振り込む時の適用欄コメント

入社したばかりなのですが、銀行にお金を振り込んだり引き出す時に必ず、摘要欄のコメントを書かなくてはいけないと言われ、その度に書いています。例えば電話代とかガス代とか。でも、A銀行で1万円引き出してその1万円の現金で電話代を支払うのなら、小払出納帳の適要欄でも電話代と記入するし、そもそも預金からの引き落としではないので、仕訳の相手も現金になるはずですから、わざわざ引き出しの用紙にコメントを書く必要があるのでしょうか？通帳に記帳させるためなのはわかりますが、入金する時はまだわかりますが、お金を引き出す時にこのような場合、記帳のためのコメントが必要なのでしょうか？
今までの会社では銀行からカードで適当な金額を引き出して、電話代やら雑費やらその他いろいろな小払いはその現金から支払っていて、電話代を払うためだけに請求金額と同じ金額を引き出し、銀行の支払用紙を使って窓口から引き出して、その現金で支払うなんて面倒な事はしてはいませんでした。
私には何のためにしているのかわからないし、何だか意味のない事をしているとしか思えないのですが。
この会社の意図している事がわかる方がいたら教えてください。