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IT投資は中堅企業にこそ必要!デジタル化で業務効率を目指す「3つのクラウドサービス」

コロナ禍における中小企業の生産性が問われるなか、避けては通れないデジタル化。近年急激に増えつつあるクラウドサービスに対して「どれが自分の会社に合っているのかわからない」「導入するメリットがわからない」といった声が聞こえてきます。

そこで今回は、はじめてクラウドサービス導入を検討している経営者に向けて、低コストで導入できるのにしっかり業務効率化に貢献する3つのサービスをご紹介します。

コロナ禍で浸透するITツールの利用

株式会社パーソル総合研究所の調べによると、新型コロナの感染拡大の勢いが続いている2020年11月18日~11月23日の期間でテレワークの実施率を調査したところ、正社員のテレワーク実施率は全国平均で24.7%でした。

2020年4月7日に発令された緊急事態宣言以降、あまり変わらない実施率となっています。

ワクチンが普及した後の対応に関して、引き続きテレワークを推進する予定の企業は全体の約3.5割、まだ決まっていない企業は4割強と引き続きテレワークによる勤務体制が長期化すると予想されます。

そうなったときに見直されているのが“ITツールによる業務効率化”。矢野経済研究所の調べによると、Web会議システムの利用率は79.2%、ビジネスチャットツールは46.2%、オンラインストレージは37.4%となりました。

IT投資は大企業より中堅以下の企業に効果的

中小企業診断士の大藤充彦さんは、「利便性だけでなく、企業の生産性向上の観点からもITツールの活用は有効である」と指摘しています。

従業員一人あたりの設備投資(機械や設備への投資)の金額を示す「資本装備率」という指標があるのですが、狭義の資本装備率という意味あいで、ITツールの活用率をソフトウェア装備率やIT装備率と表現します。そして、資本装備率を上げることは、同じ労働量から産みだす付加価値を向上させることに寄与するため、生産性の向上に密接に関わっています。

ですので、資本装備率に大きな開きがあることが、大企業と中小企業との間の生産性の差を引き起こす一因でもあります。

【関連】コロナ禍を機に中小企業の生産性改革はDXで!業務のデジタル化で生産性向上を目指せ

みずほ情報総研の調べによると、一人当たりのソフトウェア資産額が10%増加したとき、労働生産性に与える影響は大企業の場合製造業については大きなインパクトが見られませんでした。対して、中堅以下の企業の場合、製造業で約0.44%pt、非製造業で約0.71%pt改善とともに大企業よりも高い数値となりました。

また、株式会社フォーバルのブルーレポートによると、財務や生産管理、勤怠などの業務を扱う基幹系情報システムの導入状況では、最も財務会計システムの導入率が高く半数を超えています。ですが、そのほか顧客管理システム、勤怠管理システムなどのサービスは3割以下の導入率と低いことがわかります。

それぞれ導入後の効果を見ると、すべてのジャンルにおいて効果を感じているのは7割前後と高い傾向。業務効率化につながることは明確ですが、まだ導入に踏み込めていない中小企業がほとんどのようです。

中小企業のIT導入が進まないのは「サービスに対する情報量の少なさ」

株式会社フォーバルのブルーレポートによると、中小企業のIT導入が進まない一番の理由として挙げられているのが費用。そのほかも、効果の有無や使い方がわからないなど、ITツールに対する“情報量の少なさ”が伺えました。

そこで今回は比較的手の届きやすいコストプランが評判で、導入事例も多い3つのクラウドサービスをご紹介します。

1.勤怠管理と交通費精算の手間を一気に解決「kincone」

なぜ従業員の労働時間を正確に把握することが必要なのか?

中小企業の労務管理を得意とする社会保険労務士・飯田弘和さんによると、「勤怠管理は賃金支払いだけでなく、従業員の労働生産性を正しく把握するうえでも重要である」とのこと。

労働時間を把握する理由はいくつかありますが、まず挙げられるのは、残業代を含む賃金をきちんと支払うためでしょう。また、長時間労働による健康障害や過労死などを防ぐためにも必要です。従業員の労働生産性を把握し、より効率的な働き方を考えるうえでも、勤怠管理は重要となります。

【関連】勤怠管理はますます重要に!テレワーク時代の勤怠管理の課題や考え方は?

特に今はテレワーク推進で従業員との直接のコミュニケーションが取りにくい状態です。正しく管理するために、勤怠管理のデジタル化は急務かもしれませんね。

また、交通費の観点からも、従業員によってテレワークの可否があったり、変動的な出社体制になっていたりと、従来の集計方法では見落としてしまう可能性も大きいでしょう。

交通系ICカード打刻で交通費精算も同時に対応「kincone」

kincone

出典: kincone

『kincone』の魅力の一つに、交通系ICカード打刻があります。Suica、ICOCA、PASMOなどの交通系ICカード(以下、ICカード)を使った 打刻機能です。ICカードを読み取り用のスマホにかざすと打刻が行われ、同時に交通費精算のための利用履歴も読み出されます。

交通費をわざわざ調べる必要がなくなり、利用履歴から簡単に清算することが可能になるのです。

ほかにも、Web打刻やアプリ打刻、チャット打刻など働き方にあわせて選べる打刻方法がそろっています。また、残業状況を把握しやすいダッシュボードや、勤務間インターバル制度への対応もポイントです。

業務工数の改善

出典: kincone

クラウド上で管理が完結するので、今までの紙やエクセルでの勤怠管理に比べ、作業工数を1/10まで削減できるとされています。

社員1名につき月額200円~利用可能

現在、個太郎塾、株式会社スタディスト、株式会社プロフェッショナルバンクなどの多数企業が導入中です。

『kincone』の初期導入費用は0円で、ランニングコストは社員1名につき月額200円(税別)と手軽に始めやすい価格が魅力です。社員20名の会社なら月額4,000円、50名なら10,000円。さらに年契約にすると5%安くなるので、50名で月額9,500円となります。

導入してみてから合わなかったということにならないように、最大2ヶ月の無料トライアル期間を利用できます。これは利用開始した月と翌月が無料になるという制度で、たとえば4月1日に無料トライアルを開始すると4月30日まで無料で利用でき、5月1日から有料となります。

『kincone』に興味をもたれた方は、下記の導入ガイドをダウンロード! さらに詳しく『kincone』の特徴をチェックしてみてください。

【関連】勤怠管理と交通費精算が 驚くほどラクになる kincone導入ガイド

導入検討と無料トライアルはこちら

カウネット:勤怠管理と交通費精算クラウドサービスkincone(キンコン)

2.安否確認から事業復旧までを最短でサポート「安否確認サービス2」

非常時においてなぜ「安否確認」が重要か?

社会保険労務士法人日本人事の社会保険労務士・吉田優一さんは、被災後事業活動を復旧されるには、まず従業員の現状を把握する必要があると指摘しています。

もし、従業員に連絡する手段がないという状態だと、従業員の誰を会社に出社させられるのかわからないという事態になります。非常事態では人によって事情が大きく異なるでしょう。出社できる人もいれば、できない人もいます。事業活動の復旧の第一歩として「誰が復旧のために仕事ができるのか?」ということを把握することが重要です。

【関連】企業が被災したら!? 『BCP(事業継続計画)』で重要となる「安否確認」の必要条件とは

ですが、被災時には社員がどのような状況に陥るかは予測できません。災害担当社員を設けたとしても、その人が被災時社員に連絡できる状況にあるか、また連絡手段が必ず確保できるかは保証できないのです。

そうなったときに、従業員全員に被災後すぐに連絡ができる即時性・社員の安否状況を正確に集計できる柔軟性・インフラが不安定な状況下でもアクセスできる堅牢性の確保が必要になります。

安否確認から事業再開までのアクションが取れやすい「安否確認サービス2」

『安否確認サービス2』の魅力の一つに、災害発生時から事業活動を復旧するまでのコミュニケーションが取りやすい点があります。

まず災害に連動して自動で確認を送信してくれます。その後、従業員からの回答状況をリアルタイムで自動集計します。ここまで自動で対応してくれるので、万が一災害担当社員に何かあったとしても、状況確認の流れが止まることはありません。

その後、全従業員が利用できる掲示板・経営陣など限定したメンバーでチャットできるメッセージ機能を通じて、事業復旧までのフローを話し合うことができます。

社員1名につき月額130円~利用可能

現在、ラクスル株式会社、医療法人慈光会 甲府城南病院、東京ガスエネルギー株式会社などの多数企業が導入しています。

社員1人あたり月額130円※から利用可能と、お手軽に導入できるのが魅力。ただし、これはライトプランの場合(年額払い、50ユーザープランを最大で利用した場合)のみで、一斉送信機能は手動送信のみ使えます。また、ライトプランでは、掲示板に写真やファイルを添付することもできません。

『安否確認サービス2』には、ライトプラン、プレミアムプラン、ファミリープラン、エンタープライズプランの4種類があり、災害時に自動送信可能なのはプレミアプランからです。

※年額払い、50ユーザープランを最大で利用した場合。

『安否確認サービス2』に興味をもたれた方は、下記の導入ガイドをダウンロードして、さらに詳しく『安否確認サービス2』の特徴をチェックしてみてください。

【関連】被災した企業が事業を復旧するためのトヨクモ『安否確認サービス2』導入ガイド

導入検討と無料トライアルはこちら

3.社員全員が持つ顧客情報を一元管理「PHONE APPLI PEOPLE」

なぜ顧客情報の管理共有が必要?

社会保険労務士・吉田優一さんは、「大企業と比べ顧客数が少ないからといって、顧客管理を甘く見てはいかない」と指摘しています。

中小企業こそ顧客情報の管理共有が重要。なぜなら中小企業では経営資源が限られています。その限られた経営資源のひとつである顧客情報を最大限活用する必要があるためです。資源が限られているからこそ、顧客情報の消失や人件費の増加は企業としての大きな悲劇。

【関連記事】名刺や顧客情報の重要性!管理と共有しないと起きる5つの悲劇

よくあるケースとしては、退職者の顧客引継ぎがうまくいっていないことや、社員間のコミュニケーション不足により同時に同じ人へ営業をかけてしまうこと。顧客情報が共有されていないと、商機を逃すだけでなく、最悪の場合企業の信用問題に関わるでしょう。

コンタクト情報をひとつにまとめる「PHONE APPLI PEOPLE」

顧客情報を社員一人一人が管理するのではなく、会社として情報を一つに集約できるサービスです。社員やクライアントの連絡先をクラウドで一元管理することで、コミュニケーションのハードルを下げてくれます。部署やキーワードから検索できるのも魅力。

個人情報保護の観点からみても安心です。実はスマートフォン内に連絡先を登録せずとも、『PHONE APPLI PEOPLE』に登録された番号から電話がくれば相手の情報がわかるように設定可能なのです。瞬時に相手の情報を把握できるので、着信をとるとき安心ですね。また、万が一携帯を紛失してしまっても、アプリを終了すると通話履歴に名前が表示されない機能がついています。再度ログイン認証しないと確認できないので、個人情報のリスクも軽減されます。

社員1名につき月額300円~利用可能

現在ミツカングループ、第一生命保険株式会社、三菱商事株式会社などの多数企業が導入中です。

電話帳を利用したい1ユーザーにつき月額300円です。初期費用はテナント開設費用として5万かかりますが、初回のみ必要でIDの追加などでは不要です。

『PHONE APPLI PEOPLE』に興味をもたれた方は、下記の導入ガイドをダウンロードしてください。さらに詳しく『PHONE APPLI PEOPLE』の特徴をチェックできます。

【関連】社員・お客様情報などを一元管理し、 最適な連絡手段による コンタクトを実現する「PHONE APPLI PEOPLE」 導入ガイド

導入検討と無料トライアルはこちら

カウネット:Web 電話帳・名刺管理クラウド:PHONE APPLI PEOPLE

低コストでも導入できるクラウドサービスをご紹介しました。業務効率化を図るためにも、一度IT投資を検討されてはいかがでしょうか。

*xiangtao / PIXTA(ピクスタ)

【参考】
株式会社フォーバル 中小企業経営者実態調査「ブルーレポート2020版」
パーソル研究所 ニュースリリース(12月20日発表)
みずほ情報総研「IT 投資は今も生産性改善を促すか」
矢野経済研究所「テレワークでのウェブ会議システム利用は約8割」

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