アポイントのある来客の報告について

こんにちは。

窓口業務を兼ねているのであれば、
Ａ．ホワイトボード等を準備して、週とか月とかで来客の予定があれば、何時に誰に会いに誰が来る、を該当者さんが記載してもらうことは方法でしょう。
Ｂ．来客時に「誰に会いにきたのか」と「要件」を確認して、該当者さんにトド連絡することも方法でしょう。
併用してもよいかと思います。

これまでどのようにしていたのかわかりませんが、実際にまるこぼーろさんが困っているのであれば、カイゼン案として提案されてみてもよいかと思います。

こんにちは。
弊社の場合、毎日の朝礼時に進行役から「本日の欠席・遅刻・出張者（ボードにも明記）」の報告→「その他に連絡ありますか？」→担当者から「〇時に〇〇様来社予定です」と報告があり情報共有しています。

やはり担当の方から直接何かしらの形で事前報告がほしいですよね。
来客の方に失礼の無いように対応したいので改善したいという思いで伝えれば
分かっていただけるのではないでしょうか。
ご参考になれば幸いです。
頑張ってください。


> いつも色々勉強させていただいています。
> 些細なことなのですが、皆さんの会社はどのようにされているのか聞きたいのでよろしくお願いいたします。
>
> 私は小さな会社で一人で事務員をしています。
> 入社後一年と少し経ちますが、不便だなと思う事があります。
> 社長や役員が、仕入先の営業さんや個人的な保険会社とのアポイント等で来客があります。来客を迎えるのは事務員の私なのですが、「本日○○時に△△さんが来ます」等の報告が一切されないです。なので、フラっと来られた社内に上げるべきではない営業の方か、アポイントのある方か瞬時に判断が付かず困ることがあります。
> 失礼のないように対応するよう心がけてはいますが、一言報告さえあれば、お客様の前で誰だろうと悩むこともなく、すんなり案内できると思います。
> 何より、情報伝達もできていない様な会社だと思われかねないのが嫌です。
>
> 私は事務職が初めてで他の会社でどうされているのか分かりませんので、このような状況は普通のことなのかお伺いしたいです。
> また、報告してくださいとお願いする場合、どのように伝えたら納得してもらいやすいのでしょうか？従業員全員が私より年上で意見を言いにくい状況なのでご意見をいただきたいです。
>
> よろしくお願いいたします。

弊社ではGoogleカレンダーに「担当：××来客○○会議室△△使用」
というように記入して頂いていて、それをこちらでチェックしています。

ただ、お客様の対応について事前の共有が無くても↓基本的にはこの流れ

来客①「こんにちわ」
受付①「いらっしゃいませ。恐れ入りますが、お約束を頂いておりますでしょうか」
来客②「はい」
受付②「確認いたしますので、申し訳ありませんがお名前と会社名をお伺いしてもよろしいでしょうか」
来客③「○○会社の○○です」
受付③「ありがとうございます。○○会社○○様ですね。少々お待ちください」

これでお客様にお待ちいただいて社員に声をかけ確認します。
で、確認が取れたら
受付④「お待たせいたしました。こちらへーーー」
と中に通す。

これを”全てのお客様に必ず行っているルーティンです”って感じでしっかり淡々と堂々とといえばOKです。しっかり確認しているようにしか思われません。

※来客は①や②の段階で名乗ってくれることも「○○さんと約束してます」と名前を挙げてくれることも多いです。その場合は臨機応変に。
※来客が「○○さんと約束してます」と言っても事前に聞いてない時は待って頂き、○○さんに確認しましょう。
※事前に聞いていた場合でもよく訪れている人でない場合は「○○会社の○○です」と言われてすぐ「じゃあどうぞ」ではなく「ありがとうございます。本日15時から○○とのお約束でお間違いないでしょうか」と声をかけ「はい」と言われたら「お待ちしておりました」と言って中に通すのが品が有りしっかりしてる印象があって◎です。

事前共有してほしい…という要望の伝え方ですが、あなたが個人的に皆さんに伝えるより、小さな会社であれば社長に直接「現在こういう理由で困っていますので今度からこうしたいです」と相談しましょう。「お客様対応に必要な情報なので事前共有を頂けると助かります。よろしくお願いします。」と簡潔に伝えれば大丈夫だと思います。