社員不在の件を事前に通知する文書

お世話になります。

今度、社外の会議室をかりて、
全社会議を平日の営業時間帯に実施することになりました。会議へは全社員が参加するため、オフィス内は社員不在となります。
その旨を事前に取引先やクライアント各社へ通知文書でお知らせしたいのですが、該当文書の雛型や、文書の題名の適当な表現がございましたらアドバイスいただきたいのです。
何卒よろしくお願いします。