買掛帳について

仕訳数と業種や規模によってもお返事が異なるかとは思いますが、
仕入れについては、
・取引の年月日、仕入先その他の相手方及び金額並びに日々の仕入の合計金額
が都度記帳する必要があります。
但し、保存している納品書・請求書等によりその内容を確認できる取引については、日々の合計金額のみを一括記載することも対応が可能です。
また、掛仕入の取引で保存している納品書・請求書等によりその内容を確認できるものについては、日々の記載を省略し、現実に代金を支払った時に現金仕入として記載することもできます。
仕入先ごとに分けたほうがよいかどうかは、御社における仕訳の数や金額にもよるかと思います。必ずわけなければならないわけではありませんが、取引相手ごとの仕入れ頻度が多いのであれば分けたほうが見やすいかとも思いますので、どのようにするのかは、御社の実情に合わせていただければよいでしょう。
判断ができないときには、御社の税理士さんに相談してみてください。

記録の保管は、紙ベースで行ってください。
電子データとして記録しておく方法もありますが、法令に遵守してください。販売ソフトで５年分しか遡れないのであれば、要件を満たしていないと思います。また、電子記録する場合には届けでも必要です。

バックアップデータがとんでしまって、過去の買掛帳がありません、という説明は税務署には通用しないです。


帳簿書類等の保存期間及び保存方法（国税庁ホームページ）
http://www.nta.go.jp/taxanswer/hojin/5930.htm



> 文書保存で困っています。皆様のご意見をよろしくお願いします。
>
> 文書保存で買掛帳７年とありますが、買掛帳とは仕入先ごとの日々の仕入取引
> だと解釈しているのですが、この場合、仕入先ごとの仕入リスト（販売ソフト）等の保存が必要なのでしょうか．
>
> それとも請求書の鑑と総額が合っていれば、明細は必要ないのでしょうか。
> （請求書に明細が着いてこない場合もあります。）
>
> 売掛帳の場合は請求書の控えがあれば、得意先ごとの日々の取引は追えると思う
> のですが、間違っているのでしょうか。（売掛帳も売上リスト等を保存しておいたほうが良いのでしょうか。）
>
> また、販売ソフトだと５年間（実質過去は４年間）しかデータが残らないので
> ２年間がなくなります。その場合、バックアップデータを戻して出力すれば
> よいのでしょうか。
>
>
>

ぴぃちんさん、返信ありがとうございます。

素人質問ですみません。

やはり、紙ベースでの保管が必要ですね。
会社で、無駄な紙が多いと言われ、買掛請求書には、販売ソフトから出力した
仕入先ごとの仕入リストの最終金額が印字されているページのみを添付してい
ます。ほかに日々のすべての仕入先が混在したリスト出力していますが、国税
等が入った場合は出せないから、破棄しろと言われています。

もし、国税等は入った場合に、仕入の明細を求められた場合、販売ソフトから抜け落ちた２年間分はどうすればよいのでしょう。

買掛請求書を経理に上げるときに、最終合計だけでなく、すべての明細を添付
したほうが良いのでしょうか。

追加の質問ですみません。





> 仕訳数と業種や規模によってもお返事が異なるかとは思いますが、
> 仕入れについては、
> ・取引の年月日、仕入先その他の相手方及び金額並びに日々の仕入の合計金額
> が都度記帳する必要があります。
> 但し、保存している納品書・請求書等によりその内容を確認できる取引については、日々の合計金額のみを一括記載することも対応が可能です。
> また、掛仕入の取引で保存している納品書・請求書等によりその内容を確認できるものについては、日々の記載を省略し、現実に代金を支払った時に現金仕入として記載することもできます。
> 仕入先ごとに分けたほうがよいかどうかは、御社における仕訳の数や金額にもよるかと思います。必ずわけなければならないわけではありませんが、取引相手ごとの仕入れ頻度が多いのであれば分けたほうが見やすいかとも思いますので、どのようにするのかは、御社の実情に合わせていただければよいでしょう。
> 判断ができないときには、御社の税理士さんに相談してみてください。
>
> 記録の保管は、紙ベースで行ってください。
> 電子データとして記録しておく方法もありますが、法令に遵守してください。販売ソフトで５年分しか遡れないのであれば、要件を満たしていないと思います。また、電子記録する場合には届けでも必要です。
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> バックアップデータがとんでしまって、過去の買掛帳がありません、という説明は税務署には通用しないです。
>
>
> 帳簿書類等の保存期間及び保存方法（国税庁ホームページ）
> http://www.nta.go.jp/taxanswer/hojin/5930.htm
>
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> > 文書保存で困っています。皆様のご意見をよろしくお願いします。
> >
> > 文書保存で買掛帳７年とありますが、買掛帳とは仕入先ごとの日々の仕入取引
> > だと解釈しているのですが、この場合、仕入先ごとの仕入リスト（販売ソフト）等の保存が必要なのでしょうか．
> >
> > それとも請求書の鑑と総額が合っていれば、明細は必要ないのでしょうか。
> > （請求書に明細が着いてこない場合もあります。）
> >
> > 売掛帳の場合は請求書の控えがあれば、得意先ごとの日々の取引は追えると思う
> > のですが、間違っているのでしょうか。（売掛帳も売上リスト等を保存しておいたほうが良いのでしょうか。）
> >
> > また、販売ソフトだと５年間（実質過去は４年間）しかデータが残らないので
> > ２年間がなくなります。その場合、バックアップデータを戻して出力すれば
> > よいのでしょうか。
> >
> >
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保管については、原則が紙ベースというルールなのです。
電子的に保管する方法は徐々に要件が易しくなっていますが、紙削減のために法で定められた方法での帳票を保管したいのであれば、届出も必要ですし、そのルールに従った方法での保管になります。会社が勝手にはできません。


> もし、国税等は入った場合に、仕入の明細を求められた場合、販売ソフトから抜け落ちた２年間分はどうすればよいのでしょう。


すみません。法令に遵守せず保管期間を守らないで破棄したり、保管していなかった時の対応は存じません。保管しなければならないです、までしかわかりません。
仕入れの実績を証明する帳簿がないのであれば、仕入がなかったものとして判断されれば利益は増えるでしょうから、支払った税金が不足する事になりませんかね。そうであれば、追徴は生じる可能性はあると思います（このあたりは、税理士さんが詳しいかと思います）。
保管しなければならない帳票を保管していないのであれば、早急に御社の税理士さんに相談してください。


> 買掛請求書を経理に上げるときに、最終合計だけでなく、すべての明細を添付したほうが良いのでしょうか。


御社の事務手続きの流れがわかりませんのが、最終的にきちんとした買掛帳や売掛帳ができあがっていているのかどうかでしょう。
経理部は記帳でなく支払業務だけ担当しているのであれば、合計の金額だけ、という会社もあります。明細を含めて、すべて経理部でチェックしている会社もあります。部署名だけでは、わかりません。
kapa0919さんが責任を有する立場である場合には、それも御社の税理士さんに現在の業務のままでよいかどうかを、確認していただけばよいと思いますよ。



> ぴぃちんさん、返信ありがとうございます。
>
> 素人質問ですみません。
>
> やはり、紙ベースでの保管が必要ですね。
> 会社で、無駄な紙が多いと言われ、買掛請求書には、販売ソフトから出力した
> 仕入先ごとの仕入リストの最終金額が印字されているページのみを添付してい
> ます。ほかに日々のすべての仕入先が混在したリスト出力していますが、国税
> 等が入った場合は出せないから、破棄しろと言われています。
>
> もし、国税等は入った場合に、仕入の明細を求められた場合、販売ソフトから抜け落ちた２年間分はどうすればよいのでしょう。
>
> 買掛請求書を経理に上げるときに、最終合計だけでなく、すべての明細を添付
> したほうが良いのでしょうか。
>
> 追加の質問ですみません。