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BCPに必須!トヨクモ『安否確認サービス2』の特徴と導入検討のヒント

企業が被災した際にも事業を継続するための、社員の「安否確認」の重要性に注目が集まっています。毎年のように大きな災害が起きている近年においては、もはや避けては通れない課題です。この安否確認を、確実にかつ効率よく行えるトヨクモ株式会社の『安否確認サービス2』の特徴と導入検討に必要な項目を解説します。

安否確認サービスとBCPの重要性

安否確認とは、会社が地震などの災害に見舞われた際、社員など雇用者や関係者の安全や状態を確認することとその方法のことです。企業において、この安否確認と関連する重要なキーワードがBCPです。BCPとは“Business Continuity Plan”=事業継続計画のことです。

BCP(事業継続計画)とは、企業が自然災害、大火災、テロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合において、事業資産の損害を最小限にとどめつつ、中核となる事業の継続あるいは早期復旧を可能とするために、平常時に行うべき活動や緊急時における事業継続のための方法、手段などを取り決めておく計画のこと。
出典:中小企業庁webページ 1.1 BCP(事業継続計画)とは

BCPは、防災計画の策定、社内体制の整備、防災訓練、事業の復旧計画など、さまざまなものが含まれますが、社員の安否確認もそのひとつでかつ、最も重要なファクターのひとつです。

安否確認サービスの重要性が増している

会社の基盤は人であり、社員がいなければ事業を継続することは不可能です。近年、企業と社員の安全が脅かされるケースが増えており、社員との連絡を保つことや安否確認の必要性が増しています。

災害の多発

近年では、毎年のように全国各地で地震、豪雨、台風などによる自然災害が頻発し、甚大な被害が発生しています。平成28年4月の熊本地震、平成29年7月の九州北部豪雨、平成30年9月の北海道胆振東部地震、令和元年9月の房総半島台風、令和2年7月の九州豪雨など、枚挙にいとまがありません。

新型コロナウイルスによる感染症危機

令和2年になって、全世界で新型コロナウイルスの感染症が蔓延し社会全体の問題となりました。もし社員が新型コロナウイルスに感染したり、社内でクラスタが発生した場合、事業の継続が困難になるケースも十分にありえます。

ネットのサーバーダウンやサイバーテロのリスク

近年は、企業を狙ったマルウエアによるサイバーテロも頻繁に起こっており、個人情報の流出のほか、顧客情報などを外部から暗号化することで事業の継続を困難にして金品を要求する「ランサムウェア」の被害が急増しています。

また、サーバーダウンやデータ消失によるリスクもあり、これらの場合に社員に一斉通知や確認を行うことが必要な場面も考えられます。

なぜ、安否確認専用のサービスなのか?

企業はメールやLINE、SlackやMicrosoft Teamsなど、さまざまな連絡手段を持っています。にも関わらず、専門の「安否確認サービス」の需要が増しているようです。それはなぜでしょう?

まず、安否確認を行うサービスに求められる要件として、以下のものが考えられます。

即時性

  • 災害時に遅滞なく確認が遅れるか。

柔軟性

  • 安否確認に複数の手段が使えるか。
  • 社員だけでなくその家族にも対応できるか。

堅牢性、信頼性

  • 災害時でも安定した使用が可能か。
  • 個人情報の漏洩対策やプライバシー侵害に対応しているか。

効率性

  • 安否確認に必要な情報を確実に収集できるか。
  • 安否確認の結果を自動で集計し、再利用できるか。

では、メーリングリストや、Slackなど既存の連絡サービスを、安否確認に使用した場合の問題を上記の項目で考えてみましょう。

即時性

  • 気象庁の警報に連動した自動送信ができず、災害担当社員が手動で送信しなければならない。

柔軟性

  • 社員が常に会社のメールをチェックしているとは限らない。プライベートのメールアドレスやSNSなど複数の確認手段を採用すると、手段の数だけ送信と結果集計の手間が増えてしまう。また、アカウントの管理が大変で、入社時の登録や退職時の削除も大変になる。

堅牢性、信頼性

  • 大地震などが起きると、インフラにアクセスが集中してつながりずらくなりやすい。汎用的な連絡手段ほどそのリスクが高く、依存するのは危険。

効率性

  • 安否確認の一斉送信の結果集まってきた情報を手動で集計するのは、手間と時間がかかり正確性も低い。
  • 緊急時にフリーフォーマットの文章でやりとりするのは、必要な情報が抜け漏れするリスクがある。

上記のように、メールやLINEなどの汎用的なコミュニケーションツールを安否確認に使用した場合はさまざまな課題や問題があります。それを解決するツールとして、安否確認専用のツールやサービスの必要性が高まっているのです。

トヨクモ『安否確認サービス2』の特徴

ここでは、代表的な安否確認専用サービスの例として、トヨクモ株式会社の『安否確認サービス2』の特徴を見ていきましょう。

即時性

気象庁の警報に合わせた自動送信機能と、いつでも必要に応じて送れる手動送信機能があります。

柔軟性

メール、Twitter、専用スマホアプリの3つの連絡手段を利用できます。

会社のメールアドレスだけでなく、プライベートのアドレスも安全に登録できて、プライベートアドレスは会社の管理者も見ることができないので、社員の安全とプライバシーの両方を守ることができます。ファミリープラン以上では、社員の家族のメールアドレスも登録して、家族間で連絡をとることができます。

堅牢性、信頼性

気象庁の地震警報などに合わせて自動的にサーバー数を増やすため、急な地震でアクセスが集中してもサーバーダウンで連絡できなくなるリスクが低くなっています。

また、管理者の権限を細かく分けることが可能で、部署など組織上の責任者と災害対策責任者の役割を分けることができます。さらに、専用スマホアプリを連絡手段に使用することで、緊急災害時のメールやTwitterのサーバーが急なアクセス増でダウンした場合の影響を避けることができます。

効率性

集まってきた安否確認の回答は自動集計され、集計の結果を元に対象社員を絞って、再度一斉送信を行うこともできます。例えば、被災時に稼働可能な社員にだけ事業再開に向けたアクションを伝達したり、逆に身動きできない社員に待機を命じるなどの使い分けが可能です。

一斉送信される安否確認はフォームに入力する形なので、情報の抜け漏れが起きにくいのもメリットです。安否確認メールに記載される入力フォームのURLにはIDとパスワードが埋め込まれているので、パスワードがわからなくてログインできないなどのトラブルも避けられます。

「安否確認サービス2」機能面での特徴

『安否確認サービス2』は安否確認から事業再開までのアクションに利用できる3つのコミュニケーション機能があります。

一斉送信

メール、Twitterおよび専用スマホアプリを使用した、一斉送信の機能です。緊急時にすべてのメンバー(社員など雇用者)に状況を伝え、各メンバーの状況を調査し一括して把握するのに使用します。また、平時には社内アンケート機能としても利用できます。

メッセージ

LINEやTwiterにも似たグループチャット機能です。経営やマネジメントのメンバーが、会社の現状や今後の方針を全社員に周知する前の決定事項を討議するために素早く意見を交わすことができます。

掲示板

社員間で重要な情報を共有するための機能です。SlackやMicrosoft Temasなどのチャット型のツールでは、せっかくの共有事項も新しい情報に流されてしまい、あとから探しにくいという問題があります。災害時のように、連絡や議論ではなく、情報共有が主眼の場合は掲示板形式の方が適している場合があります。

『安否確認サービス2』の掲示板の作成は管理者しかできないので、同じようなテーマの掲示板が複数できて混乱することを避けられます。また、掲示板に書き込みがあると掲示板を作成した管理者に通知がされるので、不要な情報や間違った情報が拡散することを制御できます。

『安否確認サービス2』一斉送信機能の特徴

安否確認の際にもっとも重要な、一斉送信機能について細かく見てみましょう。

緊急時の通知先には4つまでメールアドレスを登録できます。1つは会社のメールアドレスで管理者が登録します。残り3つは社員の個人的なプライベートアドレスで社員が自分で登録を行います。また、メールアドレスの他に Twitter のアカウントを登録することもできます。

推奨されているのはスマホの専用アプリを使用することです。 iPhone iPad Android で使用することができメールサーバーの混雑の影響などは避けることができます。

一斉送信の通知文は地震、台風、感染症などさまざまなケースに合わせてカスタマイズできます。一斉送信後の連絡状況は10分後に集計されて管理者に送られます。部署別、地域別に絞り込んで確認することができ、 CSV 形式で保存することもできます。

自動送信機能では、津波や特別警報(大雨、大雪、暴風、暴風雪、波浪、高潮)に連動した自動送信の設定が可能です。

安否確認をしようとしたとき通知した連絡先が実際に使えるものでなければ意味はありません。連絡先の自動確認機能を使って、登録されたすべての連絡先に通知を行い。メールアドレスなどの有効性を確認できます(デフォルトでは1ヶ月に1回)。

「安否確認サービス2」の管理権限

『安否確認サービス2』には3種類2段階の管理者権限が設定できます。3種類の管理者権限は、マネージャー、危機管理責任者、システム管理者です。

マネージャー

安否確認の集計結果や通知先の登録状況を確認できます。

危機管理責任者

自動送信の設定や手動送信の実行を行なえます。

システム管理者

ユーザー登録や管理者登録、部署登録など安否確認サービス2の機能を設定します。

2段階の組織管理

組織管理は、部門指定なしと部門担当ありの2段階で設定できます。3つの管理者権限と2段階の組織管理で、3×2=計6種類の管理者を設定できますが、部門危機管理責任者と部門システム管理者を設定できるのは、エンタープライズ版のみです。

「安否確認サービス2」の利用者登録

多数の社員の連絡先をひとりひとり手作業で入力するのは大変です。『安否確認サービス2』の管理機能では、CSVで社員の一括登録や更新ができます。ExcelやSalesforceなどで管理している人事マスタからCSVを出力して使用すれば効率的です。さらにエンタープライズプランでは、専用APIを使用して、人事マスタと連携した自動更新が可能です。

プライベートメールアドレスの登録は、個々の社員がQRコードを使って自分で行います。これによって、プライベートアドレスを会社に知られることがなくなり、プライバシー保護の観点からも好ましい仕様だと言えます。

「安否確認サービス2」の導入方法とコスト

『安否確認サービス2』の導入手順は以下のように行います。

導入手順

1. 無料トライアルを申し込み

  • 申し込みの入力は3分程度
  • トライアル期間は最大30日
  • トライアル後に自動で有料に切り替わることはない

【無料トライアルのお申込みはこちら】
トヨクモ 安否確認サービス2(カウネット)

2. 無料体験

  • 部署や社員を登録
  • 管理者や一斉送信の設定
  • テスト送信や訓練

【無料トライアルのお申込みはこちら】
トヨクモ 安否確認サービス2(カウネット)

3. 本申し込み

  • 導入が決まったら、Webの申し込み画面から本導入を申し込みます。

コスト

社員ひとりあたり月額130円から利用できます。

ただし、これはライトプランの場合(年額払い、50ユーザープランを最大で利用した場合)のみで、一斉送信機能は手動送信のみが使えます。また、ライトプランでは、掲示板に写真やファイルを添付することもできません。

『安否確認サービス2』には、ライトプラン、プレミアムプラン、ファミリープラン、エンタープライズプランの4種類があり、災害時に自動送信可能なのは、プレミアプランからです。

コストは登録できる上限ユーザー数によって変わってきます。

社員の家族にも連絡するなら、社員ひとりあたり8つまで家族メールアドレスを登録できるファミリープランがお得です。

従業員数100人以上の企業の場合、権限を部署ごとに設定したり、人事マスタを元に自動的に利用登録を更新できるエンタプライズプランの導入を検討すると良いでしょう。

トヨクモ『安否確認サービス2』の年間コスト

  • ひとりあたりでは、ライトプランなら月額130円〜。※
  • 自動送信可能なプレミアプランでは月額168円〜利用可能。※

※年額払い、50ユーザープランを最大で利用した場合。

「安否確認サービス2」導入検討のまとめ

安否確認専用サービスは、平時の事業運営には不必要なコストだと判断されがちです。しかし、災害時の安否確認に障害が発生すると大きな機会損失の可能性があります。被災時のリスクを減らすための保険や投資として考えて導入を検討すべきでしょう。

コストをかけて導入するなら、平時から登録情報のメンテナンスを行い、利用方法にも社員全員が慣れておかなければなりません。導入するなら、月一回程度は被災を想定した訓練を行っておきたいところです。訓練は、毎回想定する事態を地震や台風など変えていくことで、慣れすぎや飽きを排除し、さまざまなケースに対応できるようになるでしょう。

導入検討と無料トライアル

「安否確認サービス2」の導入は、以下から行えます。
トヨクモ 安否確認サービス2(カウネット)