有給残日数の通知方法について

はじめまして。

私の勤務先では紙ベースで、一枚のシートを年間通して使う「休暇申請書兼年休管理表」として運用しています。
コンピュータは使いませんので、nicoleさんの想定しているツールとは呼べないかもしれませんが、広義にはツールでので、ご紹介します。

文章だとわかりづらい説明になってしまいますが、A4タテの用紙に20行の枠組みを作り、休む(休んだ)日を書く欄、午前/午後/全日のどれかに○をつける欄、休みの種類を記入する欄、申請者本人の捺印欄、所属長の捺印欄、総務人事の確認捺印欄、残日数記入欄の順で、一回の休暇申請が一行で完結する書式となっています。
すべて社員本人が自分で記入するようになっており、取得履歴や未消化日数は自分ですぐわかりますから、年休の計画的な消化も促進することができます。


フローとしては、毎月の勤怠を月末で締め、タイムカードを添えて各部署の部長経由で翌月三営業日以内に提出することとしています。
この際に部長が見るため、部下がきちんと年休を消化しているかどうかもすぐにわかります。
それを毎月初に一件ずつ、全社員分の年休の未消化日数の数値を総務人事で管理しています。
この際に、タイムカード上の勤怠記録と照合しますので、休んでいるのに休暇申請と承認がなされていないなどの不整合もなくすことができます。

それまでは、一回の休暇申請に一枚の申請書を提出するという、よくあるスタイルでしたが、それだと一覧性がないし、紙ばかりが増えてしまいますし、なにより総務人事側での照合作業が煩雑なものになりますので、このスタイルに変更しました。


実は、私の勤務先の場合、それ以前の年次有給休暇の管理はとてもズサンでして、タイムカードで打刻のないものは、その事由を本人に確認することもなく勝手に年休として処理しておりました。
ですので、この方式にシフトする際に「私はこんなに年休をとったつもりはない」などと云い出すヒトもいて、勤怠管理がいかに重要なものかを、会社と社員とに認識してもらうとてもよい機会となりました。


いかがでしょうか？
これならお金を使わなくともできますし、システムを組んだりとかしなくてもすぐにできる単純なフローなので、すぐにみなさん理解して運用に乗せることができました。




また、蛇足ながら、こういう場合は「ご教授」ではなく「ご教示」となります。
いろいろな方が、使われているのを見かけますので、あえて書かせていただきます、

ryjymmt様

ご返信ありがとうございます。

確かに、社員自身で記入するようにすれば、
本人たちで残日数を把握でき、計画的に有給を
消化してもらそうですね。とても参考になります。

ちなみに、有給の発生月には、毎回用紙をリニューアルする
というイメージで宜しいのでしょうか？

また、その作業は人事総務でされているのでしょうか？

私の勤務先では、有給は発生したモノから消化されるので
用紙に落とし込む方法をもう少し工夫する必要があるのかなあと思いました。

追伸）
「ご教授」と「ご教示」の使い方を正すように致しますね。
ありがとうございました＾＾

> ちなみに、有給の発生月には、毎回用紙をリニューアルする
> というイメージで宜しいのでしょうか？

そのとおりですが、毎回といっても、全社一斉に精算・更新をする方式を執っておりますので、
年に一度もしくは中途採用の人が入社したときだけの作業となります。


これを書いているときに気づいたのですが、もしかするとnicoleさんの勤務先では、
年休の新規付与については労働基準法に書かれているとおりの仕組みとなっていて、
入社6ヶ月に10日、その後1年ごとに11日、12日、14日．．．20日を上限、という具合に、
社員によって年休の新規付与のタイミングが違ってくるということですね？

そうだとすると、たしかに私のいうところの休暇管理表のやりかたですと、その都度刷新する必要がありますので、人数が少ないところならともかく、大きい会社だと大変でしょうね。

当社も従来はそうでしたが、人によって更新時期がバラバラというのでは、管理が煩雑だと思ったので、来年度から営業年度の始期である1月1日づけで一斉に精算・更新という方式に変更しました。

最初の一回だけ、精算・更新の時期をすぐに迎える社員が出てきますので、なんとなく不公平感があるような気もしますが、翌年度に付与されるタイミングが単に早まるだけなので、総数では損得は生じません。


> また、その作業は人事総務でされているのでしょうか？

そのとおりとなります。
前述のとおり、全社一斉に付与するという仕組みであることが前提となりますが、具体的な作業としては以下のとおりとなります。

1. 前々年度分の消滅日数を算出し、現状の未消化日数から差し引く
2. 前年度の繰越日数を1.との計算で算出
3. 当年度の新規付与日数を加算して、当年度の初期値を算出

そのうえで休暇管理表の用紙に、

2.の前年度分繰越日数 **日
3.の当年度新規付与日数 **日
合計 **日

という具合に、それぞれを別々に、縦に並べて明記しておきます。
こうすることで、2.については当年度中に消化しないと、翌年には消滅してしまうことが一目でわかりますので、積極的に年休を消化しようという風潮ができるという副次的効果も期待できます。

以上、長々と書いてしまい、わかりづらい箇所もあるかと思います。
(用紙をお見せできれば一目瞭然なのですが)
ご参考いただければ幸いです。