社内打合せ時間について

> お疲れ様でございます。
>
> よろしければ相談に乗っていただけないでしょうか。
>
> 私の上司はとにかく話が長く、打合せの時間などお構いなし。
> 30分の打合せが1時間になることはザラで、酷いときは2時間、3時間におよぶ場合もあります。（後ろに予定のない場合ですが）
>
> 後ろに予定が入っている時は、上司に声をかけるのですが
> 「部内の者は待たせておけばいい」と言われてしまい、、、
> 後ろの打合せが潰れてしまうこともしばしばあります。
>
> “自分の部下は待たせても平気”のようです。
>
> おかげで社員からは「コントロールできてない」
> 「なんとか助けてくれよ」などと言われる始末。
>
> 上司の長話を聞いている社員さんから、目線で助けを求められるものの何も出来ず。
> 後からお詫びすることしかできません。
>
> 社員さんには社員さんの予定があるので、なんとか時間厳守でお願いしたいのですが
> とても奔放な方で困っています。
>
> 何か良い案はありますでしょうか。
>
> 依頼された時間より長めに間隔を空けることしかできておらず
> 皆さまのお知恵を貸していただけましたら幸いです。
>
> 宜しくお願い致します。

お話だけ伺うと、話し好きな上司ということになります。こうなると特性なので、秘書がいらしゃる地位まで行かれた方を再教育するわけにもいかず、難しいですね。

当社では相談する上司が多くの部門や部下を抱えているため、打ち合わせ時間が足りないために以下のことを行っています。

相談案件の事前資料（1枚に集約）を提出させ、出来れば前日、無理なら毎朝スケジュール確認の時に渡しています。

資料には、
相談案件名、判断いただきたいこと、狙い、想定される効果（りすく）、背景、具体的施策、必要な経費が簡潔に記入できるようになっています。（まあ企画書みたいなもの）

これを事前に渡しておくことで、相談時間が大幅に減ったもの、「根本的に分かっていない！」と伸びたもの、そのシートに一言「任せる！」とか「了解」と書かれて「相談の必要なし」となったものがあります。

「待たせておけ」というくらいもしかしたら「重要案件」「会社方針に関するような問題」の場合もあるか（相談する側が軽く考えて、相談される側が重要と考える）と思いますので、その辺を事前に調整するのにも役立ちます。

上司に対しても、その後に「重要案件がある」と認識させることにもなりますし、部下に対しても問題を整理する癖がつきます。
どんな事情があても、絶対にA41枚を厳守してください。量が増えると意味が無くなります。

簡単に解決しませんが、「スケジュール管理」から「戦略のサポートへ」と秘書の役割が増える中、このような方法も検討されてはいかがでしょうか？

HOF様

お答えいただきまして有難うございます。

HOF様の会社では事前に資料を入れられるのですね。
そのような方法もあることを知れただけでも、投稿して良かったと思います。

私の上司はHOF様の仰るとおり、まさに「話し好き」です。
打合せは10分、15分で終わったとしても
打合せの主旨から脱線したまま延々と話し続けることもしばしば。

愚痴っぽくなることもありますし、自分の思いを伝えたいと
熱く語ることもありますが、とにかく聞いてほしいのかなと。

打合せのない時間はほぼ毎日、私が雑談のお相手をしていますが
仕事に関することとなるとやはり、社員さんに聞いてほしいのだと思います。
（私は業務の細かい内容までついていけてないので）

部下の方からすれば、他に打合せや作業があるのに･･･と思いますよね。
「後ろに何か打合せを入れて切り上げさせて」なんてことも言われてしまいますが、実際には難しいです。


「スケジュール管理」から「戦略のサポートへ」
この言葉が心に刺さりました。
まだまだ新米の秘書ですが、早く上司のサポートができるように努めます。

有難うございました。

> HOF様
>
> お答えいただきまして有難うございます。
>
> HOF様の会社では事前に資料を入れられるのですね。
> そのような方法もあることを知れただけでも、投稿して良かったと思います。
>
> 私の上司はHOF様の仰るとおり、まさに「話し好き」です。
> 打合せは10分、15分で終わったとしても
> 打合せの主旨から脱線したまま延々と話し続けることもしばしば。
>
> 愚痴っぽくなることもありますし、自分の思いを伝えたいと
> 熱く語ることもありますが、とにかく聞いてほしいのかなと。
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> 打合せのない時間はほぼ毎日、私が雑談のお相手をしていますが
> 仕事に関することとなるとやはり、社員さんに聞いてほしいのだと思います。
> （私は業務の細かい内容までついていけてないので）
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> 部下の方からすれば、他に打合せや作業があるのに･･･と思いますよね。
> 「後ろに何か打合せを入れて切り上げさせて」なんてことも言われてしまいますが、実際には難しいです。
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> 「スケジュール管理」から「戦略のサポートへ」
> この言葉が心に刺さりました。
> まだまだ新米の秘書ですが、早く上司のサポートができるように努めます。
>
> 有難うございました。

生意気なことをいってすみません。
私は、秘書さん等のサポートがあってこその役員と思っているので、期待しています。

スケジュール確認時に、「今日一番優先順位（重要度）の高い打合せは、どれでしょうか？」「私も心しておきます」なんて一言伝えても
変化があるかも！
なぜ重要かを延々と聞かされるリスクの方が高いから駄目かもしれませんね。
でも、上司に意識づけさせるのもお役目だし、そのスキルを身につければプライベートでも役立つかもしれませんよ！（笑）
いろいろ工夫してみてください。