フリーアドレス導入が失敗する原因とは？課題を解決するオフィス家具選びのポイント

フリーアドレスとは、固定席を持たずに自由に席を選んで仕事をする新しいオフィススタイルです。従来のオフィスレイアウトとは異なり、柔軟性と効率性を重視しています。この方式を導入することで、コミュニケーションの活性化や創造性の向上、オフィススペースの有効活用など、さまざまなメリットが期待されます。

しかし、導入には適切な家具や設備の選定、運用ルールの整備が必要です。本記事では、フリーアドレスの導入背景、必要な準備、導入に際して生じる課題とその解決策について詳しく解説します。

フリーアドレスの導入が増えている背景

フリーアドレスの導入が増えている背景には、テレワークの普及と多様な働き方への対応があります。コロナ禍以降、テレワークが急速に浸透しましたが、社員の出社率が低下すると、固定座席ではスペースの無駄が生じやすいという課題が浮上しました。

そこで、この問題を解決するために、自由に席を選べるフリーアドレスの需要が高まりました。企業は多様な働き方に対応しつつ、コスト削減や生産性の向上を図るため、フリーアドレスの導入が魅力的な選択肢となっています。

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フリーアドレス導入で必要なオフィス家具

フリーアドレスの導入には、柔軟性と機能性を兼ね備えたオフィス家具が不可欠です。ここでは、フリーアドレス導入に必要な家具について紹介します。

大型のロングデスクで人数の増減に柔軟に対応

大型のロングデスクや増連型デスクを導入することで、出社している人数の増減に迅速に対応することができます。増連型デスクは、つなぎ合わせてデスクを拡張できるタイプです。

ロングデスクはスペースを効率的に活用でき、複数の部署の社員が対面で座るため、自然なコミュニケーションが生まれやすくなります。また、デスクをブースで仕切ることで、プライバシーを確保しつつ集中できる環境を作り出すことも可能です。このような汎用性の高さから、ロングデスクはフリーアドレスオフィスの定番家具となっています。

個人のものが保管できるロッカーの設置も重要

フリーアドレスを導入する場合、社員が私物を収納するためのロッカーが必要です。固定席がないため、デスク周りに私物を置けないためです。ロッカーは十分な容量を持ち、セキュリティやプライバシーも考慮に入れた鍵付きや暗証番号式のものを選びましょう。

また、ロッカーの配置場所も重要です。社員が使いやすい場所に配置することで、オフィス内の動線がスムーズになり、利便性が向上します。

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フリーアドレス導入に伴う課題とその解決策

フリーアドレスを導入すると、さまざまな課題が生じる可能性もあります。ここでは、よくある問題とその解決策を見ていきましょう。

誰がどこにいるか分からない

フリーアドレスでは、社員の座席が固定されていないため、特定の社員がどこにいるか分からないという問題が起こりがちです。この課題に対しては、チームやプロジェクトごとにエリアを設定する「チームアドレス」や「グループアドレス」を導入するのが有効です。

また、現在の座席をリアルタイムで登録できるデジタルツールの導入も効果的です。

周りがうるさくて集中できない

QUNON（コクヨ）　出典：経営ノウハウの泉

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フリーアドレスのオフィスでは、周囲の会話や雑音が気になって集中できないことがあります。この問題には、卓上で使えるミニブースや吸音性の高い仕切りを設置することで対策が可能です。これにより、視覚的・聴覚的なプライバシーを確保しながら、周囲の騒音を軽減して集中しやすい環境が整います。

持ち運びや収納も簡単なので、フリーアドレスの柔軟性を損なうことなく使用できるでしょう。

コミュニケーションが活発化しない

フリーアドレスを導入しても、期待していたほどコミュニケーションが活発化しないことがあります。この場合、オフィスの雰囲気が堅苦しくなっている可能性があります。例えば、座席を思い切ってソファ席にしてみてはいかがでしょうか。リラックスできる席を作ることで、自然な会話が生まれやすくなります。

いつも同じ席に座っている

出典：経営ノウハウの泉

フリーアドレス制を導入しても、社員が毎回同じ席を選んでしまうことがあります。これでは、本来の目的である柔軟な働き方や社内コミュニケーションの活性化が達成できません。この問題に対しては、座席をランダムに抽選するシステムを導入する方法があります。

毎日や週ごとに座席を自動的に割り当てることで、社員はさまざまな場所で仕事をすることになります。ただし、初期には戸惑うことが予想されるため、段階的な導入が望ましいでしょう。

まとめ

フリーアドレスの導入は、オフィスの効率化と柔軟性向上に大きな効果をもたらします。しかし、導入の成功には、適切な家具の選択と運用上の課題解決が不可欠です。大型のロングデスクやロッカーの導入、座席管理システムの活用、静かな作業スペースの確保、コミュニケーション促進策の実施、定期的な座席変更の奨励など、課題にあったさまざまな工夫を組み合わせることで、フリーアドレスの利点を最大限に引き出すことができます。

写真撮影：大畑陽子

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