多くの企業においてテレワークが常態化しつつあり、従業員の働き方が変化しています。これに伴い、課題になっているのが、“勤怠管理”と“交通費精算”の業務の複雑化です。
テレワークを全面的に導入している企業はもちろん、テレワークを部分的に取り入れている企業でも対応が必要になってきています。この変化のなか、解決策として注目されているのが、クラウドサービスです。
そこで先日『経営ノウハウの泉』では、勤怠管理と交通費精算にかかる“見えないコスト”を大幅に削減するサービス『kincone』を提供する株式会社ソウルウェア マーケティング担当の阿部賢氏を講師に迎え、“新しい勤怠管理と交通費精算”について解説いただきました。本記事では、その概要を紹介します。クラウドサービス選びのポイントや具体的なサービスの使い勝手もわかりやすく解説されていますので、ぜひ参考にしてみてください。
阿部賢（あべ さとし）
株式会社ソウルウェア・マーケティング担当
さまざまな業種におけるセールスやマーケティング部門にてCSやCRM担当を経験し、2019年に同社へ入社。セールスチームの立ち上げ後、勤怠管理・交通費精算クラウド『kincone』のマーケティング担当として、リード獲得施策の立案と実行、数値管理を行ってきた。また、セミナーの企画と登壇なども担当している。現在、同社では全社員がフルリモートワークで勤務中。
目次
テレワークでの「勤怠管理」と「交通費精算」の課題
企業のテレワークの実態
2020年から2021年にかけて、新型コロナウイルスの影響を受け、テレワークを実施する企業増えてきました。『パーソル総合研究所』が2021年に行った調査では27.5％の企業がテレワークを実施しています。
出典: パーソル総合研究所
もちろん業種や職種でテレワークが不可能ということもあるでしょうが、この数字は必ずしも多いとは言えないかもしれません。しかしながら、テレワークを採用している企業の従業員のうち78.6％は、今後もテレワークを続けたいと考えているという調査結果も明らかになっています。
出典: パーソル総合研究所
このことをふまえると、コロナ禍が落ち着いた際にテレワークがまったくなくなることはなさそうです。そして、テレワークが常態化するほどに大きな課題が浮かび上がってきます。それが“勤怠管理”と“交通費精算”です。
テレワークでの勤怠管理の課題
出典: 株式会社ソウルウェア
企業の勤怠管理には“出退勤”“時間外労働”“休日と休暇”の管理が最低限必要です。ここに“テレワーク”という条件が加わると、出退勤では“出社せずに打刻できる仕組み”と“どこで打刻したかわかる仕組み”が追加要素として必要になります。
また、時間外労働については、“本当に残業したか”や“仕事とプライベートの切り分けができているか”という判断も必要でしょう。
テレワークでは、本人の申告によって出退勤時間や休日を管理するケースが多いですが、それが事実であるかどうかは本人にしかわかりません。これは従来の勤怠管理の仕組みや、テレワークに対応していない勤怠管理システムでは解決しにくい問題となってしまうのです。
テレワークでの交通費精算の課題
出典: 株式会社ソウルウェア
一方、テレワークでは出社回数が減るため、通勤定期券の解約するケースが増えています。定期券代の支給を廃止し、出社回数と自宅から職場までの交通費に応じた“通勤費”を実費で支払う企業が増えているのです。しかし、これに対応するためには、全従業員の出社日数を把握する必要があります。ここでも出社の有無の管理をすべて“従業員の自己申告に任せていいのか”という問題が持ち上がります。
また、従業員によっては直行直帰のような働き方もあり、必ずしも同じ場所に出社しないということもあります。この場合も、“通勤費の精算をどうするか”という問題がでてくるでしょう。
さらに、経理業務においては、営業活動などで生じる“交通費”と前述の“通勤費”とを区別して仕分ける必要があります。個々の従業員が申請する通勤費・交通費に対応することによって、経理の業務負担が増加することになります。
勤怠管理と交通費精算をクラウド化するメリット
そんなテレワークによって生じる勤怠管理と交通費精算の課題に対して、企業はどのように対応すればよいのでしょうか？ その解決策の一つとして注目されているのがシステムのクラウド化です。
一般的なクラウドサービスの大きなメリットとして、“設備が不要”“管理者が不要”“ネット環境さえあれば使える”“導入コストを抑えられる”といったことが挙げられます。特に中小企業においては導入と運用が容易であり、低コストであることは大きな魅力です。
その他にも勤怠管理や交通費精算をクラウド化するメリットには、以下のようなことが挙げられます。
ICカードでいつでもどこでも打刻可能に
出典: 株式会社ソウルウェア
勤怠管理・交通費精算クラウドサービスを利用すると、従業員が事前に登録した交通系ICカードをスマホなどにタッチすることで、いつでもどこでも打刻が可能となり、その情報をクラウドで管理することが可能です。
交通費申請・精算の作業負担の軽減
交通費精算においても、交通系ICカードを読み取ることによって、交通機関情報（改札駅の入退場情報と運賃情報）をクラウドで登録でき、そのまま交通費の申請をすることが可能となります。従来、手書きやExcelで申請書を作成していた企業にとっては、それに関わる手間を大幅に削減できます。
また、経理業務担当にとっても、通勤費と交通費の確認・修正作業、勘定仕訳をクラウド上で行えるため、業務改善につながります。
勤怠管理・交通費精算クラウドサービスの選び方
勤怠管理・交通費精算クラウドサービスはさまざまあります。選ぶとき最も重要なのは、自社にとって必要な機能を備えているかです。
最新の制度に対応しているかどうかも気になるところですが、多くの勤怠管理・交通費精算クラウドサービスは、制度が変わった場合は機能が自動でアップデートされるので自社で対応する必要はありません。
また、すべての従業員が快適に利用できることも製品選びに重要です。設定が容易なこと、操作画面がシンプルであるかどうかに注目したいところです。
働きやすいを実現する勤怠管理・交通費精算クラウド「kincone」
そんな勤怠管理・交通費精算クラウドサービスとして、おすすめしたいのが『kincone（キンコン）』です。その特徴を紹介しましょう。
・ICカード打刻（交通費読み取り）
Android/iOS端末に対応して、交通系ICカードを使った打刻と交通費の読み取りが可能です。
出典: 株式会社ソウルウェア
・スマホアプリ打刻／Webブラウザ打刻
専用スマホアプリや、Webブラウザからの打刻も可能です。
出典: 株式会社ソウルウェア
・チャットツール打刻
『Slack』『Chatwork』『LINE WORKS』といったビジネスチャットツールからの打刻が可能です。
出典: 株式会社ソウルウェア
・シンプルなUIと操作性
勤怠管理や交通費精算の管理画面がシンプルでわかりやすい操作性であると同時に、申請から承認までもクラウド上で完結でき、経理担当者の業務負担を軽減します。
出典: 株式会社ソウルウェア
・その他の便利な機能
その他にも豊富な機能によって、勤怠管理・交通費精算に関する業務を軽減することが可能です。
出典: 経営ノウハウの泉
出典: 株式会社ソウルウェア
参加者の方からのご質問と回答
ウェビナーの最後に、参加者から寄せられたご質問に阿部氏が回答しました。
Q：勤怠管理に使用するICカードは、自宅以外でタッチした場合も出勤とみなされるのでしょうか？
A：ICカード打刻は原則として、オフィスなど出社場所にて行っていただく方法です。ただし、個人のスマートフォンにアプリをインストールすれば、打刻することは可能です。
ICカード打刻では、打刻前に出勤か退勤を手動で選択したり、指定時刻に出勤と退勤のモードを自動切替させたりすることができます。
Q：交通系ICカードは仕事用とプライベート用に分ける必要がありますか？
A：交通費の申請時にも、確認画面で仕事で利用したものだけを選択し、プライベート利用を除いて申請できますので、特に分けて利用する必要はありません。
Q：出勤簿、賃金台帳の保存期間は5年とされていますが、kinconeに長期間のデータ保存は可能なのでしょうか？
A：kinconeでは、ユーザーが消去しない限り、利用期間中はずっとデータが保存されている状態です。それらのデータを“勤怠記録”として参照いただくことや、ダウンロード・プリントアウトして紙ベースの帳票として利用していただくことも可能です。
Q：通勤費を実費精算とした場合こちらの製品で月額算定届の通勤費の部分も計算も出来るのでしょうか。
A：kinconeでは交通費に勘定科目を付与することが可能です。また、「通勤交通費自動判別機能」がございます。これらの機能を利用することで、通勤に利用した交通費データは自動的に通勤費として登録されます。
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