年賀状や暑中見舞いハガキの送付

弊社では、年賀状・暑中見舞いを得意先や協力会社へ送っています。
私は担当として、基となるデータを各課が見やすいよう加工したリストにし、各課長へ発信しています。
各課長は、住所録を見直して追加・訂正・削除等メンテナンスをして総務課へ提出します。私は、その戻ってきたリストを基データに反映させ筆まめでハガキ印刷をして郵送しています。

問題は、各課からの見直しがきちんとされておらず、社名変更を見過ごしたり、廃業の客先が削除されていない、又他の課との調整が必要な訂正がされていたり等、見直しの不備があり、今後の見直し方法を考えなおしたいと思っています。

皆さんの会社では、年賀状や暑中見舞いを郵送する場合、毎年の見直しをどのようにしていらっしゃいますか？

客先に過不足なく不備なく郵送するための見直しに、何か
ご意見ありましたら教えて下さい。お願いします。