就労ビザについて

> いつもお世話になります。
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> 外国人の方を雇用している会社の総務を担当しております。
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> 入社の際に在留資格を確認し、就労ビザのコピーを提出していただいておりますが、これは在職中、本人が就労ビザを更新したときはそのコピーを会社で保管すべきなのでしょうか？
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> 保管義務はありますでしょうか？
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> もし、保管義務があれば何に謳ってあるかお教えいただけませんでしょうか？
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> 自分でいろいろと探しておりますが、なかなか見つからず・・・。
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> 皆様のご経験・知識をお教え下さい。
>
> よろしくお願い致します。

当社は社員全体の半分以上が外国籍社員です。

法的根拠は分かりませんが、当社では入社時にビザ及びパスポートのコピー提出と更新ごとにコピーを出してもらっています。

また、更新時には入管提出前の書類一式(添付書類含む）をコピーしてこちらに提出してくれるよう求めています。

ビザのコピーは期限切れを未然に防ぐため、また、会社側が在留資格を確認しているという証拠ですし（期限3ヶ月前を切ったら会社の証明書などの必要書類を準備し始めます）、入管提出前の書類は、日本語が不得手な社員もいますので入管での手続き中に書類不備等を指摘された場合、私が入管と話をした方が早いため、また、次回更新時の資料として取ってあります。

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みるくほうる様

詳しいご回答ありがとうございます。

前任者から、在留資格の更新時にはコピーを控えておくように言われていましたが、資料を見ると前任者が在籍して総務業務を行った時期に更新の書類が保管していなかったため、聞き間違いだったかな？と迷っておりました。

保管･管理したほうが労使双方のために望ましいという事ですね。

ありがとうございました。