手書きの勤務表のシステム化について

はじめまして

2000名の紙媒体による処理ですか‥そりゃたいへんですね。
考えただけでもゾッとします。お疲れ様です

紙の勤務表、手書きの勤務表についての問題点ですか？
コンプライアンスとはまったく関係がないと思います。

整理に手間がかかること、
間違いを最小限にすることができること
パート職員が書類を作成する手間をなくすこと
不正を防ぐことができること

ぐらいじゃないでしょうか。

私が以前職場でシステム化を提案した場合、
現在の問題点とシステム導入によってどう改善できるか
導入費用およびそれによる削減できる費用（５年間ぐらい）
をトップに説明しました。

特に費用についてはグラフ化すると説得力がまします。

また、実際にパートやアルバイトにとってどの程度のメリット
があるのか、このあたりも宣伝する必要があるでしょうね。

> いつもこのサイトにはお世話になっております。
>
> 当社には、契約社員、パート、アルバイトが2000人前後います。
> 一般社員の勤怠管理はシステム化が出来ていますが、一般社員以外の2000人については、
> いまだに紙の勤務表を月末に提出してもらっています。
>
> 一部エクセルでの入力で提出されますが、大半で手書きで記載し提出されてきます。
>
> ここ数年一般社員以外の勤怠管理をシステム化したいと考えていますが、
> 根強い反対が多く未だに進まない状況です。
>
> 月初の給与計算当社は末締めの翌15日支払いですが、2000人の勤務表を処理するのは大変なのはもちろんですが、
> 記入ミス、計算ミス、チェックミス、も多く遡及支給も発生し、何より紙の勤務表を管理する人件費のコストや手間がかかっているため問題だと常日頃考えています。
>
> もちろん、システム化で発生する、手間や問題も重々承知しております。
>
> まず、紙の勤務表、手書きの勤務表についての問題点（例えばコンプライアンス上など）があればお教えいただけますでしょうか。
>
> また、システム化するメリットとして、上記で私が抽出できていない事項があればお教えいただけますでしょうか。
>
> 意図が明確に伝わったか少し心配ですが、以上よろしくお願い致します。
>
>

労務の初心者様

御回答ありがとうございます。

メリットのアドバイスありがとうございます。

実は、メリットについては、何度か提示をしていますが、現状を維持したほうがメリットあると考えている者もいるようです。

私がコンプライアンスという表現を使ったのはまさにその点でして、あまり詳しくは記載できないのですが、
本人の不正がしやすいという問題と、管理者側としては勤怠管理をコントロールしやすいという面で、サービス残業を生みやすいのではないかと、危惧しております。

一般社員はシステムを利用した勤怠管理を行っており、ＰＣのオン・オフ、セキュリティー通過のログ記録の照合もされており、勤怠管理は厳格に行われていると考えております。

ただし、契約社員、その他パートアルバイトの勤怠管理は、紙の勤務表での申告ベースであり、電子データで照合ができない状況です。

その点から、コスト面、業務効率面、と合わせてコンプライアンス面でも、システム化が必要と考えております。

長くなり申し訳ありません。

お疲れ様です。

いろいろとご事情がありそうですね。
コンプライアンスにからむ問題が少し読めてきました。

このあたりになるとなかなか難しいですね。
こうなるとトップがどの程度に問題意識をもっているかに
かかっているのでしょうね。

現行の処理を続けることによって、もし問題になるようなことが
あれば、どのようなことが生じるのか、問題提起をされた方が
よいと思います。

もっともこのようなことは公認会計士が監査で指摘すべきこと
なのでしょう。

とりあえず、一挙にはせずにできることからシステム化を進めて
いく、ということをされればいかがでしょう。



> 労務の初心者様
>
> 御回答ありがとうございます。
>
> メリットのアドバイスありがとうございます。
>
> 実は、メリットについては、何度か提示をしていますが、現状を維持したほうがメリットあると考えている者もいるようです。
>
> 私がコンプライアンスという表現を使ったのはまさにその点でして、あまり詳しくは記載できないのですが、
> 本人の不正がしやすいという問題と、管理者側としては勤怠管理をコントロールしやすいという面で、サービス残業を生みやすいのではないかと、危惧しております。
>
> 一般社員はシステムを利用した勤怠管理を行っており、ＰＣのオン・オフ、セキュリティー通過のログ記録の照合もされており、勤怠管理は厳格に行われていると考えております。
>
> ただし、契約社員、その他パートアルバイトの勤怠管理は、紙の勤務表での申告ベースであり、電子データで照合ができない状況です。
>
> その点から、コスト面、業務効率面、と合わせてコンプライアンス面でも、システム化が必要と考えております。
>
> 長くなり申し訳ありません。
>

労務の初心者様

御回答ありがとうございます。

＞もっともこのようなことは公認会計士が監査で指摘すべきことなのでしょう。
御指摘の通りです、監査の人間にも確認をしてみます。

様々アドバイスありがとうございます。

できることからやっていきたいと思います。