紙中心の契約書管理に於ける電子契約書の保管方法

管理する側ではなく、契約書を見返す側ですが、紙でも電子でも統一してある方が良いと思います。ご相談者さんの場合は髪が大半のようなので、紙で統一しておいてくれると助かります。

その場合、相談文にある通り電子版契約書の場合は原本は電子版であることがわかるように書いておいてくれるのは良いと思います。ボールペン記載で構わないと思います。

コピーを取る場合は当社の場合ルールがあって、モノクロと決まっています。紙の契約書は原則持ち出し不可で、総務にあるコピー機でコピーを取ることになっていますので、単にコストの問題です。巻き直しでたくさんコピーを取ることになるとその費用もバカにならないです。もちろんうっかりミスも防げます。コピーは利用後にシュレッダー処理が建前ですが、それぞれの部署でコピーがあると便利なことが多いので、保管してあることもあります。（例　派遣社員の個別契約書）

割り印の場所とパンチ穴の場所が重なることがあるので、当社も契約書はリフィルにしていますね。ご参考まで。

> 弊社が締結する契約書は紙が大半です。
> 最近徐々に増えてきた電子契約書も紙に吐き出して一緒にファイリング保管した方がいいかなと思うのですが、それだけだとそれが電子であると分からないものがあるため、印紙関係で税務署から言われるのが嫌なので表の方に「電子　インフォマート」などと記載しようかなと思っています。
> 何か問題があるでしょうか？原本自体はプラットフォーム上やPDFで出そうと思えば出せるのでボールペンで記載でも問題ないかなと思っているのですが。
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> また原本とは別にコピーを取る際ってカラーと白黒どちらにしていますか？印紙貼り付け後のコピーなら触ればコピーと分かるのでカラーでいいかなと思いますが、白黒の方がコピーである事が分かりやすくていいですかね？
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> 状況として、緩い中小企業なので契約書は大量にある訳ではなくドッチファイル1つに5年分くらいを保管しています。
> 契約書に穴をあけるのはマズいかなと思い穴付きのリフィル？にいれてそのリフィルを綴じています。
> 他に何かアドバイスあればありがたいです。