稟議書の回覧方法について

弊社の場合で、世間一般的かわかりませんが書き込みします。
長文で失礼します。

> 稟議の回覧方法について意見が分かれています。　まず部門内で稟議が回された物が役員まで上がってくるのですが、ある方が「稟議書は途中で否認されても必ず社長までそのまま回すべきもの」と主張され、「途中で否認されれば役員まで回ってくる必要はない」という意見とは対立しています。

まず部門内稟議で、その段階で承認されなければそれで終わりです。
たとえば、営業部内で回議されて否認されれば終わりで、その書類はそこで終わり。
どのようになっているのか管理部の私にはわかりません。ただし、変更等がありその後
承認を受けたものに関しては回ってきます。
そしてその後、管理部の決裁者を通れば、役員⇒社長となります。
部署や人数にもよりますが、部長・役員・社長となるとそれぞれの部下からの稟議が
回ってきて膨大になると思いますので、否認されたものを回す意味がないと考えます。
そもそも、部課長の時点で否認されるような稟議はどうなのか？また、それぞれの
段階で決裁権限などもあると思いますので、わざわざ社長まで回すのですか？
といいたくなります。

> 私的には途中で否認されれば稟議書は止まるものだと解釈していましたが、否認されてても最後まで必ず回すという考え方はよく使われているのでしょうか。感覚とか方針の問題だと思いますが、世間通常の意見が聞きたいです。　よろしくお願いいたします。

社長若しくは役員等に一度確認されてはいかがでしょうか？ボツになった稟議も見たいですか？
と。
見たい方もおられる可能性もあるので、中間管理職がなんでもボツにされる方と社長が認識して
いるが、適任者がいないのでそのポジションにおいているとかの理由で。

たぶんボツになった稟議も回すと言っている社員の方は、すばらしい案なのに、稟議が通らない
と考えているのではないでしょうか？であるならば、上長を説得、若しくは社長に直談判すれば
良い話なのではないでしょうか。
なぜボツになったかを考えていない、若しくは嫌がらせでボツになっているとか色々理由はあると
思いますが、好き嫌いも含めて人間であり、組織であると考えます。

一度、見る側の視点で考えてみると良いと思いますよ。
１００名の方が１人１稟議をすると、本人は１稟議ですが、見る側は１００稟議目を通すのですよ？
と聞いてみてください、それだけで１日終わってしまうかも笑。

bokematu さん

返答頂きありがとうございました。

やはりそうですよね。　私が考えていた事とほとんど同じだったので安心しています。

参考に出来る貴重な実例と意見ありがとうございました。

「稟議書」とありますので、書面に印鑑をポチポチ捺しておくものと推察しますが．．．

ボツの稟議書も、社内で何が・誰から・誰に出されて・どうなったかを観察する資料と考えれば
ある程度までは把握しておきたいとお考えになる向きもあるのではないでしょうか。

それが「見ることができない」ことが問題であるならば、ボツ稟議書を一定期間、
担当部局内に保管・設置し、たとえば上長はこれを閲覧できるとする、などの手立てがあります。

もっと簡単なのはITの活用で、グループウェアの稟議機能を利用し、
各個人の権限において閲覧できる稟議をレベル分けしておきます。
「承認する立場にあるかないか」設定とは別に「閲覧することができるか」設定をするなどです。
グループウェアの導入まで行っていなくとも、たとえばボツ稟議書はスキャニングしてPDFにして
ファイルサーバーの、何段階かのセキュリティレベルで分けられた各フォルダに保存していくなどどうでしょうか。

なお、私個人としては、より下位の権限者によって否認されている稟議まで回ってくるのは
たまらなく煩雑であると感じますので、「回さないでくれ！」と言うと思います。

１００名位の規模なら、「社長は会社全体の流れを知っておきたい、知っておくべきだ」ということは当然あるでしょう。
また、否決された内容であっても、社長として知っておくべきことがあるかもしれませんね。
私共では全ての稟議は管理部を通って上に上がるわけですが、否決される場合にはその理由を起案者に説明し、納得してもらうので、そのような問題はあまり発生しないですね。
管理部では、役員以上の者の個々の考え方、仕事の進め方等を熟知していますので、管理部がダメということは、基本的に会社の意志表示はダメ（当然社長もダメ）ということになります。

「お前はダメでも、社長はOKするかもしれないじゃないか」という向きには、「管理部としては却下ですが、当人がどうしても！ということで回しました」ということになります。
「本人がどうしても社長から直接却下の指示を受けたい」ということでした（笑）

基本的には、
「否決を承知の上で回すのか？」
「何で、こういうことがあることを上まで知らせなかったんだ？」

これのどちらかになるのでは。
つまり、自分のところに来るまでには、よく吟味したうえで回せということです。
ただ、稟議としては却下ですが、「内容を社長の耳にも入れておいたほうがいいかな…」という判断が働く場合もかなりありますね。
社長が現場に行ったら、「現場の人間から稟議が途中却下されたと責められた。そんな報告は受けていないぞ。」
「報告は受けていないが、○○の時点で却下したのなら、それ相当の理由があったのだろう。後で聞いておく。」
これらは現実的によくある話ですが、後の対応は全く違ってきます（笑）
稟議としては却下でも、そういう動きがあったことを上に伝える何かしらの手立てはほしいな～と感じますね。
ただ、組織が大きくなると事務的になり、当然ながら、そこまでの配慮はできなくなります。



> １００名程度の会社にて総務を担当している者です。
> 只今、会社の稟議規定を作成していて一点質問が出てきましたのでご教示を願いしたく思います。
> 稟議の回覧方法について意見が分かれています。　まず部門内で稟議が回された物が役員まで上がってくるのですが、ある方が「稟議書は途中で否認されても必ず社長までそのまま回すべきもの」と主張され、「途中で否認されれば役員まで回ってくる必要はない」という意見とは対立しています。
> 私的には途中で否認されれば稟議書は止まるものだと解釈していましたが、否認されてても最後まで必ず回すという考え方はよく使われているのでしょうか。感覚とか方針の問題だと思いますが、世間通常の意見が聞きたいです。　よろしくお願いいたします。

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ALVIONさん

グループウェアの稟議機能は利用価値がありそうで興味があります。

「ボツになった稟議書は回さないが、いつでも閲覧できるようにしておく」

これだと上手にどちらもカバーできるのかも知れません。

ありがとうございました。

すでにご理解とは思いますが、
稟議審査の要件では
回覧に関する規程等の要件を求めておくことが必要でしょう・

稟議規程
（回付の順序）
第◎条　稟議書を回議者に回付する順序は、関係の密接な回議者から順に行うものとし、その指定は総務部長が行う。

（回議者の審査）
第◎条　回議者は回付された稟議書を、与えられた責任と権限の範囲内で、自己の所管業務の立場から、審査するものとする。審査の結果、異議のある場合には否、修正を必要とする場合には修正または保留の意見を付して、次の回議者に回付するものとする。