警備業　履歴書保管について

> いつも参考にさせていただいてます。
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> 当方、警備業もある会社です。
> 履歴書の保管についてご教示下さい。
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> 警備課がある事務所と別の場所に総務部があります。隣接する市です。
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> 履歴書等は総務部にて保管して給与計算とか付随する事務を行っています。
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> 私は総務部に所属しています。
> 警備課より、入社された社員の方の履歴書のコピーが色々な書類と一緒に送られて来ることにふと気づきました。
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> 総務部も履歴書は原本保管と引き継ぎで聞いてまして、こちらに原本を頂きたいと伝えたところ警察の立ち入りの時に備えておかないといけない書類で必要だから渡せないと言われました。
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> 警備業法で備えないと行けない書類の中に履歴書は書かれてない感じだったのですが、やはり警備課にて保管なんでしょうか。履歴書を2枚書いて頂いて一部ずつ保管はだめでしょうかと言う意見は聞いてもらえず、もやもやだけが残ってしまって。
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警備業法に基づく書類の保管について、履歴書の取り扱いに関する具体的な規定はありません。しかし、警備業務においては、警察の立ち入り検査に備えて必要な書類を適切に保管することが求められます。

総務部と警備課の両方で履歴書を保管することは、業務の効率化や情報の一元管理の観点からも有効です。以下のような方法を検討してみてはいかがでしょうか。

1. 履歴書のコピーを保管
総務部で原本を保管し、警備課にはコピーを保管する方法です。これにより、警察の立ち入り検査時にも対応でき、総務部での事務処理も円滑に行えます。

2. デジタル化
履歴書をデジタル化し、電子データとして保管する方法です。これにより、必要な時に迅速にアクセスでき、物理的な保管スペースも節約できます。

3. 定期的な情報共有
総務部と警備課の間で定期的に情報を共有し、履歴書の保管状況や更新情報を確認する方法です。これにより、両部門での情報の一貫性を保つことができます。

これらの方法を活用することで、履歴書の適切な保管と業務の効率化を図ることができます。