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相談の広場

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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

給与計算時の環境について

著者 ひらり さん

最終更新日:2019年12月02日 14:57

こんにちは。
今回は給与計算を担当されている方にお聞きしたいのですが、
給与計算時の作業環境はどうなっていますか?
具体的に言いますと・・・
私の場合は残業や有休の届出書の集計・出勤簿の集計を自分のデスクで行ない、そのデータを元に給与計算ソフトの入ったPCへ移動して入力処理・計算処理を行なっていきます。

最近社内で「個人情報保護」をもっと強化するという課題が上がったのですが、その給与計算ソフトが入ったPCというのが事務所の壁側に設置されていて、レイアウトの都合上、他の社員側にモニターが向いています。

当然、事務所内で社員が歩き回るとPC前も通ることになります。
モニターを覗きに来る方はいませんが、社員の個人情報の修正等も行なうため、個人情報保護の観点からいくと、現状のままではいけないのかな・・・と思っています。

みなさんのところでは、給与計算は別室で行なう等・・・何か対策はされていらっしゃるのでしょうか?

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Re: 給与計算時の環境について

著者 -くろ- さん

最終更新日:2019年12月03日 10:05

こんにちは。

当事業所も以前はそういったことに無関心だったので同じような状況でしたが、改善してもらいました。

環境としては、「自分の机のPCから入力」「独立した部屋はない」という状況で、
①机は島状(机3台向かい合わせ)にして配置。
②人が通らない端(奥)の方で、後ろは壁(一般職は関係ない書類棚)。
③隣の机は作業台として誰が使っても良いが、給与計算等の際は使用不可。

同じようなケースで、上長(部長や課長)の席が独立していて、机や椅子が大きく(少し高い)、後ろが壁や窓といったケースがありますが、単に全体を見まわせるといったことだけでなく、重要な書類等を見られないようにする意味もあります。

レイアウトの変更が難しい場合は、パテ―ションで区切ったり、隔離されているであろう上長の机を借りたり、入力を人がいない時間帯に限定する、などの対処は可能かと思われます。

給与は、「給与額」だけでなく、「評価」「人事」「扶養等(家族状況)」等が絡んできますので注意したほうが良いと考えます。
全社員の給与を公表するところもあるようなのですが・・・

Re: 給与計算時の環境について

著者 ひらり さん

最終更新日:2019年12月09日 09:38

> レイアウトの変更が難しい場合は、パテ―ションで区切ったり、隔離されているであろう上長の机を借りたり、入力を人がいない時間帯に限定する、などの対処は可能かと思われます。

お返事いただきありがとうございます。
本当はレイアウトを変えることが一番なんですけど、事務所の間取りからそれはできない状況なので悩んでいました・・・。
時間帯を限定するという発想はなかったので、そういう視点から考えてみないと思います!
ありがとうございました!

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