社員が立て替えた交通費などの費用の経費精算は、会社にとっても、社員にとっても重要な手続き。社員が申請した経費を経理担当者が処理するのが一般的ですが、実は経営者が想像しているより、手間や時間がかかる作業であることをご存知でしょうか？
特に慢性的な人手不足に悩まされることが多い中小企業では、経理に関する知識を持たない社員が経費精算を担当することもあります。このような場合では、重大なミスやトラブルの原因につながることもあるでしょう。
このような中で注目されているのが“経費精算システム”です。経費精算システムには、経理の負担や作業間に発生するミスを軽減させるなどのメリットがあります。
今回は、経費精算の問題点や、実際に経費精算システムを導入した場合のメリットなどを、順を追って解説します。経費精算システムを検討したことがない方も、ぜひ一度目を通してみてください。
経費精算システムとは
“顧客の接待などによる飲食費”や“備品の購入費”、“移動による交通費やガソリン代”、“出張などの旅費”など社員が立て替えた経費は、多岐にわたるでしょう。
経費精算システムでは、このような社員が仕事上で立て替えた経費を会社側で精算をする際に、必要となる作業をシステム上で実施するための仕組みをいいます。具体的には、社員による領収書や申請書の提出、上司による承認、経理担当者による確認などの作業を行うことができます。
現在展開されている経費精算システムは、オンラインで使用できるものが主流です。パソコンやスマートフォンのブラウザやアプリから使用できることから、リモートワークでも経費精算がスムーズにできます。
中小企業が経費精算システムを導入すべき3つの理由
経費精算システムを導入することによって、どのようなメリットがあるのでしょうか？ ここからは導入事例から、中小企業が経費精算システムを導入することで、日々の業務がどのように改善されたかをご紹介します。
（1）書類がデータ化され管理しやすくなる
A社の経費精算は、これまでは紙で実施していた方法が主流でした。具体的な流れとしては、まず社員が日付や用途などの情報を記載した申請書とともに、負担した経費の領収証を経理へ提出します。その後、経理がその内容に誤りや不備がないかを確認したうえで、適切な勘定科目で計上していました。
経理が社員の立て替えた経費を精算するためには、当然ながら領収証が必要です。したがって、経費精算1件あたり少なくとも1枚以上の領収証と申請証、そして、経費計上した伝票書類が存在するという状況でした。
もちろん経費精算は1件だけではいので、このような経費が積み重なり、経理が管理しなくてはならない書類は膨大な量になります。これらの書類を会計監査などに備え、内容や種類ごとに整理したうえで保管をしなければなりません。ただでさえ多岐にわたる作業が求められる経理にとって、書類の取りまとめは非常に憂鬱な作業の一つでした。
そこで、経費精算システムを導入したところ、これらの悩みは解決に向かうことに。領収証や申請書はすべてデータ化され、オンライン上で自動的に仕分けがされることから、経理は紙の書類を管理する必要がなくなりました。一方、経営者側としては、紙の書類を保管するためのスペースや、ペーパーレス化により用紙代やプリンターの印刷代を抑えることが可能になるというメリットもありました。
（2）経理の作業ミスを防ぐことができる
どれほど集中力を高め、真摯に取り組んでいたとしても、人間ならば誰しもミスをするものです。経理のような、複数のルールに従い、多くの計算をこなさなければならない作業であれば、なおさらです。
B社の経理では、伝票の入力や電車代・バス代の計算などの入力・計算間違いが生じることがよくありました。また、交際接待費から除外できる5,000円基準*を忘れ、少額の飲食代を誤って計上してしまうことも。このようなミスを防ぐために、確認作業を入念に行ったり、確認担当者をもうけたりなどの対策を講じる必要があり、さらなる時間や人手がかかっていました。
このような状況のなか、経費精算システムを導入したことにより、うっかりミスが減少。交通費の計算は、駅名やバス停の名称を入力すれば自動的に計算されるので、計算間違いはおこりません。また、交際接待費の5,000円基準*などのルールも、自動で加味されることから、誤った経費申請が発生されることが減少。これにより経理の作業時間を大幅に減らすことができました。
* 接待交際を目的とした飲食代であっても、1人あたり5,000円以下であれば、接待交際費から除外することができます。
（3）申請者への確認作業の負担が軽減できる
企業を舞台にしたドラマなどで、経理が営業担当者に経費精算を催促するシーンを目にしたことがあるのではないでしょうか。C社ではこれが日常茶飯事でした。
営業担当者が日々の忙しさから、経費精算をなかなか申請しなかったり、領収証を紛失したにも関わらず立て替え分の精算を請求するケースが多発。このように申請者側に不備があるため、経理は申請者への確認作業に追われ、思うように精算処理を進めることができませんでした。経費精算システムを導入することで、この経理の悩みはどう解決したのでしょうか。
申請者が経費精算を申請する際、まず保管しておいた領収書を見つけて整理するところから始めることが多くありました。領収書が探すところから入るので、ついつい後回しにしてしまいがちに。しかし、経費精算システムの場合、スキャンやスマホカメラによる撮影などの方法で、その場で領収書をデータ化し、申請することができます。営業担当者は出先や在宅からも手軽に行うことができ、申請の遅延や領収書の紛失が減りました。また、コロナ禍の影響により出社数が減少した際も、スムーズに対応することができたのです。
さらに、他にもデータ化やオンラインならではのメリットが。まず、経理も日付や種類などから目当ての領収証を容易に検索することができるため、伝票綴りを一枚ずつめくっていく作業から解放されました。また、上司の承認が必要な経費精算の場合でも、オンラインで承認を受けることが可能になるため、より効率よく進められるように。そして、経理も、未承認の書類がどの段階で滞っているかを即座に確認することができるため、所在を確認して回る必要もなくなりました。
まとめ
経費精算システムは、できるだけ作業を簡略し、集中しがちな経理の負担を軽減したいと考える中小企業に向いているでしょう。また、インターネットにアクセスできる環境であれば、どこでも経費精算を行うことができるので、テレワークによる在宅勤務が増加している昨今の事情にも適しています。昨今ではさまざまな経費精算システムが展開されていますので、入念に情報収集をしたうえで、自社に沿ったシステムを見つけてみてはいかがでしょうか。
* takeuchi masato / PIXTA(ピクスタ)
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