習慣化され、日程漏れが少なくなることもあるかと存じます。

ご連絡先が不明な場合は、お越しの際にお名刺をお預かりする事も出来ましょう。

これは、あくまで私とBossの間のお仕事の仕方です。
お仕えする方により、最良の方法というのは個々お有かと存じますので、上司の方との信頼関係をいち早く築く事が出来ますよう！

お役に立てず申し訳ございませんが、私も、皆さんのご意見を拝読し、勉強させていただきたく存じます。