時間外労働管理におけるコミュニケーションについて

私見ですのでご容赦を。

ご相談者様の会社は時間外労働についてしっかり管理されている印象を持ちました。

・（自宅持ち帰りを含む）サービス残業はしてはいけない風土を会社経営者から定着させる。
・会社情報の持ち出しを物理的、電子的に規制し、持ち出す必要がある時のルールを確立させる。
・時間外労働については、必ず管理者の指揮命令の下で行う。
（実際には社員からの申請になるとしても、業務の進行状況は係長・主査などと連携して把握する）
・必要な時間外労働については、（法律の範囲内で）抑制するものではない。
などなどを、根気よく周知、実行し続けることが必要かと思います。

それ以前の話しですが。

> 声掛けしてコミュニケーションをとることになっています。

言葉尻だけを捉えて揚げ足取りになりそうで申し訳ないのですが、「とることになっています」では会社から命令されたからやっているように受け取れます。

> 「今日は残業になるか？（どんな内容、納期で何時間くらいかかりそうか？）」
> 社員側からの申請（メールも可）
> 「必要な仕事は、会社側（管理職）の把握の下で適正に対応するためであり、帰宅（ましてや、自宅への仕事の持ち帰り）を促す声掛けではない」
> 「私の声掛けのコメントが良くないのであれば、どのようなコメントを望むのか？」

大勢の社員を抱えている管理者が全ての社員の業務進行を把握するのは大変だと思います。
（普段からも声がけされていると思いますが）もし時間外になりそうな時だけ声がけしているならば、「業務が終わらない、締切が近いのに、管理者は分かってくれていない」などの不満を持たれているかもしれません。

その点をよく把握している立場にあるのは係長・主査などだと思います。
普段からの連携はもとより、効率化できる業務（手段、手法、手順など）がないかを考え（考えさせ）、極力時間外勤務にならないよう業務内容を見直していく必要もあるかと思います。

メールでの時間外申請ですが、物理的にロケーションが離れているならば致し方ないとしても、すぐ近くにいる社員からのメール申請を認めているのは、自分としては如何なものかと思います。

精神論的かつ一部ご気分を害される可能性のある返信で申し訳ありません。
（自分自身が普段できているか、反省の意味を含めて・・・）

返信を頂き、ありがとうございました。

色々な部分でＩＴ化が進み、良くも悪くも「Ｆａｃｅ　ｔｏ　Ｆａｃｅでの会話」でなくてもコミュニケーションが取れるようになったこともあり、自分自身も「メールで用件の伝達を済ませることが多い現実があること」を反省です。

わが職場の環境はデスクワーク中心ですが、それぞれが忙しくフォローするべき現場と自席を往復しているので、必ずしも全員にタイムリーに声掛けするのは難しいですが、ご指摘、ご指導頂いた「能動的なコミュニケーション」を心掛ける必要性を認識した次第です。

また、機会がありましたらご教示頂ければ幸いです。