稟議書のルールについて

一般常識レベルの質問ですので、非常にお恥ずかしいのですが、誰に聞いていいか分からずネットや文例集を見てもイマイチ分かりませんでしたので、ご教授いただけましたら幸いです。

稟議書についてなのですが、起案者から関係部署の幹部回覧中に、内容についての質問や疑問が鉛筆で書かれており、その回答が欄外にまたもや鉛筆で書かれている稟議書が総務に来ます。

書いた方の署名が無い上に鉛筆書きで、これが決裁者にまわり捺印されたら、正式文章として保管されるわけなのですが、これはいかがなものかと指摘を受けました。

確かにいかがなものかとは思いますが、それを指し示すもの（稟議書の書き方や常識等）があれば教えてください。

レベルが低くて恐縮ですが、何卒宜しくお願いいたします。