郵便物の処理について

弊社もわたしが全て開封しています。

会社宛に届いた郵便は、個人のものではないと思うので問題ないと思いますが、、、。

> 会社宛てに届いた郵便物は、総務で受付印(日付）を
> 封筒にスタンプし、開封してからそれぞれの担当者へ
> 渡しています。宛名は個人名が書いてないこともありますし、中身を確認してから振分けているのですが、営業から「なぜ開封するんだ？」という声がでているらしいのです。
> 自分宛てに来た郵便物を開封されることに対して抵抗感が
> あるのかもしれません。
> みなさんの会社ではどうされているか教えてください。

> 会社宛てに届いた郵便物は、総務で受付印(日付）を
> 封筒にスタンプし、開封してからそれぞれの担当者へ
> 渡しています。宛名は個人名が書いてないこともありますし、中身を確認してから振分けているのですが、営業から「なぜ開封するんだ？」という声がでているらしいのです。
> 自分宛てに来た郵便物を開封されることに対して抵抗感が
> あるのかもしれません。
> みなさんの会社ではどうされているか教えてください。

こんにちは。
基本的には開封しません。
どの部署に配布するのかが困難な郵便物のみ開封しております。
私個人的な意見ですが、開封する必要がないものをわざわざ開封する必要性が無いと思います。

こんにちは。
げんたといいます。

弊社の場合、個人名宛にきた郵便物は一切開封しておりません。
というのも、弊社の場合、税理士法人や会計事務所、弁護士事務所などに類する弊社の業務の特殊性もあり、社内の部署間であっても一切の情報が秘密文書に該当するからです。

また、経理に関する郵便物（銀行・リース会社・物品の購入等）についても、基本的に経理担当者に直接渡しています。一般の社員には知られたくない数字も中にはあります。
例えば住民税の納付通知書など、そこから貰っている給料の凡その金額等も分かりますし、給与振込みを実際に行っていない人、経理業務とは全く関係ない人にも知れ渡るのは社員としては気持ち良いものではないですから。
もちろん、経理人事総務すべてを１人の人が行っているなど、会社の規模などにもよりますが、書類の中身によっては秘密文書に該当するものもあったりするとは思います。

その意味で、すべての郵便物を開封するということについての私見ですが、宛先を確認するだけで、その書類を見ても中身が意味するものについては開封者は分からないから問題ない、という事ではなく、担当者以外が重要書類を見てる・見れるという事が会社によっては問題になりえると思います。

げんたさん、こんにちは。回答いただきありがとうございます。
当社は社員40名足らずの規模で総務・経理・人事をすべて
私ともうひとりの2名で行っています。当然のことなら、個人の収入に関することや会社の財務、経理に関することを他部署に漏らすようなことは決してありません。
つまり、そのての書類はほとんどは、私たちの部署で処理されるべきものなのです。
ちなみに営業あての郵便物といえば顧客からの注文書類がほとんどです。
そこらへんはご理解いただければと思います。

> こんにちは。
> げんたといいます。
>
> 弊社の場合、個人名宛にきた郵便物は一切開封しておりません。
> というのも、弊社の場合、税理士法人や会計事務所、弁護士事務所などに類する弊社の業務の特殊性もあり、社内の部署間であっても一切の情報が秘密文書に該当するからです。
>
> また、経理に関する郵便物（銀行・リース会社・物品の購入等）についても、基本的に経理担当者に直接渡しています。一般の社員には知られたくない数字も中にはあります。
> 例えば住民税の納付通知書など、そこから貰っている給料の凡その金額等も分かりますし、給与振込みを実際に行っていない人、経理業務とは全く関係ない人にも知れ渡るのは社員としては気持ち良いものではないですから。
> もちろん、経理人事総務すべてを１人の人が行っているなど、会社の規模などにもよりますが、書類の中身によっては秘密文書に該当するものもあったりするとは思います。
>
> その意味で、すべての郵便物を開封するということについての私見ですが、宛先を確認するだけで、その書類を見ても中身が意味するものについては開封者は分からないから問題ない、という事ではなく、担当者以外が重要書類を見てる・見れるという事が会社によっては問題になりえると思います。

ちびまるこ　様

こんにちは。

営業が不正をしていないか監視する等の目的でもない限りは、開封しなくても良いのではないかと思います。
宛先部署が明確なのであれば、そのまま渡す方が、開封する手間もかからなくて楽ですよね。

ちなみに、私の概念では、自分宛以外の郵便物を開封する場合として、以下のものがあります。
　・宛先部署が不明なもの
　・社長等、一定以上の役職者宛の郵便物（芸能事務所がアイドル宛の郵便をチェックするのと同じ理由です。秘書等、決められた人が開封します）
　・長期で休んでいる人宛のもの（急ぎの用事であれば、同じ部署のものが代理で担当しなければならないため）

ただし、いずれの場合でも、個人名宛で「親展」の表記があれば、絶対に開封しません。

なるほど。開封する郵便物が具体的でわかりやすいです。
参考にさせていただきます。
ありがとございました。


> ちびまるこ　様
>
> こんにちは。
>
> 営業が不正をしていないか監視する等の目的でもない限りは、開封しなくても良いのではないかと思います。
> 宛先部署が明確なのであれば、そのまま渡す方が、開封する手間もかからなくて楽ですよね。
>
> ちなみに、私の概念では、自分宛以外の郵便物を開封する場合として、以下のものがあります。
> 　・宛先部署が不明なもの
> 　・社長等、一定以上の役職者宛の郵便物（芸能事務所がアイドル宛の郵便をチェックするのと同じ理由です。秘書等、決められた人が開封します）
> 　・長期で休んでいる人宛のもの（急ぎの用事であれば、同じ部署のものが代理で担当しなければならないため）
>
> ただし、いずれの場合でも、個人名宛で「親展」の表記があれば、絶対に開封しません。

回答いただきありがとうございました。
ご意見聞いて、ほっとしましたが、会社によってもいろいろですね。
みなさんのご意見を参考にさせていただきます。

> 弊社もわたしが全て開封しています。
>
> 会社宛に届いた郵便は、個人のものではないと思うので問題ないと思いますが、、、。
>
> > 会社宛てに届いた郵便物は、総務で受付印(日付）を
> > 封筒にスタンプし、開封してからそれぞれの担当者へ
> > 渡しています。宛名は個人名が書いてないこともありますし、中身を確認してから振分けているのですが、営業から「なぜ開封するんだ？」という声がでているらしいのです。
> > 自分宛てに来た郵便物を開封されることに対して抵抗感が
> > あるのかもしれません。
> > みなさんの会社ではどうされているか教えてください。

回答ありがとうございます。
確かにそのまま渡す方が手間が省けますね。
みなさんのご意見、参考にさせていただきます。

> > 会社宛てに届いた郵便物は、総務で受付印(日付）を
> > 封筒にスタンプし、開封してからそれぞれの担当者へ
> > 渡しています。宛名は個人名が書いてないこともありますし、中身を確認してから振分けているのですが、営業から「なぜ開封するんだ？」という声がでているらしいのです。
> > 自分宛てに来た郵便物を開封されることに対して抵抗感が
> > あるのかもしれません。
> > みなさんの会社ではどうされているか教えてください。
>
> こんにちは。
> 基本的には開封しません。
> どの部署に配布するのかが困難な郵便物のみ開封しております。
> 私個人的な意見ですが、開封する必要がないものをわざわざ開封する必要性が無いと思います。

こんにちは。
すでに結論が出ているようですが、私見を書かせて頂きます。
開封するかしないかは、それぞれの職場環境によると思います。

未開封派の方々は、前提として「会社の住所を個人的に使用することを禁止している」上で社員を信頼しているからかと思われます。そして、もし問題が起きたとしてもその責任を取る人が明確な為に、未開封でも良いとしているのだと思われます。

皆さんはまともな会社ですので、不正等の監視は必要ないと思われますが、色々な事例があります。

例えば、建築業等にみられる手間賃。小さい土建屋さんでは、担当者が発注を受けて物品の販売及び納品及び施工までを行います。しかし、会社には施工は顧客が別な所に頼んだという事を報告し、実際は担当者個人で工事の契約をして施工する、と言ったものが良く見られます。

他にも、上記のように顧客には会社とやり取りしているように見せかけて、別事業を個人的に行っている場合が有ります。

不正を、完全にふせぐ事は難しいですが、抑制することは可能です。

簡単な方法としては、そういった事をチェックする人を決めて責任を持たせることです。チェックする事で抑制できますし、責任者を決めれば情報漏洩等のリスクも少なくなります。大きな会社では、各部所の長が責任を取ると思われますが、小さい会社では誰も責任を取る人がいないうえに管理できません。そうなると、必然的に事務員が責任を持ってチェックすることになります。

そういった場合、会社の管理責任上の観点から、個人名の封書であっても開封する事に問題がなくなります。

その他に、入社審査が緩い小さい会社を転々としている人が居ます。そういった人は、自宅を持っていない人が少なくなく、居候やネットカフェを転々としていたりします。そういった人が私書箱的な扱いで会社の住所を使う事もあります。その場合、辞めた後に、いろいろな請求書が送られてきたりして面倒な事もあります。

また、飲食店や店舗でサービスを受ける際、ダイレクトメール用に住所を登録するケースなどで、自宅ではなく会社の住所で登録することもあります。

そういった、（不正ではないが）会社住所の私的使用を抑制する上でも、責任者を決めてチェックすることは良いと思います。

要するに、各職場で必要な所もあれば、逆に開封してはいけない所があったり、開封する必要がないとして、単に分けるだけのところがあったりと、様々でこれが正解というものはありません。

ただ、さまざまな管理の面やリスクの面を考慮し、開封する理由及び開封しない理由を明確にしたほうがよいと思われます。

個人的な意見では、前提として「会社住所の個人使用の禁止」をうたっていれば、会社宛の文書として、その個人を監督又は管理する立場の人であれば、開封して問題ないと考えられます。

ちなみに現在の職場は個人宛の封書が来ること自体がありません。また、封書を確認する人（責任者）が決まっています。まれに来る上長分の親展文書のみ未開封で渡しその他は全て開封しています。もし、個人名で親展文書が来た場合、上長から「会社住所の個人使用の禁止」を説明し、次回以降は開封する旨を伝えています。

長々と申し訳有りませんでした。

ちなみに以前にも同じ様なスレがあったので、そちらにも私の意見も書き込んであります。
http://www.soumunomori.com/room/thread/trd-120276