【在庫管理】資料の在庫

弊社では、20種類近くの営業資料やプレスリリース（広報資料）などがあります。

各フロアに在庫をおいているのですが、急に1000枚単位でなくなり、社内在庫がゼロになってしまうことがあります。

みなさんの会社では、在庫管理をどのようにされていますか？
使用するたびに、管理台帳に記入してもらうなど、されていますか？
社員160名と小さな会社ですが、「大量に使う場合は、総務までお声がけを」というのでは、まわらなくなってきているな、と最近感じています。

複数のフロア、部署、スタッフの出入りがある中で、使用状況、在庫を把握されている方法・工夫などありましたら、紹介いただけますでしょうか？