登録

会員登録いただけると、

  • メールマガジンの受け取り
  • 相談の広場への投稿 等

会員限定のサービスが利用できます

登録(無料)を続ける
TOP > 記事一覧 > 総務・法務 > まだ連絡先を探し回ってる? PHONE APPLI PEOPLEですべての連絡先情報をひとつの場所に!
タイトル画像

まだ連絡先を探し回ってる? PHONE APPLI PEOPLEですべての連絡先情報をひとつの場所に!

2021.02.12

私事で恐縮ですが著者は現在、とあるコールセンターのマネージャーとして働いています。そこでは、うんざりする問題が毎朝、発生していることが著者の悩みです。それは業務に必要な情報が一カ所に集約されていないことです。

ある情報は「事務連絡」に、そして別の情報は「コールセンター向け事務連絡」に、また別の情報は「公式ホームページ」にあるといった具合です(実際には、もう数カ所を見て回る必要があります)。

そのため出勤のたびに、それらをひとつひとつ見て回り、その日の業務に必要な情報をノートにメモしつつ、頭に入れていく作業が毎朝の日課となっています。そのたびに著者は多少の怒りを覚えつつ思うのです。「なぜ必要な情報が一カ所に集約されていないのか!」 この記事をお読みのあなたも同じ思いをしたことはありませんか?

取引先担当者のコンタクト情報、営業活動で入手した名刺、社員のスマートフォンに蓄積されている見込客の情報、ビジネスパートナーとチャットで打ち合わせした中で入手した連絡先……。必要な情報を探し回り、すでに数十分……。

あなたはこう思っているはずです「この時間ムダ過ぎる!」 もう、こういう馬鹿げた作業はやめましょう。すべてのコンタクト情報は一カ所に集約し、それを必要とする人がいつでもアクセスできるようにすべきなのです。

いつでもどこでも連絡先情報にアクセスできる!
Web電話帳・名刺管理クラウド:PHONE APPLI PEOPLE

今なら無料トライアルお申込みで ¥3,000 OFFクーポンプレゼント[AD]

コンタクト情報をひとつにまとめるPHONE APPLI PEOPLE

その悩みを解決するソリューションが『PHONE APPLI PEOPLE』です。これは、株式会社Phone Appliが販売するクラウド型のWeb電話帳サービスです。

これで管理できるのは内線番号表や個人管理の名刺、個人のスマートフォンに登録されている連絡先、社員と顧客のメールアドレス、チャットの中で入力されたコンタクト情報などで、それらを一元的に管理し、最適なツールでコミュニケーションをとることができます。

登録できるデータは、名前と電話番号のほか、所属先(企業名、部署、グループ、役職)、メールアドレス、住所、FAX番号などで、スマートフォンやスキャナ、あるいは複合機との連動により名刺の情報を取り込めるほか、さらに『Sansan』の名刺管理機能と連動させることも可能です(詳しくは後述)。以下、順に機能をご紹介します。

カウネット:Web 電話帳・名刺管理クラウド:PHONE APPLI PEOPLE

Web電話帳

社員、顧客のコンタクト情報を一元管理する、いわばPHONE APPLI PEOPLEの目玉機能です。前述のコンタクト情報をクラウド上にて一元管理し、そのときどきの利用目的に合わせて、すばやく取り出すことができます。

顧客企業の担当者名を思い出せないとき、あるいは問題の解決について社内の誰に相談すればよいのかが分からなかったとしても、そのときに思いついたキーワードで検索が可能です。すべてのコンタクト情報は全社で共有することも可能ですし、あるいは特定の部署内・グループ内に共有の範囲を限定することも可能です。

名刺情報も簡単に取り込めます。スマートフォンアプリ(PHONE APPLI PEOPLE、iPhoneおよびAndroidに対応)で名刺を撮影するだけで、その画像はOCR機能により自動的にテキスト化され、クラウドに保存されます。

さらに、その情報はランドスケイプ社の企業データベース「LBC」と照合され、より正確・確実な名刺情報が登録、管理できます。これにより名刺情報は正規化・名寄せされ、より正確なものとなります。なお、名刺画像の取り込みはスキャナや複合機からも可能です。

クラウド名刺管理サービスの『Sansan』との連携も可能で、Sansan上にある名刺情報を自動でPhone APPLI PEOPLEへ連携する機能があります。名刺登録や企業情報の取得はSansanを利用し、その検索やスマートフォンの着信表示はPHONE APPLI PEOPLEを利用するといった併用ができます。

着信時に相手先情報が表示されてチャンスを活かせる
Web電話帳・名刺管理クラウド:PHONE APPLI PEOPLE

今なら無料トライアルお申込みで ¥3,000 OFFクーポンプレゼント[AD]

個人情報漏洩の心配もなし

PHONE APPLI PEOPLEで管理されたコンタクト情報はスマートフォン内には保存されませんので、もしもスマートフォンを紛失したとしても情報漏洩の心配もありません。そのためBYOD(個人所有の機器の業務利用)を導入している企業であっても安心して利用できます。

また、スマートフォンの電話帳に登録されていない電話番号からの着信であってもPHONE APPLI PEOPLEに登録されている番号であれば、発信者の氏名や所属が画面に表示されるので「着信しているが、この番号が誰なのか不明なので応答して良いのかわからない」といったこともなくなります。

最近よくある電話詐欺がかかってきても、発信元情報で相手の信頼性を判断することができるのです。

さらにPHONE APPLI PEOPLEで認証済みのスマートフォンに限ってコンタクト情報にアクセスできるように設定が可能です。たとえば退職や部署異動などによりコンタクト情報へのアクセスが不要になった社員がコンタクト情報へアクセスするのを禁止することができます。

また、PCまたはスマートフォンに対してデータの持ち出しを制限する機能を提供されています。これにより文字列や入力フォームのコピーを禁止したり、スクリーンショットの取得を制限したりが可能です。これも情報漏洩対策として、嬉しい機能です。

安否確認

災害発生時に社員の安否確認を行う機能です。たとえば地震発生時にシステムがその情報を検知し、登録されている社員のコンタクト情報から自動で安否確認を行います。社員同士でも安否状況を一目で確認でき、災害時のBCP(事業継続計画)にも有用な機能です。

トーク

LINEのようなチャット機能ですが、PHONE APPLI PEOPLEのコンタクト情報にある「TALK」ボタンをタップするだけで、別のアプリを起動することなく即座にチャットを開始できます。1対1はもちろんグループでの利用も可能です。また、ファイルを送受信したり、チャットのログをダウンロードしたりする機能もあります。なお、次に紹介するMicrosoft 365連携により、Microsoft Teamを使ってのコミュニケーションも可能です。

各種クラウドサービスとの連携

代表的なクラウドサービスとの連携が可能です。Share Point Online連携およびBOX連携では、それらに保存されている資料に対してフリーワードでの検索が可能で、そのコンタクト情報を抽出し、資料の作成者に連絡を取ることができます。

さらにSkype for BusinessのプレゼンスをPHONE APPLI内の電話帳にアイコン表示することが可能で、それをクリックすることでSkype for Businessが起動しチャットを開始できます。

Skypeは中小企業ではあまり使われていませんが、マイクロソフトが提供するネット電話の機能で通常の電話とも通話できるのが特徴です。PCブラウザ版に限られますが、Microsoft 365のスケジュールをPHONE APPLIのコンタクト情報に表示することもできます。

スマートフォン用内線電話アプリケーションの「UNIVERGE ST500」(NEC)や「SmartPBX」(NTTコミュニケーションズ)、「ConnecTalk」(ソフトバンク)との連携も可能で、PHONE APPLI PEOPLEの電話帳内の内線番号をタップすると、これらのアプリを経由して内線電話を発信できます。

各種コラボレーションツールにも対応しています。LINE WORKSやslack、Webex Teams、Microsoft Team Chat、Microsoft Team Call、Chatwork、Cisco Webexとの連携が可能で、これらのツールのコンタクト情報をタップすることでチャットや通話を開始することができます。

導入は月額300円/ユーザーから

多くの企業で利用されているPHONE APPLI PEOPLEですが、導入の敷居は低く、1ユーザーあたり月額300円から利用が可能です。なお、初期費用として50,000円が必要です。御社でも150万以上のユーザーを持つPHONE APPLI PEOPLEの導入を検討されてはいかがでしょうか?

PHONE APPLI PEOPLEの導入事例

PHONE APPLI PEOPLEの導入事例をいくつかご紹介しましょう。まず製造業から。建設用重機大手の株式会社小松製作所(コマツ)ではPHONE APPLI PEOPLEを導入し、固定電話の導入を最小限に抑え、コスト削減に成功しています。

味の素株式会社では、社内で利用していた内線番号やFMC番号の統合管理を実現し、スマートフォンから社員の情報を閲覧したり、常に最新の連絡先が利用できたり、さらに名刺情報を全社で共有することにも成功しています。

情報通信業では、ヤフー株式会社で導入されています。同社ではiPhoneを内線電話システムの端末として全社員に配布した際、電話帳情報が共有されておらず誰からの架電かがわからないことで不満が噴出したそうです。そこでPHONE APPLI PEOPLEを導入したことでiPhoneの電話帳に登録されていなくても、着信時の名前表示を実現しました。

エイベックス株式会社では、オフィス移転時にフリーアドレスに対応したスマートフォンの位置情報連携およびマルチキャリアFMCに対応したWeb電話帳を採用したことで、社員同士のコミュニケーションが良くなり好評だということです。

そのほか東急不動産ホールディングス株式会社、三井不動産株式会社、三菱商事株式会社、リコージャパン株式会社、株式会社ファミリーマート、株式会社ニトリ、みずほ銀行株式会社、三菱UFJ信託銀行など日本を代表する企業の多くで利用されており、そのライセンス数は150万件を突破しています。

あわせて読みたい