社員の離婚について

こんにちは
私の会社では、離婚の確認に「全部事項証明(戸籍に記録されている事項の全部を証明しています)」(←たしか市役所で交付してもらえるハズ)と会社独自の報告書を出してもらっています

会社の手続きとして、わが社では・・・
(社員が夫。妻は専業主婦等扶養家族と仮定しています)
①健康保険証の扶養からはずす手続き
　　保険組合に書類を提出
②税務上の扶養からはずす手続き
　　給与所得者の扶養控除等申告書から氏名をはずす
　　給与計算上の税率データ変更
③家族手当の停止
④社員名簿の変更

・・・を処理しています
参考になりましたでしょうか？？

こんにちは、kouちゃんさん。

　さて、ご相談の件、個人的にも他社さんがどうされているか、大変興味のある話題です。

　弊社においては、特に離婚に関する届や様式はなく、『口頭』で申し出があります。
　申し出についても、本人からのときもあれば、その上司からの申し出もあり、比率的には、4：6くらいでしょうか。

　以前、届等を設けようかと考えましたが、「回覧途中で誰が見るか分からない」との意見もあり、結局そのままうやむやになっていますね（苦笑）。
　ただし、案外、適切に報告されているようで、仕事柄、あちこちの部課にアンテナがある私（苦笑）には、何だかんだと情報や噂が集まりますので、タイムロスは幾分かあるものの、適切に対応できているように感じます。

　尚、処理については、ハニハニさんのアドバイスどおりでよいと思いますが、「④社員名簿の変更」については、？ですね…。
　名簿に扶養家族のお名前を掲載されているのでしょうか？。であれば、個人情報保護の関係で問題に思えますが…。


以上

こんにちは。


このスレにどんなレスがつくか、じーっと見ていたしまかです。
給与・税金・社保に関する部分のみ、変更届なり保険証の返却なりしてもらえばいいな、と私も考えていますが、今のところ私が入社してからはないことですので、興味津々でした。笑

ただ、普段から、「氏名・住所・連絡先・扶養家族・その他に変更が合った場合は速やかに会社へ届け出てください」とアナウンスしているので、何かあればすぐに皆届け出てくれています。当社の場合、税法上の扶養配偶者でない配偶者にも一定の条件で家族手当を支給していますので、離婚したら教えてもらわないとやはり困りますね。


ちなみに、たまりんさん、当社でも扶養家族の名前は社員名簿に控えています。
社員名簿は私と社長しか閲覧できないセキュリティをかけていますが、これでもまずいですかね？
緊急時の連絡先は、社長・総務・支店の最高責任者のみが持っています。

>> 　名簿に扶養家族のお名前を掲載されているのでしょうか？。であれば、個人情報保護の関係で問題に思えますが…。

すみません・・給与システムが当社独自に作っているもので、職員名簿データの家族氏名欄と年末調整の氏名がリンクしているのです・・・(自分の会社のやり方しか知らないので、それが普通って思ってしまっちゃうんです)
そういったデータなら個人情報保護には引っかからないですよね？？

こんにちは、しまかさん。

　さて、ご相談の件ですが、ハニハニさんのレスに反応したのは「名簿」という、名称であったからであることをまずご了解ください。
　一般的には名簿というものは、わざわざ別途作成したものであったり、（自動的に出来る場合も有るでしょうが）システムを組まないと対応が出来ないと考えたのです。

　ということで、御社の状態を書き込みから判断する限り、根本的な保護は出来ているよう（ＯＫ）に思えます。

　しまかさんも良くご承知の通り、個人上保護法の成立以降、法律の趣旨を良く知らないままに保護を訴える方々が増え、今まで以上に情報の管理が求められています。
　しかし、一方で『情報収集の目的・必要性・開示先を従業員に明示すればＯＫ』というのが、そもそもの法の趣旨であり、御社の名簿が、

①『緊急連絡網の構築』を目的に、
②『緊急性が高い場合のみ』名簿を必要とし、
③『社長、支店長、総務（部長？）』のみに開示する。

ということを『周知の上』であれば、全く問題ないことかと思います。
　ただし、扶養家族（配偶者）等の情報がそれに必要なことがどうかはなんともいえないのです。

　例えば、御社が“緊急連絡者（先）”として配偶者を届け出させているのであれば、全く問題ないことですが、その情報をどのような手段で収集したか、具体的には、単に扶養控除申告書や健保上の異動届等をもって取得したのであれば、「難がある」といえなくはありません。

　そういう意味では、我々人事労務担当者の認識や周知（手法）がきちっとできているかが問題になると思いますね。
　ちなみに、弊社の場合、身元保証書や関係届出書の隅に、その旨の文言を小さな字で（苦笑）、挿入しています。


以上、ご参考になれば。

たまりんさんへ


『名簿』だからかなぁと少し思いました。住所録、とかそっちに近いものと理解されたのかと。


当社では、緊急連絡先は、入社時に本人に申告してもらったものを控えています。
書いてもらう用紙には、「個人情報保護法案に基づき、頂いた情報は厳重に管理し、業務または緊急時以外の用途では使用いたしません」みたいなことを、デカデカと書いてますよ。笑

あとは、取引先の基本情報(個別担当者含む)を公開しているシステムですねー。
『個人情報保護法案に基づき･･･業務上必要である場合を除き、ここで得た情報を第三者へ提供することを堅く禁じます。』とかなんとか書いてます。
面倒ですよね･･･、たまりさんのおっしゃる通り、なんでもかんでも「個人情報」っていう人いますから。苦笑

しかし、この外堀からどんどん埋めていって備える感じが、すごく自分に合っている気もするしまかでした。

以上です。

ハニハニさん、たまりんさん、しまかさん　ありがとうございます。
男性社員が離婚だと、何かと分かりやすいのですが、
女性社員も結構いるので、1年間届けられず年末調整の時に発覚するケースも結構あります。
今回は、扶養家族がいらっしゃる方だったので、手続きを進めているのですが、離婚については、今まで特に書類提出もしてもらっていなかったので・・・。
全部事項証明をもらうように進めようと思います。
扶養家族がいなくて離婚の場合だと、緊急に手続きを必要とするイメージが無いからでしょうか・・なかなかこちらからも聞きづらい情報なので・・。

社員名簿については、セキュリティーはかけていますが、
上司の個人情報保護に対する考え方が結構【ずぼら】なので、結構ドキドキです。
せめて自分だけはきちんとしようと思います。

ありがとうございました。