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情報管理 生産性 PHONE APPLI PEOPLE

要チェック!異動・退職に伴う「情報管理リスク」を事前に防止する方法

2021.03.16

会社を経営するにあたり、従業員の移動や退職は常に起こる可能性があります。日々の業務において入れ替わり立ち替わりで作業をすることは日常茶飯事に起こっています。

従業員が異動もしくは退職をした場合、情報管理のリスクが発生する可能性があります。ここでは情報管理の2つのリスクと解決策としてできること、及びいま導入すべきシステムなどをご紹介します。

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情報管理のリスク1:引き継ぎ漏れ

ひとつめの情報管理のリスクは情報の引き継ぎ漏れです。

例えば、筆者が知り合いの経営者から聞いた話では、Aさんが取引先の担当者と連絡などをしていた時に突然Aさんが会社を退社することとなり、代わりにBさんが取引先の担当者となるも、連絡先がわからず大切な取引先を失ってしまった、ということがあったそうです。

貴重な連絡先や顧客、営業先の情報は仕事をする上で最も大切なもののひとつです。もし貴重な連絡先や顧客、営業先の情報の引継ぎが上手く行われていなかった場合、会社にとって大きな損害に繋がる可能性があります。

このような事例は会社の規模が大きくなるにつれて起こる可能性も高くなります。細心の注意を払っても完全に無くすことは難しいでしょう。

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情報管理のリスク2:情報漏洩・顧客情報の不正利用

ふたつめは情報漏洩です。日々の業務において従業員のスマートフォンなどに取引先の連絡先が入っている場合があります。そういった従業員が退職した場合、連絡先や顧客、営業先の情報は全て従業員個人のスマートフォンなどに入っており、そこから情報が漏れるといったケースもあります。

また、そうして漏れた情報を悪用されたり不正に利用されたりする危険もあります。このようなケースは稀ではなく、実際に非常に多くの事例があります。

さまざまな例を耳にしますが、セキュリティ面で大損害を被ったという企業は数多く存在し「事前に防いでいればよかった」と後悔しているかもしれませんが、実際これらの多くは事前に対策をすることで防げたモノなのです。

セキュリティ面での対策は、いくらしても、し過ぎということはありません。常に最悪のケースを考え、情報管理を徹底しなければいけません。

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引き継ぎ漏れや情報漏洩の対策としてできること

以上のようなケースを事前に防ぐためにできることは、業務効率化ツールの導入などを検討することです。現在、多くの業務効率化ツールが存在しています。

そんな中で見落としがちなのが、連絡先の情報をまとめる業務効率化システムです。筆者も実際に多くの業務効率化ツールの導入をしていますが、最近までこの存在を知りませんでした。

このシステムでは、連絡先・顧客・営業先の情報の管理などが可能になっています。「仕事で困った時に誰に聞けばいいのかわからない」「スマホには仕事の連絡先は登録して欲しくない」などを可能にしてくれるシステムです。このシステムの導入により、多くの時間や労力のムダを省くと同時に引き継ぎ漏れや情報漏洩の心配も解決できます。

連絡先の情報をまとめる業務効率化システム導入の事例

連絡先の情報をまとめる業務効率化システムはいくつかありますが、『PHONE APPLI PEOPLE』のようなWeb電話帳の導入をされる企業が増えています。社員やお客様などの情報をクラウド上で一括管理し、連絡先や手段をまとめられるクラウド電話帳サービスです。

また、スマホアプリから名刺の写真を撮るだけでできる名刺管理や、端末内の電話帳に登録されていなくても誰からの着信かを表示する着信表示など便利な機能があります。筆者自身も仕事をする際にスマートフォンでの電話対応が頻繁にあり、誰からの電話かわからないケースがありますが、このシステムによりそのようなケースも無くなり、業務の改善ができます。

Web電話帳で管理している連絡先情報はスマートフォンに保存されないので、スマートフォンの紛失や従業員が退職があっても情報漏洩の心配は無くなります。

従業員の移動や退職により、連絡先の引き継ぎ漏れ、情報漏洩リスクを無くしたい場合は、導入を考えてみてはいかがでしょうか?

*xiangtao / PIXTA(ピクスタ)

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