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相談の広場

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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

法定調書の発送について

著者 総務1年生 さん

最終更新日:2009年02月06日 12:01

弊社では、法定調書のデータを経理財務担当が抽出し、それを総務が封筒に入れ郵送するという作業を分担して行っております。
最初は、経理財務だけでは大変なので総務も手伝えということで承諾した訳です。

ところが、会社の命により「個人情報保護管理責任者」という第3者機関の認定講習に参加した際、法定調書に記載されている情報をむやみに他部署が見ることは良くないのでは?!という見識を持ちました。

会社自体がPマークを取得する予定はまだございませんが、弊社は20数社のグループを管理する部門です。グループ会社の中にはPマークを取得している会社もあるので、自分が取ってないのだから別に問題ない!ということではないと考えます。

そこで皆様の会社ではどう対応されているのか情報をいただければと投稿させていただきました。

そもそも、法定調書を取扱うのはどちらの部署が適切なのでしょうか?
どうか、助言等含めご教示下さいますようお願い申し上げます。

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Re: 法定調書の発送について

著者 たまりん さん

最終更新日:2009年02月07日 11:31

こんにちは、総務1年生さん。

 さて、ご相談の件、以下の通り回答いたします。

Q.そもそも、法定調書を取扱うのはどちらの部署が適切なのでしょうか?
A.これについては、正直、正解はないと思います。ただ、『キー』は、経理システム等にログインできるか・否か、つまり、作成するに当たり、その情報源の入手で決まると思います。

 現職の場合、給与に関する調書(源泉徴収票)は、総務部門で行い、それ以外の地代家賃や顧問料は経理部門が資料を作成し、それを総務部門が一括して送るという方式です。

 一方、前職の場合、全てを総務部門が作成し、送付していましたね。
 というのも、総務側でも経理システムにログインができ、地代家賃や顧問料の支払データが入手できるので、法定調書のメイン(?)が給与関係である以上、わざわざ経理にさせなくてもよいという考え方がありました。
⇒ですから、それらの支払も、原票は総務部門が作成。経理は、極論、支払いだけ。


 ある意味、法定調書は、担当者の能力と部門間のパワーバランスで変わると思いますが、外(税務署等)から見ると、どこの部門が作成しているかなんて関係ないのですから、お互いが協力すればいいと思いますよ。


以上

Re: 法定調書の発送について

著者 総務1年生 さん

最終更新日:2009年02月09日 12:42

たまりんさん


ご回答ありがとうございます。
法定調書の発送等が総務が行っていたなんて以外でした。

確かに部門毎のパワーバランスによって負荷量が変わってきますよね。。。
因みに、経理担当は決算以外みんな定時で帰ります。
我々総務は、法定調書の発送のため他に忙しかろうが残業して処理します。

ここに不満が芽生え、この業務を受けない方向に理由ずけを探していたのが本音です。


また、機会がありましたらアドバイスお願い致します。
本当にありがとうございました。

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