代表電話対応について

はじめまして。総務担当をしているものです。
弊社では、代表電話と各フロアの直通電話等計８回線ありますが、原則、代表回線は総務でとっております。
ほかのフロアでも取ることは可能なようですが、呼び出し音が鳴らないように業者の方に頼み、フロアの直通のみ鳴るようにしてあります。

> 影で言われるようになり
これは失礼な話です。結局はその方が万が一電話番等になっても出たがらなかったりするものです。

> 代表電話に総務が基本的に出るという方針はおかしい
> と反発を受けました。
総務専門の部署でしょうか？弊社は小さい企業なので（社員130名程度）受付兼総務ですので受付を装って出ざるを得ません（笑）

いずれにしても、気づいた方がでる！ということです。弊社は1ｺｰﾙ以内が原則です。時々3ｺｰﾙくらいなりますが（受けるほうもかけたほうも）非常に長く感じるものです。
会社のイメージにも関わります。総務責任者や他部署の代表と一度話し合ってみてはいかがでしょうか？
そこで『大したことじゃないのに。。。』などと言われたら、『では、皆さんで（＾＾）』と笑顔で押し通すというのも一つの手ではないでしょうか（笑）

お役に立てない意見でしたらすみません。少しでも、西総務さんのお悩みが軽減されることを願っております。

私が以前いた会社では、代表電話の交換さんが総務部付きであったため、代表電話は交換がいない時は総務が取るものでした。但し、全部署で代表電話は取れるようになっており、２コール以上なる場合は総務で取れない場合と暗黙にみなされ他部署で応対をしてくれていました。２コール以上、代表電話を鳴らすことを代表者が許していなかったことが大きな原因だと思います。代表者の方からばしっと言っていただくのも一つの方法かもしれません。
代表電話の苦労は身にしみています。がんばってください。

当社では総務は電話に出ません。というか電話が鳴らないようにしてあります。
理由は、役員と同じ部屋にいるからです（笑）

基本的に営業の事務が取っています。
事務が全員いないときは営業が出ます。

以前勤めていたところでは
『１コール以内に　必ず取ること、取れない場合は事業所全体としての問題であり
　評価の一環とする　』
という方針を　社長・所長がはっきり明言していたので
総務・営業・技術の如何に関わらず　すぐに取るようにしていました。

現在の職場では　そういった方針がまったくないので
事務職のパートさんが取ってくれたことは一度もなく（子機がそばにある）
制御操作を行っている技術者が　制御の手を一旦止めて出ている状態です。
所長は何も言いません。
関係者（事務宛・所長宛）からの電話が殆どなので　そういう形になるのかもしれませんが･･･

結局は　その企業の方針次第なのではないでしょうか？

こんにちわ。私は、以前総務の仕事をしていました。
私の居た会社では、基本的には総務が代表電話を取ることになってはいましたが、何しろ人員削減で人数が少ないうえに外出が多いため、フロア内全体で手が空いている社員が電話を取るように自然となっていました。
窓口業務と同じフロアだった為、お客様のいる前で、電話がなってても知らないふりはできないということです。もちろん、基本は総務担当が出るべきではないかと私は思いますが、各部署のことや、会社の組織や担当ｅｔｃ・・・社員なら分かっているはずです。電話の受付・取次くらいはみんなでやってほしいものだと思います。もし、他の部署の方が出て万が一、対応が悪いなどとクレームがきても、それは、会社全体の教育・管理の問題だと思います。