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見過ごされがち!電話対応の“業務効率”を一気に上げる支援サービス

2021.03.15

昨今では新型コロナウイルス感染症が蔓延し、多くの経済的被害を中小企業だけでなく大企業までもが受けることとなりました。このような状況において企業は従業員の身体的安全を最優先に考える必要が出てきました。それに伴い従業員の仕事の在り方などを再考する必要があります。

企業がこの経済状況の中で生き残るためには従来の働き方を大きく変革し、業務を効率化することで、従業員の安全を考慮するとともにテレワークなどの状況下においてもムダを省き、生産性を大幅にあげることが可能になります。

そして、作業効率をあげることで、新型コロナウイルス感染症拡大のような緊急事態になったとしても売上を効率的に伸ばすことが可能となります。したがって現在、業務の効率化を行うことが急務となります。

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そんな中で見過ごされがちなのが、電話の受付業務

現在、業務効率化システムのツールは多数存在しています。

導入事例では、ビジネスチャットの『Slack』や『Chatwork』、会計ソフトの『freee』や『弥生会計オンライン』、『Photoshop』や『Illustrator』、『Adobe XD』などのAdobeサービス、『Word』や『Excel』、『PowerPoint』などのOffice365は非常に有名です。

これらの業務効率化システムのツールは非常に便利で、売上を大幅に伸ばすことができるツールとして導入している企業は数多く存在しています。そんな中であまり知られていない、もしくは見過ごされがちなのが、電話の受付業務のツールです。

電話の受付業務は業務効率化においては見落としやすいポイントですが、欠かせない仕事のひとつです。筆者自身、コロナ禍で会社を効率よく経営していくにあたり、お仕事依頼のお電話などを効率化したい感じる場面が増えました。この電話の作業を効率化することで、生産性が飛躍的に上昇していきます。

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適切な担当者に電話を回せないと、せっかくの機会を逃すことも

アポイントメントを取る際に「電話でないと人に伝わらない」と考える企業は少なくありません。

相手に気持ちをしっかりと伝え、実際にお仕事に結びつけるまでの手段としては電話で実際に話をすることが非常に重要です。筆者自身もお客様とお話をさせていただく場合はお電話にてさせていただくことが多くあります。

また、メール文章ではなく実際にお話をすることにより、相手はどのような人なのかを知ることができ、信頼に繋がりやすいです。

そこで、新型コロナウイルス感染症の蔓延に伴い、オフィスワークを控えたい企業は多数ありますが、電話対応はどのように対処すれば良いのでしょうか。万が一、電話対応を怠ってしまっていた場合、せっかく巡ってきたチャンスを逃してしまう可能性も十分にあります。

テレワーク中にかかってくる電話対応の効率化は必須です。従業員の負担も減りますし、オフィスに出向くこともなく安全性も確保することが可能です。

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詐欺電話で個人情報や機密情報が奪われるリスクも!迷惑電話対策も大事

電話にて仕事の依頼が来る場合はもちろんですが、迷惑電話対策も効率化することができます。お仕事依頼の電話とは異なり、迷惑電話は対応するのに多くの時間を費やしてしまいますし、売上に繋がるものではないので、時間のムダになってしまいます。

また、詐欺電話などに対応してしまうと、個人情報または機密情報の漏洩の可能性もありますが、電話対応効率化のツールを使用すると個人情報や機密情報が奪われる可能性もなくなり、セキュリティー面でも非常に効果的です。ムダを最大限に省き、業務効率化に繋がり、セキュリティー面で情報の漏洩の心配なども無くなります。

それを解決するPHONE APPLIのようなCTIソフト

電話業務のIT化として一般的なCTIソフトをご存知でしょうか? CTIとは“Computer Technology Integration”の略で、“コンピューター電話統合”などと訳されます。文字通りコンピューターと電話やFAXなどの機器を統合し、電話応対の業務を効率化するシステムのことです。

たとえば、『PHONE APPLI』のようなCTIソフトを導入することにより、上記の問題点が一気に解決します。業務上のムダを最大限に省くことができ、業務効率化へと繋がり、情報漏洩などの心配も無くなります。

特に新型コロナウイルス感染症の蔓延により被害を受けた企業はこのようなCTIソフトの導入は業務を進めていくにあたり、非常に重要な役割を果たすでしょう。また、新型コロナウイルスによる影響が少ない企業であっても、今後どのような場面で同じような状況になるかはわからないので、常に業務効率化を意識し、従業員の安全の確保とともに経済面での安定を目的とした対策を常日頃より取らなければなりません。

Adobeサービスや会計ソフト、Office 365などだけではなく、電話対応もしっかりと見直し、生産性をあげるためにCTIソフトの導入も考えてみてはいかがでしょうか。

*ty.photo / PIXTA(ピクスタ)

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