小口現金精算の方法

青い空２さん

こんにちは！

小口現金の清算が毎日だと大変なので1週間に1回の清算日に限定
したいとのこと。御社の清算頻度がどの程度なのか判明しません
が、頻繁に清算業務が繰り返されれば、日常業務が疎かになりる
可能性は、確かにあると思います。
但し、御社の清算についての習慣がどのように企業風土として定
着したのかその背景を探りながら改正を図って行くことが肝要だ
と考えます。
会社によって様々ですが、一例として、社用の購入物に際して、
「現金支出伺請求書」が規定様式化され、支出年月日、請求伺者
名、支払金額、支出摘要事項（購入理由）等必要事項を記入し、
レシートを添付して、本人、部門長印、経理窓口申請、経理部長
の承認印を受けた時点で、現金が支払われる方式があります。こ
の場合、当日の当日清算と行かない場合も出て来ます。いわゆる
審議等です。更に、チェックが二重三重になっていることで不正
も見逃さない工夫がされています。
いずれにしましても、会社の物を自分のお金で代替え払いをした
という社員の意識が強いので、早く、自分のお金を返して欲しい
という気持ちがあります。「金銭は、親兄弟でも他人」という通
り、社員が納得いく方法や理解を求める姿勢が必要だと思います。
「急がば廻れ」の精神です。

こんばんは。

私の事業所では、立て替えさせることを極力減らしています。
まず、
「気付いたらなくなっていたので買って来なきゃいけなかった」
ということが起こらないように、備品管理をしっかり行い、
週1回決まった曜日に通販で発注しています。

オフィス用品通販なので大抵の物はあります（洗剤も）が、たまには近隣店で買うほうが安かったり、専門店で目で見て買う必要がある物もあり、それは従業員が買いに行きます。
その必要がある場合は、「購入許可申請書」をまず出してもらいます。そこで本当に買いに行く必要がある物なのか、ふるいにかけます。許可が出ないと買いに行けません。
実際、他の事業所から譲ってもらえば済む物もありますし、他の物で代用出来る場合もあります。買いに行く前のチェックをしっかりやります。

以前は「気付いたら誰でも自由に買いに行く」習慣がありましたが、いちいち申請書を書いて許可をもらうのが面倒なため、今では従業員の立て替え買い物はほとんどありません。

どんな金額でも立て替えるのは負担になるし、わざわざ買いに行くのも負担なことです。
そういう必要がない状況にしていく工夫をしてみるのも良いと思いますが、いかがでしょうか。

ぶちょーうさん、OKAさん、こんにちは。
早速のレスありがとうございます。

ぶちょーうさんのおっしゃる企業文化、
会社のものを立て替えているという意識は
今回の社員の反応で身にしみました。

ＯＫＡさんのおっしゃる通販などの選択肢も
考えました。
アスクルは以前より使っており、文房具は
まとめ買いしております。
洗剤やらトイレットペーパーなどのものですが、マツモトキヨシにも通販サイトあるのを
見つけましたが、近所の店舗で買う値段の方が
安いものが多かったです。

結局、上司が間に入ってくれて、これらの
洗剤などを買う人に一定額を前払いし、
この人に小口現金の管理を一定程度任せることになりました。他の人も社用で買う人は上記の人にお金をもらうことになりました。
経理作業の分担しなおしというようなことです。

お二人のご意見とも大変参考になりました。
どうもありがとうございました。

蛇足ですが。
期首に社員全員（または一部）へ5,000円の仮払金を支給。
期末に精算。

5,000円以下の購入に関しては週または月締めで精算すればよいし、いつになっても立替ではない為社員が苦情を言えるものではありません。
5,000円以上の購入は立替となる為随時精算すれば良いと思います。