もう出勤は不要!? “クラウド”導入で変わる「テレワーク時代の経費精算」

経理

2020.12.07

毎月迫るようにやってくる“経費精算業務”。申請者や経理部、承認者が関わり作業量も多いため、人手も時間もかかります。毎月発生する業務でありながら、余裕をもって経費精算処理が完了することは珍しいのが現状です。皆さんの心の声は次のようなものではないでしょうか。

経費精算の憂うつ

申請する社員

「経費精算の書類作成がまたギリギリになってしまった」
「あの日、地下鉄でどういう経路で向かったかな」
「路線検索した情報をExcelシートに転記するのが面倒だし間違えそう」
「あの時の領収書はどこにやったかな……」

経理部

「あの社員、いつも申請書類が上がってこないな」
「量が多くてひとつひとつのチェックが大変」
「申請書類の整理が大変だし、置くスペースがない」
「不備があるけどあの社員いつもいないから確認が大変だな」
「会計ソフトへの入力作業が大変……」

承認する上長

「押印での承認作業は大変だな」
「この金額合っているのかな？　でも差し戻すのも面倒だな」
「承認作業のためだけに帰社・出社しなければならないな……」

一連の作業であるはずなのに、三者それぞれに様々な“大変”が発生しています。インターネットによる路線検索やExcelによる申請書作成など、それぞれの作業はIT化されているかもしれませんが、申請者と経理部、経理部と承認者、それぞれの間のやり取りが依然アナログのままの会社が多いように感じます。この関節部分がアナログであることがさまざまな“大変”が発生する原因なのです。

特に、昨今のコロナ禍の影響でテレワークによる就業形態を導入している企業も増加し社員同士が離れています。そのため、書類の受け渡しや確認作業がスムーズにできなくなっており、紙資料によるアナログな経費精算業務に限界を感じている会社は多いのではないでしょうか？　会社全体の業務効率を考えると、このような間接業務に時間をかけることは非常にもったいない状況です。

クラウド型経費精算システムの導入

このような状況下では、クラウド型の経費精算システムを導入することにより、上記のようなさまざまな“大変”を解決できます。このシステムを導入することによるメリットは次の通りです。

申請する社員

・SuicaやPASMOなどの交通系ICカードと連携して乗車履歴を取得し、そのまま経費データとして登録できる

・スマートフォンで撮影したレシートや領収書の日付や金額、支払先をOCR機能で読み込む、そのまま経費データとして保存できる

・上記取得した情報をそのままスマートフォンまたはパソコンからクラウド上で申請できるため、Excelが不要になり移動時などの隙間時間で済ませられる

経理部

・申請がクラウド上に上がってくるため、紙資料がなくなり保管スペースが不要になる

・外部との連携データ（交通系など）であるため、金額が正確でミスや不正がなくなり、確認のための作業時間が大幅に減る

・領収書やレシートがクラウド上に画像データ化されて各明細に紐付いているため、画面上で容易に確認でき紙資料の見返しが不要になる

・不備があった場合もクラウド上でコメントを付したうえで差し戻せるため確認作業が楽になる（申請者側も差し戻された情報はクラウド上で確認・回答可能）

承認する上長

・クラウド上で承認作業を行うため、自宅などで行える（出社しなく済む）

・紙への押印作業が不要になる

・差し戻しが楽になる

導入の効果

仮に従業員100名の会社を想定した場合、クラウド型の経費精算システムを導入することにより、導入前に比べて全従業員の年間作業時間が870時間削減でき、これをコスト換算すると年間113万円削減できるという試算があります（マネーフォワード調べ）。

この試算は、ただ「楽になった」「キャッシュが浮いた」という単純なデータではなく、浮いた時間及びキャッシュを将来の売上に直結するような行動に投資できるという大きな効果を得ることを意味します。

世の中に数多くの経費精算システムがありますが、例えばマネーフォワードの提供する『マネーフォワードクラウド経費』やfreeeが提供している『会計freee』は非常に便利なシステムです。理由としては、経費精算システム自体は他社ソフトの機能とさほど大きな違いないかもしれませんが、経費精算業務周りのその他のバックオフィス業務との連携の良さにあります。

バックオフィス部門にとって経費精算業務はそれ単独で完了して終わりではありません。精算内容を会計ソフトに反映させる、精算額を社員の給与明細に反映させる、といったように精算情報を他の業務に連携させる必要があります。

マネーフォワードが提供している『マネーフォワードクラウド経費』『マネーフォワードクラウド給与』『マネーフォワードクラウド会計』はそれぞれAPIで連動させることができるので、ボタンひとつで情報を連携させられます。つまり、申請した経費精算のデータを確定させると、その経費精算データを給与ソフトに反映させることができ、さらに、その経費精算データをも含んだ給与情報の仕訳を会計ソフトに自動で登録することができます（部門別も可能）。

freeeが提供している『会計freee』（経費精算機能が組み込まれています）、『人事労務freee』もそれぞれがAPI連携をしているのでマネーフォワードと同様の処理が可能です。これらのシステムを導入することによりバックオフィス業務の一気通貫が実現することにより業務効率が格段に上がります。