年末調整の提出書類について

tamagoさん　こんにちは。
私の前職での方法を記述させていただきます。（従業員数約1,500名）
①扶養控除等異動申告書は本人に書いてもらいました。
保険料控除等申告書は、任意としていました。（社員が書いてもいいし、書いていなければ、総務担当者が書く。）
特に、保険料控除等申告書は書き間違いが非常に多いので、保険会社名と保険契約者のみ書いてもらうということでいいのではないかと思います。
また、一つの契約で一般生命保険料控除10万円を超えている場合には、その他の保険は細々と書かず、「省略」としていました。（もちろん、個人年金保険、地震保険、旧長期損害保険等の種別はしっかり確認しましたが。）
税務調査が入ったことがありますが、税務署から指摘を受けたことはありません。
②控除証明書は、絶対に会社で保管しなければなりません。
会社で保管しなければ、何を根拠に各種保険料控除等を行ったかが証明できませんので。

扶養控除等申告書や保険料控除等申告書は、本来は税務署へ提出するべきものなのですが、そんなことしたら、税務署の書庫がいくつあっても足りなくなるので、会社が保管することを許すという扱いになっています。

以上、ご参考まで。

コウキチ９４さん

ご回答ありがとうございました。
1500名を抱える総務の方は大変ですね。
納得できました。
ありがとうございます。

> 年末調整の季節になりました。
> 弊社は社員も少ないので、各種控除証明書をそれぞれ提出してもらい、それをもとに私が全員の申告書を作成しています。
> そこで何気なく疑問に思ったのですが
>
> ①社員のたくさんいるような会社でも、弊社のように総務担当者が全員の申告書をひとつひとつ作成しているものなのですか？ローンや保険の控除など…きちんと確認しながら作成する作業は、数人分でも大変です。大きい会社ではどのようにするのが一般的なのか気になりました。
>
> ②預かった控除証明書などの書類は社員に返却するものなのですか？
> 弊社はまだ歴史も浅く、設立以来、毎年預かった書類はすべて会社で保管している状態です。社員も返却するよう求めてきませんので…
> どうするのが正しいのでしょうか。

こんにちは。
弊社の方法を紹介いたします。

印字できるところは印字しています。
また、記入例をあわせて配布しております。

扶養控除等申告書と生命保険控除申告書について、
①住所は、その年の１０月１日時点の住所を印字します。
　→変更があれば、配布した際、社員に変更させます。
②扶養親族
　→１０月１日時点での扶養を印字、配布時に変更があれば
　　各自に修正してもらっています。
③保険料控除申告書
　1.会社給与天引分は印字して配布。
　2.個人で加入する生保・損保は個人で記入。原則本人に
　記入させています。証明書は糊で貼らせています。

証明書は、糊付けしています。申請書とあわせて保管年度期間中は会社で預かります。