オフィスの移転はただの引っ越しではなく、今後の会社の成長性に関わってくる重大なプロジェクトです。
移転が決まってからプロジェクト完遂まではおよそ半年から1年程度かかり、その間にやる作業も多岐にわたります。
そんな中、うっかり忘れがちなのが官公庁への届出や手続きです。オフィス移転の際にはついついレイアウトや内装ばかり気になってしまいますが、各方面への手続きを忘れると後でトラブルになりかねません。
そこで、この記事ではオフィス移転で必要な手続きについてまとめますので、参考にしてください。
オフィス移転の流れを簡単におさらい
まずはオフィス移転の流れを簡単におさらいします。スケジュールは余裕を持って立てましょう。
半年以上前
- 移転の目的をはっきりさせる
- 移転計画を立てる
- 管理会社に現オフィスの解約を通知する
半年～3ヶ月前
- 新オフィスのレイアウトを決める
- 廃棄する備品や新しく購入する備品を洗い出す
- 新オフィスの契約をする
3ヶ月前～2ヶ月前
- 引っ越し業者を選定する
- 挨拶状や案内状を準備する
- 旧オフィスの原状回復工事を発注する
- 電話やインターネット設備などの手続きをする
- 新しいオフィスの内装工事を発注する
1ヶ月前～退去日
- 引っ越し作業、備品購入
- 株主総会での決議
- 旧オフィスの原状回復工事
- 廃棄物処分
- 取引先へ挨拶状送付、ホームページ更新
- 旧オフィス物件の退去日、契約終了
退去日後
- 各種官公庁などへの手続き
各種官公庁などへの手続き一覧
退去後に必要な各種官公庁などへの主な手続きを以下にまとめます。かなり多岐に渡るので手続きを忘れないようにしましょう。
株主総会での決議
定款変更が必要となる条件に該当する場合は、株主総会（社員総会）を開催して、本店所在地の移転先および移転時期を決意し、定款に記載されている本店所在地を変更します。
法務局への提出
本社移転の場合は、登記事項が変更されることから定款などについても変更の申請の⼿続きが必要です。複雑な作業となるため、⼿順を確認し抜け漏れのないようにしましょう。
新住所の登記簿謄本を取得
税務署や年⾦事務所などの⼿続きに、添付書類として新しい住所の「登記簿謄本」が必要です。
税務署への届出
法⼈税に関係する「異動事項に関する届出」、消費税に関係する「消費税異動届出書」、源泉徴収などに関係する「給与⽀払事務所等の移転届出書」を作成し、管轄税務署に提出します。
都道府県税事務所、市区町村に届出
都道府県税事務所と市区町村へ異動に関する⼿続きを⾏います。異動事項に関する届出や届出の期限は、都道府県や市町村によって異なります。管轄の都道府県税事務所や市町村へ事前に確認してください。
年⾦事務所への届出
社会保険料（狭義）の関係で、年⾦事務所にも「健康保険・厚⽣年⾦保険適⽤事業所所在地
名称・名称変更届」という異動⼿続きが必要です。
労働基準監督署への届出
労災保険の関係で、労働基準監督署に「労働保険名称、所在地等変更届」を提出します。添付書類として、「登記簿謄本（登記事項全部証明書）」が必要になる場合があります。管轄の労働基準監督署にお問い合わせください。
ハローワークへの届出
雇⽤保険の関係で、公共職業安定所（ハローワーク）に「雇⽤保険事業主事業所各種変更届」を提出します。その際、労働基準監督署に届出した「労働保険名称、所在地等変更届」の控えが必要となりますので忘れずに用意しましょう。
従業員が居住している市区町村への届出
住⺠税を特別徴収している従業員が居住している市区町村へ特別徴収義務者の所在地・名称等変更届出書を届出します。
許認可先への届出
許認可が必要な事業を⾏っている場合は、許認可先へ「異動届」または「変更届」を提出する必要があります。
各手続きでやることを細分化したチェックシートを用意しました。以下からダウンロードし、印刷してお使いください。
＞＞＞「オフィス移転の流れ」チェックリストはこちらからダウンロード
オフィス移転を成功させるポイント
オフィス移転で気をつけなければいけないポイントを以下にまとめます。
移転のスケジュールは余裕を持って立てよう
オフィス移転に伴う手続きは、多岐に渡ります。法律で期限が義務づけられている手続きもあるため、余裕をもってスケジュールを立てましょう。
新旧オフィスの契約内容は事前に確認しておこう
新しいオフィスだけではなく、旧オフィスの契約内容も早い段階から確認しておきましょう。
なぜなら解約通知の期限が契約で決められている場合が多いからです。一般的には退去の半年前までに通知しなければならないケースが多いです。遅れると退去日がそのぶんずれ込み、無駄に家賃を払う事態になりますので注意しましょう。
原状回復のトラブルに注意しよう
オフィス移転でいちばんトラブルになりやすいポイントは、退去時の原状回復です。賃借人が原状回復をどこまで実施するかは契約内容によります。あわせて確認しましょう。
国土交通省のガイドラインでは原状回復は以下のように規定されています。
賃借人の居住、使用により発生した建物価値の減少のうち、賃借人の故意・過失、善管注意義務違反、その他通常の使用を超えるような使用による損耗・毀損を復旧すること
原状回復工事は退去日（契約終了日）までに終わらせておかないといけません。こちらも早めに余裕をもってスケジュールを組みましょう。
新オフィスのセキュリティーはしっかりと確認しよう
物件を選ぶ際にセキュリティー面の設備は忘れがちなポイントです。特にテレワークなどが普及している現代では、人の出入りが一定ではないため必ず確認しましょう。
注意すべきは、インターネット接続環境のセキュリティーだけではありません。物理的に部外者が侵入して情報を盗まれるケースもあります。入退室管理のシステムなども合わせて確認しておきましょう。
コロナ後を見据えて計画を立てよう
2022年4月現在はまだコロナ禍が収束していません。新しいオフィスを選ぶ際はコロナ後の業務体制がどう変わるのかも見据えた上で計画を立てましょう。
今はテレワークなどが普及していると思いますが、コロナが完全に収束した後テレワークをそのまま続けるのか、全員出社に切り替えるのかによってオフィスの選定基準は変わってくるでしょう。
働きやすさに配慮したオフィス作りをしよう
オフィス選定の際には社員の働きやすさに注意しましょう。例えば以下のような要素は社員のモチベーションを低下させます。
- 冷暖房の設備が古い
- トイレの数が少ない
- インターネットの速度が遅い
- 交通の便が悪い
オフィスの構造上、改善のしようが無い場合もあるので、オフィス選定時にしっかりと確認しておくことが大切です。
まとめ：チェックシートでスムーズなオフィス移転を
オフィス移転は引っ越し作業をメインとして考えがちですが、意外と官公庁への手続きも多岐に渡ります。これらは法律で期限が定められている手続きもあり、忘れると後々トラブルになりかねません。
抜けや漏れがないようにチェックシートでしっかりと確認しましょう。チェックシートは以下からダウンロード可能です。
＞＞＞「オフィス移転の流れ」チェックリストはこちらからダウンロード
【参考】「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」について／国土交通省
*星野スウ、Anna / PIXTA(ピクスタ)
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