コロナ禍や働き方改革によって社員の働き方も多様化し、勤怠管理も複雑化しています。それに伴ってバックオフィスの負担も増加し、残業も増えています。せっかく働き方改革をしたのに残業が増えてしまっては元も子もありません。しかし、システムの導入によって勤怠管理を効率化し残業の削減が可能です。本記事では勤怠管理システムについて解説します。
目次
勤怠管理とは
勤怠管理とは社員の就業状況を適切に管理する業務です。就業状況とは社員の出勤時刻、退勤時刻、年次有給休暇の取得などを指します。勤務時間の長さや休日の頻度は適切な水準を保つように労働基準法などで定められており、きちんと管理していないと意図せず違法状態になってしまう可能性があるのです。そこで出勤退勤時間や休暇取得状況などを管理して、違法状態を避けることを勤怠管理と言います。
就業管理との違い
勤怠管理と似た言葉に就業管理があります。就業管理と勤怠管理の違いを一言で書くと以下のようになります。
- 就業管理…社員が健康で安心して働けるように働き方全般を管理すること
- 勤怠管理…社員の労働時間を管理すること
就業管理も勤怠管理も社員の働き方を管理するものですが、就業管理の方がより大きな概念です。就業管理には「社員が健康で安心して働けるように」という大きな目的があり、そのための管理は全て就業管理に含まれます。つまり、勤怠管理は就業管理の一部とみなせます。 ただ、これらの言葉は定義が明確に決まっているわけでもなく、ほとんど同じ意味で使われる場合も多いです。その際には「社員の労働時間、出勤退勤時刻、休憩、休暇取得の管理」といった意味を指すと思っておけばよいでしょう。
勤怠管理のデジタル化のメリット
昨今は働き方が多様化し、同じ会社でも1人ひとり働き方が異なるといった状態も珍しくなくなってきました。そこで起きる問題が勤怠管理の複雑化です。全員が同じ働き方ならば一括で管理できますが、一人ひとりバラバラになるとそのぶん細かく管理が必要になります。 そこで効果的なのが勤怠管理システムです。勤怠管理システムとはクラウドサービスなどを用いて社員の勤怠状況をデジタルで管理するITツールを指します。これには以下のようなさまざまなメリットがあります。
打刻の正確性
タイムカードなどのアナログな勤怠管理の場合、打刻を忘れたりタイムカードが破損したりして正確な打刻の時刻がわからなくなる場合があります。また、給与計算の際にタイムカードをいちいち確認して手作業でデータ入力しなければならないので、余分な手間がかかりますし、人的なミスも増えます。 しかし、デジタルな勤怠管理システムの場合は、個人のスマートフォンや交通系ICカード、さらには業務システムへのログイン時刻などを打刻に使えるので、スムーズに勤怠の記録ができます。また、集計もシステムが自動でやってくれるので、手間を削減すると共に、ミスも防げます。
不正打刻の防止
タイムカードのようなアナログな勤怠管理の場合、不正が容易にできてしまいます。例えば、本人は会社に来ていないのに、会社に来ている同僚や部下が代わりに打刻する。残業をしていないのに、残業をしたかのように手書きで書き換える。打刻の機械自体を不正に操作して本来とは異なる時刻を打刻するなどの方法が考えられます。
デジタル化された勤怠管理システムならば、このような不正がしにくくなります。なぜなら、デジタル化された勤怠管理システムはスマートフォンや交通系ICカード、業務システムへのログイン（IDとパスワード）など、本人が肌身離さず持つ必要がある物を利用するシステムが多いからです。 また、一部の勤怠管理システムでは指紋、顔、静脈などの生体認証を取り入れているものもあり、そのような製品を導入すれば非常に不正打刻がやりにくくなります。
【こちらの記事も】テレワークでの勤怠管理と交通費精算はどうすべき？クラウドサービスを導入するメリットと選び方（PR）集計作業の自動化・リアルタイム化
タイムカードのようなアナログな勤怠管理の場合、集計は手作業でやらなければいけません。タイムカードを回収してデータ入力し、Excelなどにまとめて勤務時間を割り出します。しかし、このような方法では工数もかさみますし、なによりリアルタイム性がありません。気づいたときには1ヶ月も違法な長時間労働が行われていたとなれば企業の責任が問われます。
しかし、デジタル化された勤怠管理システムであれば、集計はリアルタイムに自動で行われます。打刻した直後にはもうダッシュボードで打刻時刻を確認でき、現在までの時間残業が1日単位、1ヶ月単位で集計されるのです。当然、管理職もそのデータを見られますし、バックオフィスのスタッフも、経営者も見られます。これなら勤怠管理の集計作業の手間を大幅に短縮でき、人的なミスも減らせます。
多様な働き方への対応
タイムカードなどのアナログな勤怠管理では、テレワークなどの多様な働き方への対応がしにくいデメリットがあります。なぜなら、タイムカードの打刻は、打刻の機械のある場所でないとできないからです。したがってテレワークの場合のみ勤務開始時刻と勤務終了時刻をExcelファイルなどに手入力してメールで送ってもらうような形式になります。これでは正確性に欠けますし、不正もしやすくなります。
しかし、テジタル化された勤怠管理システムでは、スマートフォンのアプリで打刻したり、交通系ICカードをスマートフォンに読み込ませて打刻したり、クラウドサービスへのログインで打刻するなど、在宅でも打刻しやすいシステムである製品が多いです。 したがって、テレワークやハイブリッドワーク、出張先への直行直帰などの働き方に柔軟に対応しやすいメリットがあります。
勤怠管理のデジタル化にデメリットはある？
勤怠管理のデジタル化にもデメリットは存在しますが、比較するとメリットのほうが大きいと言えます。勤怠管理のデジタル化のデメリットは以下の2つです。
導入コストやランニングコストがかかる
勤怠管理システムをデジタル化する際には導入にコストがかかりますし、ランニングコストもかかる場合があります。 しかし、クラウド型の勤怠管理システムならば1ユーザーあたり月額数百円から利用できる製品もあります。また、労働時間の正確な管理によって残業代の削減ができ、集計のコストも削減できるため、差し引きするとさほど重い負担にはならない可能性が高いです。
現場への浸透に手間がかかるかも？
勤怠管理システムに限らず、利用するのは現場の社員たちです。現場の社員たちが使いにくかったり、デジタル化に良い印象を持っていなかったりすると、導入や現場への浸透に手間がかかるかもしれません。 また、慣れないシステムを利用していると、使い方がわからなかったり、システムトラブルへの対処に手間取ったりして、一時的に生産性が下がる可能性もあります。慣れたら効率化が進んでくると思われますので、それまではヘルプデスクを設置するなどの対策をする必要があるでしょう。システムの運営業者のサポート体制も十分に比較検討した上で選ぶのが重要です。
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まとめ：デジタル化で勤怠管理を効率化しよう
勤怠管理は社員の労働時間を記録し管理する重要な作業です。従来はタイムカードなどのアナログな手法が取られてきましたが、昨今の働き方の多様化によって社員の勤怠が複雑化し、対応できなくなってきました。そこで勤怠管理システムの導入によって複雑化した勤怠管理を自動化し、効率化を進められます。ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか？
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*アン・デオール、mayucolor、Greyscale / PIXTA(ピクスタ)
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