注文請書の契印について

> 建設会社の総務をしています。
>
> わたしの会社では、注文書・注文請書は内訳書や約款で複数枚になる場合は、
> ホッチキス止めするか袋綴じして契印を押すようにと、教えてもらいました。
>
> しかし、他社から郵送された注文書・注文請書を見ると
> クリップ留めしかしていなかったり、一か所しかホッチキスされて
> いなかったりします。
>
> これは、請書を返送するときに私が製本すればよいのか、
> そのまま契印も押さずに送り返してしまえばよいのか
> どちらでしょうか。


こんばんは。私見ですが…
書類の整理を指導された方はどのように言われているのでしょうか。
確認されましたか？
会社によって書類の整理方法が異なるのはよくある事です。
指導上司に確認しましょう。
少なくとも押印無しでの返送は無いかと思いますが…
後はご判断ください。
とりあえず。

削除されました

　私も同様にホチキス止めまたは袋とじにしています。
　
私的意見ですが、発注者側の注文書はどうなっていますか？何もされずに約款等もばらばらに届いていますか？割り印もなく注文書を送ってきているのでしょうか。
　私は割り印は注文書に準じて押すようにしていますが、何かの調査があった場合発注者に迷惑がかかると考え、請書は基本ホチキス止めか袋とじにして返していますよ。

> > 建設会社の総務をしています。
> > >
> > > わたしの会社では、注文書・注文請書は内訳書や約款で複数枚になる場合は、
> > > ホッチキス止めするか袋綴じして契印を押すようにと、教えてもらいました。
> > >
> > > しかし、他社から郵送された注文書・注文請書を見ると
> > > クリップ留めしかしていなかったり、一か所しかホッチキスされて
> > > いなかったりします。
> > >
> > > これは、請書を返送するときに私が製本すればよいのか、
> > > そのまま契印も押さずに送り返してしまえばよいのか
> > > どちらでしょうか。
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> > こんばんは。私見ですが…
> > 書類の整理を指導された方はどのように言われているのでしょうか。
> > 確認されましたか？
> > 会社によって書類の整理方法が異なるのはよくある事です。
> > 指導上司に確認しましょう。
> > 少なくとも押印無しでの返送は無いかと思いますが…
> > 後はご判断ください。
> > とりあえず。
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相談者様は正しく先輩に指導されたようですね。「割印」と「契印」の違いも正しく理解されているようです。さて、本題ですが、受けた条件を明確にするため私が担当者なら関連する書類をホチキス止めなどして契印して返送するでしょうね。後のトラブルを回避するため。

今までの紙文化での契約手続き時の風習を前提とすれば、改ざん防止措置として最低でも複数個所のホチキス止め＋製本テープ処理や袋とじして、契約当事者全員が契印するのが当たり前でした。

一方で、最近は電子署名で契約を取り交わすことも多くなっており、その場合は署名（押印）情報が保存されている電子データが契約書原本となりますので、当然ですが契印・割印する必要がありません。
つまり、昔からの風習は徐々になくなっていくと思います。

複数枚にわたる契約書を製本したり袋綴じするのは、法的な要求事項ではありません。契約当事者間で係争ごとになった場合に契約書が改ざんされたりすることを防ぎたいから行っているだけです。

今でも書類が複数枚ある場合に書類を綴じて当事者全員の契印が必要なのは公正証書で、同じく書類が複数枚となる場合に綴じる必要があるのは登記書類です。

なので、たとえホチキス止めすら行わずにクリップ止めされた書類が来ても、それは違反ではありませんので、相手側の許諾なしに勝手に袋綴じするのは、いかがなものかと思います。

ただし、貴社の規定で契約書は袋綴じされて契約当事者の契印やお互いが持つ契約書どおしに割り印するなどが必要であるなら、その旨を契約先に申し出て対応するのがよいと思います。
そもそも、貴社で勝手に袋綴じして貴社分の契印をしても、相手が契印してくれなければ不十分となりますよね。

以上の通り、民間の契約においては、袋綴じや契印や割り印は法的な必要性がありませんので、貴社のご都合（社内規定）や契約相手の都合を折り合わせて対応することがよろしいかと思います。