備品の管理についてご質問があります

備品というのは消耗品（紙やトナー等）のことでしょうか。
私のいる部署では、消耗品は少し多めに買い、使用量と発注から納品までの時間を元に発注タイミングを決めています。
そのタイミングを元に、これを切ったら発注が必要という箱に「これを開けた人はこのカードを管理者に渡してください」というカードを付けています。

札を渡す（机に置く）だけですので使用者の負担はそれほど大きくありませんし、
カードにカタログ番号や発注先等を書いておくと、発注する際にカードさえ見れば何をどこに発注すればいいのかが分かります。