定期交通費の二重請求について

こんにちは。

経緯として会社のお返事としては
「定期区間の交通費は既に支給されている定期代との二重請求(支払い)になってしまうため、精算は不可」
となっていますので、それで納得できるかどうかに関わらず、そのように伝えるしかないと思います。

相談者さんの立場がわかりませんが、上記決定を覆すような立場でないのであれば、貴殿にできることはないと思います。

本人さんが納得ができないということであれば、その決定を決めた方に直接連絡を取っていただき説明を受けていただくしかないように思えます。



> 初めて質問しますので、至らぬ点があったらすみません。
>
> 今現在4月入社の新入社員から交通費の件で問い合わせが来て困っています。
> 以下長くなります。
>
> まず社の情報ですが、
> ・IT企業 ※勤務先は取引先の現場へ常駐or在宅
> ・給与は毎月20日締め
> ・定期代は初月1日〜20日で日割り支給、以後21日〜翌20日分を満額支給
> 　定期区間の変更があれば都度日割りで支給。
> ・定期区間外の交通費は経費として計上し、受け取り可能
>
> 新入社員の情報ですが、
> ・4月入社で4月〜6月は研修期間
> ・7月から現場配属が決定
>
> 【事の経緯】
>
> ①新入社員が入社後、4〜5月には社外研修があったため、そちらの区間で定期交通費を支給
> ②6月からは自社での研修に切り替わったため、自宅⇄自社間で定期代支給
> ③新入社員：7月からの新しい出社先がわからなかったため、指示があるまで定期の購入をせず。
> 　この時点で新入社員の何名かが6月途中で定期の利用期限が切れる
> ④7月になり現場参画が決まったが、取引先より自社で業務することの了承を得たため、自社で教育トレーナーと業務開始(週2〜3)
> 　※これによって、新入社員は6月と同じく本社⇔自宅間の定期区間に決定
> 　 また出社日数に関わらず定期代は満額支給
> 　※自社以外の現場へ行った数日は定期外交通費として別途経費精算済み
>
> ⑤新入社員より、「現場が決まってなく指示待ちだった期間(6/21〜6/30)の自社⇄自宅間の定期を買えていなかったので、その分の交通費を請求したい」と問い合わせ
> 　
> ⑥自社総務担当者さんへ相談したが、定期区間の交通費は既に支給されている定期代との二重請求(支払い)になってしまうため、精算は不可と回答。
>
> ⑦新卒へ定期区間の精算は上記理由を説明→納得してもらえず。。
> 　（ただし、新入社員の7/1〜7/20までの自社出勤数は週2〜3、他は在宅勤務となり、6/21〜6/30の出社分を合算しても交通費は定期代を上回らないため、マイナスにはなりません。）
>
> という経緯となります。
>
> 第一として、7月からの配属・出社先について、きちんと現場担当者と総務担当者の間できちんと報連相をし、認識を合わせていたら、こんな事態にはならなかったことを教育者共々認識しており、こんな事態になってしまったことを新入社員へは謝罪済みです。
>
> 上記も踏まえて、どう説明をしたら納得してくれるのか、もしくは他の解決方法があるのか、皆様のお力を借りたいです。
>
> わかりづらい文章となり申し訳ございませんが、回答お待ちしております。
> 他捕捉が必要な部分がありましたらコメントいただけると助かります。
> 以上、宜しくお願いいたします。
>

> 初めて質問しますので、至らぬ点があったらすみません。
>
> 今現在4月入社の新入社員から交通費の件で問い合わせが来て困っています。
> 以下長くなります。
>
> まず社の情報ですが、
> ・IT企業 ※勤務先は取引先の現場へ常駐or在宅
> ・給与は毎月20日締め
> ・定期代は初月1日〜20日で日割り支給、以後21日〜翌20日分を満額支給
> 　定期区間の変更があれば都度日割りで支給。
> ・定期区間外の交通費は経費として計上し、受け取り可能
>
> 新入社員の情報ですが、
> ・4月入社で4月〜6月は研修期間
> ・7月から現場配属が決定
>
> 【事の経緯】
>
> ①新入社員が入社後、4〜5月には社外研修があったため、そちらの区間で定期交通費を支給
> ②6月からは自社での研修に切り替わったため、自宅⇄自社間で定期代支給
> ③新入社員：7月からの新しい出社先がわからなかったため、指示があるまで定期の購入をせず。
> 　この時点で新入社員の何名かが6月途中で定期の利用期限が切れる
> ④7月になり現場参画が決まったが、取引先より自社で業務することの了承を得たため、自社で教育トレーナーと業務開始(週2〜3)
> 　※これによって、新入社員は6月と同じく本社⇔自宅間の定期区間に決定
> 　 また出社日数に関わらず定期代は満額支給
> 　※自社以外の現場へ行った数日は定期外交通費として別途経費精算済み
>
> ⑤新入社員より、「現場が決まってなく指示待ちだった期間(6/21〜6/30)の自社⇄自宅間の定期を買えていなかったので、その分の交通費を請求したい」と問い合わせ
> 　
> ⑥自社総務担当者さんへ相談したが、定期区間の交通費は既に支給されている定期代との二重請求(支払い)になってしまうため、精算は不可と回答。
>
> ⑦新卒へ定期区間の精算は上記理由を説明→納得してもらえず。。
> 　（ただし、新入社員の7/1〜7/20までの自社出勤数は週2〜3、他は在宅勤務となり、6/21〜6/30の出社分を合算しても交通費は定期代を上回らないため、マイナスにはなりません。）
>
> という経緯となります。
>
> 7月からの配属・出社先について、きちんと現場担当者と総務担当者の間できちんと報連相をし、認識を合わせていたら、こんな事態にはならなかったことを教育者共々認識しており、こんな事態になってしまったことを新入社員へは謝罪済みです。
>
> 上記も踏まえて、どう説明をしたら納得してくれるのか、もしくは他の解決方法があるのか、皆様のお力を借りたいです。
>
> わかりづらい文章となり申し訳ございませんが、回答お待ちしております。
> 他捕捉が必要な部分がありましたらコメントいただけると助かります。
> 以上、宜しくお願いいたします。
>

こんばんは。私見ですが…
単に口頭だけではなく数字で支給済みであることを解るように説明されてはどうでしょうか。
例として
4月入社　
4/1～4/20　　社外研修先までの定期代日割支給
4/21～5/20　社外研修先までの定期代満額支給
5/21～5/31　社外研修先までの定期代日割支給
6/1～6/20　　自社までの定期代日割支給
6/21～7/20　自社までの定期代満額支給
と既に規定に沿った定期代は支給済みである事
購入するかどうかは本人判断になるため事業所は関与しない事
現在請求している分は重複支給になるため支給対象にはならない事
でしょうか。
給与明細に交通費の期間明示がされているといいですが。
後はご判断ください。
とりあえず。

> 初めて質問しますので、至らぬ点があったらすみません。
>
> 今現在4月入社の新入社員から交通費の件で問い合わせが来て困っています。
> 以下長くなります。
>
> まず社の情報ですが、
> ・IT企業 ※勤務先は取引先の現場へ常駐or在宅
> ・給与は毎月20日締め
> ・定期代は初月1日〜20日で日割り支給、以後21日〜翌20日分を満額支給
> 　定期区間の変更があれば都度日割りで支給。
> ・定期区間外の交通費は経費として計上し、受け取り可能
>
> 新入社員の情報ですが、
> ・4月入社で4月〜6月は研修期間
> ・7月から現場配属が決定
>
> 【事の経緯】
>
> ①新入社員が入社後、4〜5月には社外研修があったため、そちらの区間で定期交通費を支給
> ②6月からは自社での研修に切り替わったため、自宅⇄自社間で定期代支給
> ③新入社員：7月からの新しい出社先がわからなかったため、指示があるまで定期の購入をせず。
> 　この時点で新入社員の何名かが6月途中で定期の利用期限が切れる
> ④7月になり現場参画が決まったが、取引先より自社で業務することの了承を得たため、自社で教育トレーナーと業務開始(週2〜3)
> 　※これによって、新入社員は6月と同じく本社⇔自宅間の定期区間に決定
> 　 また出社日数に関わらず定期代は満額支給
> 　※自社以外の現場へ行った数日は定期外交通費として別途経費精算済み
>
> ⑤新入社員より、「現場が決まってなく指示待ちだった期間(6/21〜6/30)の自社⇄自宅間の定期を買えていなかったので、その分の交通費を請求したい」と問い合わせ
> 　
> ⑥自社総務担当者さんへ相談したが、定期区間の交通費は既に支給されている定期代との二重請求(支払い)になってしまうため、精算は不可と回答。
>
> ⑦新卒へ定期区間の精算は上記理由を説明→納得してもらえず。。
> 　（ただし、新入社員の7/1〜7/20までの自社出勤数は週2〜3、他は在宅勤務となり、6/21〜6/30の出社分を合算しても交通費は定期代を上回らないため、マイナスにはなりません。）
>
> という経緯となります。
>
> 7月からの配属・出社先について、きちんと現場担当者と総務担当者の間できちんと報連相をし、認識を合わせていたら、こんな事態にはならなかったことを教育者共々認識しており、こんな事態になってしまったことを新入社員へは謝罪済みです。
>
> 上記も踏まえて、どう説明をしたら納得してくれるのか、もしくは他の解決方法があるのか、皆様のお力を借りたいです。
>
> わかりづらい文章となり申し訳ございませんが、回答お待ちしております。
> 他捕捉が必要な部分がありましたらコメントいただけると助かります。
> 以上、宜しくお願いいたします。
>

新卒さんとしては、6/21～6/30分は定期じゃなく普通の交通費で払っているので、損した気分になるのでしょうね。

歩み寄った上での提案としては下記の３つくらいでしょうか・・・

①6/21～7/20までの交通費を経費精算する。ただし、次の給与で6/21～7/20で分として支給した通勤費を控除する。（二重払い防止）

②6/21～6/30までの交通費を経費精算する。ただし、次の給与で6/21～6/30で分として支給した通勤費を控除する。（二重払い防止）

③現状のまま進める（6/21～6/30までの分を経費精算しない）

①は新卒が損するので選ばないでしょう。ただ、会社としては「6/21～6/30まで実費精算するなら7/1～7/20も実費精算するのが筋だろう」と主張できると思います。

②は新卒が得することになると思います。新卒を厚遇したいならば提案してもいいかもしれません。個人的には会社がそこまでしなくていいと思っていますが。

①を提案した上で、やっぱり③がいいと選ばせる。私ならそうすると思います。