講習会などの封筒の整理

こんにちは。
既に解決済みだったり、的外れな書き込みだったらすみません。

私は「講習・研修関係」「アンケート・調査関係」というＡ４サイズのクリアブックを用意しておいて、処理が終わったものは、クリアブックの中にストックしています。
２年分くらいは保管しておきますが、その後はシュレッダー行きです。
封筒はクリアポケットに入らないことが多いので、相手方の名称や所在地が書いてある部分だけを切り抜いて、文書と一緒に保管しています。
後から尋ねられた時にすぐ答えられるよう、処理後の文書の余白には、
＜講習・研修関係のもの＞
◎参加か不参加か。（参加者がいる時は参加者のお名前も）
◎いつ申し込み（あるいはお断り）の手続をしたか。
＜アンケート・調査関係のもの＞
◎いつ返送したか
というメモを書き込んでます。

ちなみに処理前のものは、不在時に別な方がその書類を見る時にもわかりやすい、平置きの書類入れに置いています。
封筒の余白に締切日を書いて、急ぐものから順に積んでおくと、優先順位がわかりやすく、処理忘れの防止になりますし、急病などで他の方にお願いの連絡をする時も、説明が楽なので。

ご参考になる点がありましたら幸いです。

まゆり様へ

　おはようございます、仕事柄カレンダー通りにお休みを頂いており、確認・返信が遅くなりました、申し訳ございません。

　早速頂いた文章そのままをプリントアウトして、これから作業に移ります…。
　あっ！！クリアファイル頼まなきゃ（笑）

　自分がそうなのですが、担当が抱え込んでしまっている案件があると、不在時や休んだ時に限って。たまたま、その資料が必要な時があって困るんですよね～反省です。