相談の広場

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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

課員が増えそうで困る

著者 チャコルカ さん

最終更新日:2021年10月22日 23:20

お世話になっております。
少し前に「ヒマな時の総務職の働き方について」という題で相談させていただきました。
タイトルの通り仕事がヒマ気味で困っていたのですが、周りからは業務量が多くて大変そうに見えるのか、追加で一名が総務として配属されるかもしれないという話になりました。

正直なところ、やってもらうことがほとんど無くて困ります。

効率厨なタイプでほとんどの業務を自動化しているので、半端に仕事を振ってもチェックや進捗確認で余計に時間が取られる気しかしません。
特にエクセルなんかは自分用にマクロを色々と組んでいるので、下手に触られてないか心配するのに疲れてしまいそうなくらいです。
利点といえば課員が増えることにより有休等の休みが今よりも取りやすくなるくらいでしょうか(現状でも不満なく取れてはいますが)。

上司からは今は会社が大きくなってる真っ最中なので、来年再来年は社員数も倍くらいにはなってもっと忙しくなるから、今のうちに人を増やしておいた方がいいと言われました。
ですが、前述したとおり現在の業務は実務から連絡のやりとりまでほとんどを自動化で圧縮しているため、人数が倍どころか10倍くらいに増えても処理に問題はないと考えています。
とはいえ、実際に業務量が予想外に増えて万が一にも手が回らなくなってしまったときが非常に困るので、それを正直に伝えるのは躊躇している状態です。


以上が前置きで、本題の相談事は下記の二択のうちどちらを選んだ方が良いかというものです。
1.仕事のあるないは置いておいて、とりあえずマンパワー確保は大事なので素直に新しい人を受け入れる
2.増員は無駄だと上司を説得して現状のままやりくりする

1の場合は新人さんには何をやってもらうのが良いかもアドバイス頂けますとありがたいです。
これ以外の3の意見もありましたらご教示お願いします。

よろしくお願いします。

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Re: 課員が増えそうで困る

著者 ぴぃちん さん

最終更新日:2021年10月23日 10:39

おはようございます。
読んでいての印象です。

チャコルカさんが経営陣でないのであれば,新しい人材は居るべき状況かと思います。
チャコルカさんがおこなっている業務を,すべておこなえるような代わりとなりうる人材は会社としては必要でしょう(複数人で分担してもよい)。

>効率厨なタイプでほとんどの業務を自動化しているので、半端に仕事を振ってもチェックや進捗確認で余計に時間が取られる気しかしません。

指導・教育する際には,はっきりいえば,教えて実践してもらうよりも,自分で行うほうが,何倍も楽,ではあります。

ただ,それは会社からみれば,ある一人がいなくなると業務が滞る可能性がある,という部分があると思います。

ゆえに,時間がある今こそ,新しい人材に行っている業務ができるように教育,育成することは会社側から見ればして欲しいことであるのかなと思います。

Re: 課員が増えそうで困る

著者 うみのこ さん

最終更新日:2021年10月23日 11:34

質問の趣旨とは少しことなりますが……

経営の判断なのでなんとも言えませんが、一社員としてすべきことは、
「マニュアル作り」
だと思います。

新しい人を入れるにせよ、上司を説得するにせよ、今の業務量を明らかにしないと話が進みません。
そのためにも、今の業務について、マニュアルを作り、どの作業にどれだけ時間がかかるのか、わかるようにしつつ、新人が入ってきたときにスムースに教えられる環境を作っておくことが必要です。

会社としては、リスクヘッジとして、質問者様がなんらかの事情で抜けざるを得ない状態になっても回るような体制づくりをしないといけないでしょうから、課員を増やすということも選択としてはあると思いますよ。

Re: 課員が増えそうで困る

最終更新日:2021年10月23日 17:18

私見ですが・・・。

上司は同じ課の方なんですよね。
その上司が「人員増」と決めたのであれば おそらく人事部もOK出すと
思うので それは受け入れした方が良いのではないでしょうか。

ただ 転職して数ヶ月で やる事をやった後は 何となく暇を持て余してる
と言う事なので 現在の勤務先での 
1年間の総務業務量を調査されてはどうでしょうか?

その業務量は上司が考えている事と相違があれば 業務量が増減すると
思いますので 今後 上司の方が「忙しくなる」と言う点において
総務として 新規にやる事が 今のうちからわかっていれば
増員になっても 「残業が増えた」「休めない」等と言う結果には
ならないと思います。
あとは 総務規程があるようでしたら 見直しもできるかと思います。







Re: 課員が増えそうで困る

著者 チャコルカ さん

最終更新日:2021年10月24日 17:03

皆様ご回答ありがとうございます。

自分で好きなやり方を決めたい性格なので、自分がいなくなった時のことやマニュアル作りは考えにありませんでした(業務に対する結果だけ示しておけば、後は後任がやりやすいようにやるかなとふわっとしたことを考えていました)。

確かに会社から見れば、色んな種類の業務を把握しているのが一人だけというのはリスクですね。
業務をマニュアルとして書き出すのはやったことがなくて少し難しそうですが(自動化している部分もまとめる必要がありそうなので)、ちょっと頑張ってやってみます。

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