受付の名刺取次について

私は病院の受付をしていますが、名刺の取次に関してお尋ねします。

受付で来院された方の名刺をお預かりし、担当者を呼んだ後、担当者がいた場合は、
お待ちいただいている間に名刺はお返しするのでしょうか？


名刺はそのまま受取っておくところと、お返しするところと
あるみたいなのですが、
その事業所毎に違うものなのでしょうか？

今は担当者を呼び、お返ししてますがすごく気になります。

担当者不在の場合は名刺をお預かりし、「来院された旨お伝えいたします」としていますが、これも正しいのでしょうか？

よろしくお願いいたします。