紙の請求書の保管方法

こんにちは。

下記説明文章をお読みなればご不明な点を理解できると思います。

紙の請求書には、定められた年数の保存義務があり、原本での保存が義務付けられています。しかし、電子帳簿保存法の要件を満たしたうえで電子化したデータを保存すれば、紙ベースの請求書は破棄することも可能です。請求書などの書類を電子化することは、ペーパーレス化を進めるうえでも重要といえます。

基本は、原本保管の必要性あり
ただし、保存等について税務署背の申請認可後、保存か否かを決定。
破棄についてその確認を適切に行うこと。

上記説明文は下記ＨＰから添付しました。


(C) Ricoh Co., Ltd. / RICOH JAPAN Corp. / MakeLeaps.corp
メイクリープス株式会社；HP
請求書の原本は電子保存で破棄が可能！紙で保存する理由や電子化のポイントを徹底解説
https://www.makeleaps.jp/%E8%B3%87%E6%96%99/articles/invoice-original/

なを、見積書、注文書、請求書、領収書などもデーター保存可能。
下記ＨPを参考にしてください・

Copyright Antenna House, Inc. All rights reserved.
Antenna House is a trademark of Antenna House, Inc.
情報サイト：アンテナハウス株式会社
見積書、注文書、請求書、領収書をPDFとして作成し、Webダウンロード配信や電子メールによる送受信をしたときの保存義務について
https://www.antenna.co.jp/pdf/reference/saving-e-traded-pdfs.html

こんにちは。

書類をスキャンして保存する場合には、タイムスタンプの付与が必要になりますので、単にスキャンしただけであればタイムスタンプは付与されていませんので電子帳簿保存法の要件は満たしていないことになります。

電子帳簿保存法が改正されました（国税庁ホームページ）
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf

タイムスタンプの付与については時刻認証業務認定事業者によります。それらの業者において対応する費用は生じます。

電子的保存については毎年のように要件が変わっている部分がありますので、現時点ではということになります。流れとしては要件は緩和の方向にあります。ただ、今年からは罰則の強化もなされています。



> 宜しくお願いします。
>
> 会社に郵送されてくる紙の請求書を会社のスキャナーを使ってpdfにして保管することは法律的に認められているのでしょうか。
>
> 色々調べてみると、タイムスタンプが必要とあるのですが、このような場合はどのようにしてタイムスタンプと結びつけるのでしょうか。会計ソフトは導入していないのですが、導入しないと対応できないのでしょうか。

こんにちは。

他の方が記載のお返事ですが、
> ただし、保存等について税務署背の申請認可後、保存か否かを決定。

この要件は令和4年1月以降は事前申請が不要になっています。

電子取引データの保存方法をご確認ください（令和３年12月改訂）（国税庁ホームページ）
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/0021011-068.pdf


現時点での保存方法は国税庁ホームページにあるとおりですが、今後変更・改定があればそれに従うことになります。

ご丁寧にありがとうございます。内容を読みましたら、理解できました。
間違った認識で対応するところでした。

ご丁寧にありがとうございました。単にスキャンすれば大丈夫と思っていましたので間違った認識でした。

ご返信ありがとうございます。今後も注意しながら見ていきます。

>
> 色々調べてみると、タイムスタンプが必要とあるのですが、このような場合はどのようにしてタイムスタンプと結びつけるのでしょうか。会計ソフトは導入していないのですが、導入しないと対応できないのでしょうか。

　今年から、画像データの修正や削除履歴が残るシステムを利用している場合は、タイムスタンプ要件は廃止となっています。削除・修正に対する規程化と、帳簿の作成も必要かと。但し、社内サーバによる保管では、データ修正や削除が、修正履歴を残さずにできてしまうという事で認められないようです。

　クラウド等の利用が求められるという事です。無料のサービスもあるようですが、デメリ等は分析していません。弥生会計利用者は、無料で電子帳票サービスをリリースしてくれるようです。ベータ版を見ると、一つ一つ登録していくわけですから、結構な手間にはなるでしょうが、時代の流れですかね。