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相談の広場

総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

職員通用口の暗証番号

著者 かずえもん さん

最終更新日:2019年03月07日 12:22

私、職員60名ほどの病院の総務を担当しております。
病院ですので、入院患者さんがおり夜勤帯で働く職員もおり、掃除や給食など
業務提携をしている外部業者の方もいます。
業務手順書によると退職者の退職後、職員通用口の暗証番号を変更する、とあり、
この春先、退職者が多く、それぞれの日にちもバラバラで、月末、給与〆日、
または契約期間満了日とそれぞれに退職予定です。その都度、院内メールで
暗証番号をお知らせし周知をしておりますが、業務内容によってはメールを
見れない職員もおり、暗証番号を知らされていないと文句を言ってきたり、
高齢の職員は覚えきれないと愚痴ってきます。
他の事業者の方々はどのように対応されているかお聞きしたいと思い、相談させ
ていただきます。

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Re: 職員通用口の暗証番号

著者 はぐれメタル さん

最終更新日:2019年03月07日 16:39

こんにちは、昔ながらの暗証番号による開錠にはその番号の変更や周知徹底に多くの時間を費やしていると思います。
特に、従業員数が多いとか入退社が多いとかだと大変苦労をしていることと思います。

例えば一つの方法として、現在の方法を大幅に変えてみてはいかがでしょうか?
セコムなどのセキュリティ会社と契約して、各々のカードをかざして開錠する方法なのですが、これにすれば個人ごとに開錠の許可をPCで設定できます。

勿論のことですが、退職すればカードの回収とPCでそのカード番号を使用不可にするだけで何時でも出来ますし、他の従業員には一切手間はかけません。
それに費やしていた時間も大幅に削減出来ると思います。
また、従業員の入退出時間が記録管理されます。

質問に対しての直接的な回答ではありませんけど、こういった方法もあると思いましたので...。



> 私、職員60名ほどの病院の総務を担当しております。
> 病院ですので、入院患者さんがおり夜勤帯で働く職員もおり、掃除や給食など
> 業務提携をしている外部業者の方もいます。
> 業務手順書によると退職者の退職後、職員通用口の暗証番号を変更する、とあり、
> この春先、退職者が多く、それぞれの日にちもバラバラで、月末、給与〆日、
> または契約期間満了日とそれぞれに退職予定です。その都度、院内メールで
> 暗証番号をお知らせし周知をしておりますが、業務内容によってはメールを
> 見れない職員もおり、暗証番号を知らされていないと文句を言ってきたり、
> 高齢の職員は覚えきれないと愚痴ってきます。
> 他の事業者の方々はどのように対応されているかお聞きしたいと思い、相談させ
> ていただきます。
> "

Re: 職員通用口の暗証番号

著者 かずえもん さん

最終更新日:2019年03月09日 10:44

回答いただきありがとうございます。
しかしながら、新規システムを導入する予定はなく、現状のままの予定です。

Re: 職員通用口の暗証番号

著者 ユキンコクラブ さん

最終更新日:2019年03月10日 15:42

> 回答いただきありがとうございます。
> しかしながら、新規システムを導入する予定はなく、現状のままの予定です。


取引先に伺うたびに、従業員通用口(暗証番号必要)を利用させてもらっていますが。。。

最初は、その都度インターホンで呼び出して、中から開錠してもらっていました。
今は、来所する回数が増えたため、暗証番号を教えてもらっていますが、、
連絡方法は、口頭のみ。。
変更があった場合は、変更された旨のみ連絡があり、伺った時に、インターホンで呼出して、開錠してもらい、中に入ってから「次回からこの暗証番号で、、、」と口頭で教えてもらうだけです。
当社でも数人出入りが有りますが、当社内での暗証番号を教え合うことはありません。「取引先の暗証番号がかわったから、確認しておいてね。」。。で終わりです。
メモ等に残すことは禁止。メールやFAXでの連絡も有りません。
社員さんたちにも聞きましたが、暗証番号を教えてもらって、各自で管理する時は、社外持出し禁止(スマフォやスケジュール帳への記入も禁止)、かつ、書いた紙を保管する場合は、鍵のかかる引き出し等で管理。。。社内においても持ち歩きはできないとのこと。また、社員同士で教え合うこともなく、わからない場合は、管理監督者(各部署の責任者:部長とか課長とか)に直接聞いて教えてもらうことになっているそうです。全体に教える時は、朝礼等で一斉に番号が変わりました。。。ということを伝えて貰っているようです。。。
暗証番号変更時期は、原則として3か月ごとに変えるそうですが、、、退職が有る無しではなく、期間で変えているそうです。。。
退職者等の来所においては、お客様用出入り口(正面玄関)を利用するように伝えているようです。

先日、私も暗証番号を忘れてしまい、、どうしようかと思っていたところ、社員さんとばったり会って、社員さんがパスワードを押してくれたので、一緒に入ることができました。。後で責任者の方に、再度パスワードを確認しました(汗汗)

暗証番号は管理さえしっかりしていればよいので、利便性を考えては意味が無いと思いますよ。。。

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