オフィスの移転はただの引っ越しではなく、今後の会社の成長性に関わってくる重大なプロジェクトです。
移転が決まってからプロジェクト完遂まではおよそ半年から1年程度かかり、その間にやる作業も多岐にわたります。
そんな中、うっかり忘れがちなのが官公庁への届出や手続きです。オフィス移転の際にはついついレイアウトや内装ばかり気になってしまいますが、各方面への手続きを忘れると後でトラブルになりかねません。
そこで、この記事ではオフィス移転で必要な手続きについてまとめますので、参考にしてください。
Contents
オフィス移転の流れを簡単におさらい
まずはオフィス移転の流れを簡単におさらいします。スケジュールは余裕を持って立てましょう。
出典: 経営ノウハウの泉
各種官公庁などへの手続き一覧表
上記の流れのなかで、退去後に必要な各種官公庁などへの手続きを以下にまとめます。かなり多岐に渡るので手続きを忘れないようにしましょう。
出典: 経営ノウハウの泉
以上が必要な手続きの一覧表です。
各手続きでやることを細分化したチェックシートを用意しました。以下からダウンロードし、印刷してお使いください。
＞＞＞「オフィス移転の流れ」チェックリストはこちらからダウンロード
オフィス移転を成功させるポイント
オフィス移転で気をつけなければいけないポイントを以下にまとめます。
移転のスケジュールは余裕を持って立てよう
オフィス移転に伴う手続きは、多岐に渡ります。法律で期限が義務づけられている手続きもあるため、余裕をもってスケジュールを立てましょう。
新旧オフィスの契約内容は事前に確認しておこう
新しいオフィスだけではなく、旧オフィスの契約内容も早い段階から確認しておきましょう。
なぜなら解約通知の期限が契約で決められている場合が多いからです。一般的には退去の半年前までに通知しなければならないケースが多いです。遅れると退去日がそのぶんずれ込み、無駄に家賃を払う事態になりますので注意しましょう。
原状回復のトラブルに注意しよう
オフィス移転でいちばんトラブルになりやすいポイントは、退去時の原状回復です。賃借人が原状回復をどこまで実施するかは契約内容によります。あわせて確認しましょう。
国土交通省のガイドラインでは原状回復は以下のように規定されています。
賃借人の居住、使用により発生した建物価値の減少のうち、賃借人の故意・過失、善管注意義務違反、その他通常の使用を超えるような使用による損耗・毀損を復旧すること
原状回復工事は退去日（契約終了日）までに終わらせておかないといけません。こちらも早めに余裕をもってスケジュールを組みましょう。
新オフィスのセキュリティーはしっかりと確認しよう
物件を選ぶ際にセキュリティー面の設備は忘れがちなポイントです。特にテレワークなどが普及している現代では、人の出入りが一定ではないため必ず確認しましょう。
注意すべきは、インターネット接続環境のセキュリティーだけではありません。物理的に部外者が侵入して情報を盗まれるケースもあります。入退室管理のシステムなども合わせて確認しておきましょう。
コロナ後を見据えて計画を立てよう
2022年4月現在はまだコロナ禍が収束していません。新しいオフィスを選ぶ際はコロナ後の業務体制がどう変わるのかも見据えた上で計画を立てましょう。
今はテレワークなどが普及していると思いますが、コロナが完全に収束した後テレワークをそのまま続けるのか、全員出社に切り替えるのかによってオフィスの選定基準は変わってくるでしょう。
働きやすさに配慮したオフィス作りをしよう
オフィス選定の際には社員の働きやすさに注意しましょう。例えば以下のような要素は社員のモチベーションを低下させます。
- 冷暖房の設備が古い
- トイレの数が少ない
- インターネットの速度が遅い
- 交通の便が悪い
オフィスの構造上、改善のしようが無い場合もあるので、オフィス選定時にしっかりと確認しておくことが大切です。
まとめ：チェックシートでスムーズなオフィス移転を
オフィス移転は引っ越し作業をメインとして考えがちですが、意外と官公庁への手続きも多岐に渡ります。これらは法律で期限が定められている手続きもあり、忘れると後々トラブルになりかねません。
抜けや漏れがないようにチェックシートでしっかりと確認しましょう。チェックシートは以下からダウンロード可能です。
＞＞＞「オフィス移転の流れ」チェックリストはこちらからダウンロード
【参考】「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」について／国土交通省
*星野スウ、Anna / PIXTA(ピクスタ)
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