交際費の管理について

数年前から営業所を構え、所員は所長を含め4名です。営業所資金として月初めに決めた額を送金して自分たちで管理するようにしてあります。(なるべく請求書を発行していただき、本社から振り込むようにはしております)。ところが、営業所資金が不足すると送金してほしい旨の連絡があり送金しているのですが、飲食やゴルフの額が気になるところです。社長もある程度所長にまかせっきりのところがあり、どのように管理したらいいか教えてください。3月決算ですので、いい機会だと思いますのでいい案があれば切り替えたいと思います。