贈答品の発注・管理について

人事異動の時期に発生する「贈答品（商品券・花・品）」に①発注方法②管理方法について、皆様はどのような方法を使っているのでしょうか？
こちらは現在、①百貨店へ注文票をFAX②会社に納品した場合は、依頼をした担当者へ連絡しFAXした注文票に受取サインをしてもらっています。※請求時が記憶との勝負でどの部署負担か注文票をめくって支払い伝票を作成しています。