法的トラブルに巻き込まれない！勤怠管理で気を付けるべき4つのこと

日本の労働法では働いた時間に対して賃金を支払うことが原則です。ルーズな勤怠管理を怠っていると、予想外の賃金請求など法的トラブルに巻き込まれます。本記事では勤怠管理でトラブルにならないための4つのことをお伝えします。

1.タイムカードの打刻は必要なものとベテラン社員に教える

まずタイムカード打刻は必要なものと従業員に教えましょう。このことをしっかりと教えていない会社が意外に多いです。こんなことを言うと「うちは新入社員研修でタイムカード打刻手順を教えている！」と反論されそうです。筆者が心配しているのはベテラン社員です。

実力のある営業職のベテラン社員の中には「オレは数字を残しているから、ある程度のワガママが許される」と心の底で考えている人もいるかもしれません。そのような社員がタイムカードの打刻をさぼったり、本来の時刻とは異なる時刻に打刻していたりすると、その後輩も同じことをするでしょう。

そうなると、会社が従業員の労働時間を正確に把握できなくなります。正確に労働時間を把握できていないと、「実はたくさん働いていました」ということになり、予想外の残業代請求がおこる可能性があります。

タイムカードの正確な打刻はとても大事なことであると新入社員だけでなく、ベテランも含めて教育し、例外なくタイムカード打刻を徹底させましょう。

2.「残業代はいらないので働かせてください」は断る

仕事によっては、仕事をすることでスキルアップやキャリアップにつながるケースがあります。具体的には、アニメを描くアニメーターや弁護士などの士業は実務経験の多さが重要とされる仕事です。そのような仕事の場合、「オレ残業代はいらないので働かせてください」と言って、職場に残り仕事をするケースは珍しくありません。

そのようなケースを会社が黙認していると、たとえそのとき本人が残業代はいらないと言っていたとしても、あとで会社と労働者の関係性が悪化した場合に残業代を請求される可能性があります。

残業は会社が労働者に命じて行うものです。労働者本人の自由で残業できるわけではありません。この点を念頭におき、勤怠管理を行いましょう。残業を行う際には労働者本人が自由に決められる状況は避けて、上長への申請および許可といった手続きを経て、残業させるルールにすることをおすすめします。

3.タイムカード打刻時間のウラをとる

タイムカードの打刻時間は客観的な記録だと考えられがちです。ですが、その打刻時間が本当に正しいとは限りません。タイムカードに退勤時刻を打刻した後に働いているケースもあります。

このためタイムカードに記録された出退勤時刻が正しいか定期的に検証をおこないましょう。具体的にはパソコンのログイン・ログオフ記録や事業場への入退出記録などと見比べ、タイムカードの打刻時間が適切であるか確認を行います。

事業場への入退出記録などとタイムカードの打刻時間に乖離がある場合、隠れ残業が疑われます。乖離が見つかったら、原因を調べましょう。

・隠れ残業が疑われるケース

8:00 事業場への入室記録
8:55タイムカードに出勤と打刻
18:05 タイムカードに退勤と打刻
19:00 事業場からの退室記録

上記のケースだと、事業場のへの入退室記録とタイムカードの出退勤時刻が1時間程度乖離しています。このため、出勤時 に約1時間、退勤時に約1時間の合計2時間程度の隠れ残業が疑われます。調べてみたら業務の前後に同僚と立ち話をしていたという話ならまだよいです。

ですが、実は働いていましたという場合、残業代を支払う必要があります。実際の業務とタイムカードの打刻時間に乖離が生じないようにしましょう。具体的には、業務開始前は必要以上に職場に早く到着することを禁止し、業務が終了したら素早く事業場を退出させるようにしましょう。

4.不正打刻を防ぐ仕組みを導入する

タイムカードに打刻された時刻が労働時間を決めます。労働時間によって給与金額は決まるので、本来とは異なる時間にタイムカード打刻を行うことで労働時間を水増し、不正に給与金額を増やすというケースがあります。

IT化の流れに乗って、デジタルタイムカードが普及しています。これまでの紙のタイムカードとは異なる不正打刻の相談が増えています。例えば、スマートフォンでタイムカード打刻している場合、制限を加えなければ、地球上どこでもタイムカード打刻できることになります。

よって、会社が労働者の働き方を確認しづらい職種や業種の場合、不正打刻をしやすいといえます。このため打刻できる場所をGPSによって制限したり、打刻した場所をGPSによって記録するなど不正を防ぐ仕組みを導入しましょう。

不正打刻の手口はさまざまですが、同僚などの別人による代理打刻があります。例えば朝番Aさんと遅番Bさんが結託し、朝番Aさんのタイムカードを遅番Bさんに預けて、朝番Aさんが退勤した後に遅番Bさんが打刻して、不正に給与増やしその分を山分けするなどの可能性が考えられます。

社員を信じたいという気持ちがあっても、会社を守るためには、万が一にもこのような事態が発生しないよう手段を講じておく必要があります。具体的にはタイムカードを打刻する際に静脈や指紋など労働者本人を識別できる生体情報で認証して、本人でないと打刻できない仕組みを導入することです。

また飲食店など接客業におすすめするのが、カメラに笑顔を向けて認証し出退勤時刻を記録できるという仕組みです。現在の顔認証技術は非常に優秀なので不正打刻が難しく、接客前に笑顔を作り自分の表情を確認することは仕事の面でもプラスになります。

勤怠管理で法的トラブルに巻き込まれないためには、記録上の労働時間と実際の労働時間に乖離を生じさせないことです。教育、ルール整備、検証、不正防止などさまざまな角度から乖離が生じないように工夫をしましょう。今回は法的トラブルに巻き込まれないために気を付けるべき勤怠管理のポイントを4つお伝えしました。ぜひ参考にしてください。

＊ saki / PIXTA(ピクスタ)