住民税　特別徴収税額の決定通知書の配布方法について

> このほど社内の給料明細を個人情報保護及び事務負担軽減の目的から、「1枚ものの給料明細を給料袋に入れて配布する方式」から「ゼット折りで明細自体を袋閉じ方式」に変更することを計画しております。
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> それに伴い、従来給料袋に同封していたものについての対応で、住民税　特別徴収税額の決定通知書をどのように配布するかを検討しております。
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> そこで、従業員全員に一律配布ではなく会社で全員分を保管し、給料明細の中のお知らせ欄に税額の根拠となる総所得金額・所得控除合計・総所得及び税額を記載し、本書が必要な場合は申出により配布する旨を記載することで対応しようと考えているのですが、このような対応は法的に問題ないものでしょうか？
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> 本来は、全員に配布することが前提であることを承知しておりますが、この書類の配布のために給料袋を残すというのは非効率であるため、何か方法がないかと考えた結果です。
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> 皆様のご意見をお伺いできればと存じます。よろしくお願いします。


住民税特別徴収決定通知書は、通常2枚複写で、1枚が特別徴収義務者である会社用、1枚が住民税を負担する社員用です。その社員用の裏面には、税額決定までの計算式など社員のための情報が記載されており、自治体の長の氏名や印刷とはいえ印も押されていますから、一種の公文書ではないでしょうか。税を負担する社員への公文書ともいえる書類を給料袋に入れるのが非効率だから入れない、欲しい者は申し出るようにとするのは、あまり感心できない手抜き仕事のイメージです。1年に1回のことですから、給料明細とは切り離して、別の封筒に入れて配布すれば済むことではないでしょうか。

> 住民税特別徴収決定通知書は、通常2枚複写で、1枚が特別徴収義務者である会社用、1枚が住民税を負担する社員用です。その社員用の裏面には、税額決定までの計算式など社員のための情報が記載されており、自治体の長の氏名や印刷とはいえ印も押されていますから、一種の公文書ではないでしょうか。税を負担する社員への公文書ともいえる書類を給料袋に入れるのが非効率だから入れない、欲しい者は申し出るようにとするのは、あまり感心できない手抜き仕事のイメージです。1年に1回のことですから、給料明細とは切り離して、別の封筒に入れて配布すれば済むことではないでしょうか。


プロを目指す卵様、ご回答ありがとうございます。また、ご返信が遅くなりまして申し訳ありませんでした。

やはりご回答いただきましたように公文書の意味合いの強いものですので、各自に配付すべきですね。

給料袋（その他の封筒も含む）の削減を含めての業務の見直しを進めているため、あらゆる方向を検討しております。そのためご質問したようなことは可能かどうかご意見を頂戴いたしたく投稿した次第です。

今後は各自に配布することは前提として検討してまいります。ありがとうございました。