在職証明書について

こんにちは。
退職時の証明書に関しては、２年で請求権の時効を迎えるとされています。
ですので、３５年も前の内容の証明であれば、お断りしてもよろしいのでは・・・と思います。
https://roudou-pro.com/columns/391/

お断りの理由としては、
「証明内容の根拠となる書類の法的保存期限（最後に記帳した日から５年間）を超過していることから、弊社内に当該書類が存在しておりません。
誠に恐れ入りますが、この度ご請求頂いた在職証明書の発行はいたしかねます。」
という感じでしょうか？

健康保険加入記録で在職期間はおわかりになるとのことですが、それを出してしまうと、標準報酬月額からおおよその給与額も証明できるのでは？と考えたご本人から再び問い合わせが来るなど、話が長引く可能性もありますので、証明そのものをお断りしたほうがよろしいかと思います。
ご本人は冷たい対応と感じられるかもしれませんが、会社だっていつまでも書類やデータを保存しておくことはできませんし・・・。

ご参考になる点がありましたら幸いです。

こんにちは。

率直に、すでに記録が存在していないために証明することが難しいことを説明するしかないと思います。
どなたから、どのような照会があったのかわかりませんが、証明することができないものはできないとしか扱えないように思えます。



> 35年前に在職していた方から在職証明書の依頼がありました。所定用紙には在職期間や退職時の給与等の記載欄があるのですが、保管期間が過ぎているため証明することができません。在職期間は本人の健康保険加入記録を基に判明していますが、それ以外は記入できず困っています。なんと記載すれば良いものか、いい言葉がわかりません。ぜひ、お知恵をお貸しください。宜しくお願いします。

ご返信ありがとうございます
5年ほど前に同じ方からの在職証明書の依頼があり、その際、健康保険加入記録を本人が持参し作成しています。保管期限が超過しており、証明できないと一言記入しようと思います。
ありがとうございました。

> こんにちは。
> 退職時の証明書に関しては、２年で請求権の時効を迎えるとされています。
> ですので、３５年も前の内容の証明であれば、お断りしてもよろしいのでは・・・と思います。
> https://roudou-pro.com/columns/391/
>
> お断りの理由としては、
> 「証明内容の根拠となる書類の法的保存期限（最後に記帳した日から５年間）を超過していることから、弊社内に当該書類が存在しておりません。
> 誠に恐れ入りますが、この度ご請求頂いた在職証明書の発行はいたしかねます。」
> という感じでしょうか？
>
> 健康保険加入記録で在職期間はおわかりになるとのことですが、それを出してしまうと、標準報酬月額からおおよその給与額も証明できるのでは？と考えたご本人から再び問い合わせが来るなど、話が長引く可能性もありますので、証明そのものをお断りしたほうがよろしいかと思います。
> ご本人は冷たい対応と感じられるかもしれませんが、会社だっていつまでも書類やデータを保存しておくことはできませんし・・・。
>
> ご参考になる点がありましたら幸いです。

ご返信ありがとうございます。

5年前にも同じ方からの在職証明書の依頼があり、本人持参の健康保険加入記録を基に作成していました。
今回も証明できない部分があることを記載しようと思います。

ありがとうございました。




> こんにちは。
>
> 率直に、すでに記録が存在していないために証明することが難しいことを説明するしかないと思います。
> どなたから、どのような照会があったのかわかりませんが、証明することができないものはできないとしか扱えないように思えます。
>
>
>
> > 35年前に在職していた方から在職証明書の依頼がありました。所定用紙には在職期間や退職時の給与等の記載欄があるのですが、保管期間が過ぎているため証明することができません。在職期間は本人の健康保険加入記録を基に判明していますが、それ以外は記入できず困っています。なんと記載すれば良いものか、いい言葉がわかりません。ぜひ、お知恵をお貸しください。宜しくお願いします。