ISOムダ取り講座　「記録管理の本質」

ISOムダ取り講座　「記録管理の本質」

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2005-09-08

ISOムダ取り講座 記録管理・・・狙うは「メモ取り習慣の定着化！」 今回は、これまでのテーマと少し違い、記録管理の「極め方」についてまとめます。 結論は表題の通り、「メモ取り習慣の定着化」です。ISO規格で要求された“記録を作成する”だけでは、もったいないのです。 私は、ISOで要求されているか否かに関係なく、すべての記録に対して、次の要求をしてきました。 「1年後に、誰でも、読むだけで、理解出来ること」当たり前のことですが、実はほとんどの記録はそうなっていません。特に「修正」があった場合です。 よく見かけるのは、何の注釈もなく単に「修正」されているケース。例えば、何か問題が起り、当時の作業指示書を探し当てたとします。そこには、問題の発端となった部分が、「修正」されている、しかし、いつ誰が修正したのか、メモが残っておらず解らない。これでは、問題の真因までは辿（たど）り着けません。 また、「承認行為」でもメモ不足がよく見られます。ある書類に、承認印を捺しながら口頭で、「○○の部分は、注意して○○も確認するように」と指示するケースです。これも、何もメモが無ければその指示が実行されないこともあり、そうなったとしても指示不足という真因に辿り着き難くなります。 私は、「記録はどんどんメモで汚して下さい」ということもあります。本来は、1つの記録が人の手を渡っていく間には、どんどん「メモで汚れて」行くべきだと思っています。記録は、「綺麗」に残すことが目的ではないからです。