車両通勤の許可について

弊社では提出物は、

１　免許証コピー・・・更新の都度提出
２　任意保険証コピー・・・更新の都度提出

です。
免許証は「毎年」ではなく、「更新の都度」届出としています。

また、原付でも同様の処理です。

ちなみに、過去、新規に採用した人が任意保険に加入していない車で通勤されていて、ある一定以上の任意保険に加入していない車での通勤は認められないと伝えたところ、「任意保険に加入するお金はない。そんなにうるさく言われるなら・・・」と退職されたこともあります。
何も事故がなければ、問題ありませんが、一旦コトが起こった時、事業所に大きな責任が問われますよね。

任意保険証は更新の都度届出が必要なので、年に１度は届出てもらうことになり、職員にとっては面倒臭いことですが、その趣旨をよくよく説明して少しでも理解してもらえるよう努めています。

が、実際に更新になったからといって自主的に届け出る職員はまずいません。こちらで期限をパソコン管理して、期限が近づいたら本人に声かけしています。

ご返信有難うございます。
車通勤の人には任意保険は必ず提出してもらってますが、
原付の人には、なかなか難しい状況です・・・。
弊社でも期限等の管理をしていくつもりです。

こんにちは、ボンニュイさん。

　さて、ご相談の件、まずは弊社の実情から以下の通り回答いたします。

Ｑ．皆さんの会社ではどのようにされてますか？
①免許証のコピー→毎年提出
②車検証のコピー→車両変更の都度
③自賠責保険保険者証のコピー→車両変更の都度
④任意保険保険者証のコピー→保険更新の都度

　理由としては、
①：交通違反等により、失効している場合があるため。
②：車検更新漏れはまずありえないため。
③：基本が強制保険であるため。
④：更新漏れがありうるため。

ちなみに、①は④の提出時に添付させています。こうすれば、面倒ではないと考えていますので。
　また、弊社は『原付』での通勤は認めていません。

　尚、いろんな議論、多分、最も多いのは「提出するのが面倒」が従業員から寄せられるクレームでしょうが（苦笑）、業務中は勿論、通勤中であれば合理的な経路の途上で交通事故を引き起こした（加害者）場合、特に④の失効で、被害者と金銭等で折り合わないときは、会社にその補填を求められることがあります。
→裁判上でもほとんど負けるでしょう。実際、弊社は補填したことがあります。後日、本人から回収しましたが…。

　つまり、これは『リスク管理』の一つであり、手を抜いてはいけない事柄だと思いますよ。
　ただ、運用面はできる限り従業員に負担をかけない方法を考案する必要はあるでしょう。例えば、①②③④を任意保険の更新時（要は年1回同時）に提出させるとか。
　また、提出させる必要性を十分に従業員に説明されていますか？

　尚、従業員がこれに従わない場合、懲戒処分にしても差し支えない事項と思います、
　よって、『「任意保険料を払えない」ので退職した』なんて、組織統制上、“個人的には何ら気にする事柄ではない”ことかと思いますね。ましてや苦情ごときで、後ずさりしてはいけないですよ！。

以上