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取締役の私有車の使用に関する取扱い

著者 なにかな さん

最終更新日:2012年05月03日 14:26

社有車輌が無く、取締役が業務の一環で店舗巡回をする等、かなりの走行距離が毎月あります。ガソリン代については会社の私有車使用料で1L16円換算で出しています。
しかし、走行距離が年間2万キロ程度となるとオイル交換など必要経費としてみないとならないと思われます。
その為には覚書や作成しておかなければならない書類を教えて下さい。

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Re: 取締役の私有車の使用に関する取扱い

なにかなさん  こんにちは

昨今、企業間でも自社社有車の管理では、整備点検、保険、駐車施設等の管理委で多大な経費がかかるとして、個人車両あるいはレンタリース車両等を使用するケースが多いと聞きます。
基本は「私有車の業務上利用に関する規程」で、その使用規則、整備点検に関する一部負担、保険等の一部負担等求めています。
燃料費は走行距離に応じた燃料代等の支払い、整備点検等は走行距離準じての半数程度、保険等は 自賠責は本人負担、任意保険は半数程度等取り決めています。
マイカー使用となりますと、時には保険未加入とか整備不良等で事故も発生しかねませんから、企業責任としてもその安全チチェック確認が求められます。

覚書等については、「私有車の業務上利用に関する規程」等での両者承認等求めればよいと思います。

「私有車の業務上利用に関する規程」
http://blog.livedoor.jp/shanaikitei/archives/54732537.html

Re: 取締役の私有車の使用に関する取扱い

私有車業務上使用基準(例)

第1条 (目的)この基準は、従業員の私有車(四輪車のみ)を業務に使用する場合の基準を定め、併せて会社としての経費負担の範囲を明確にし、業務の円滑な運営を図ることを目的とする。
第2条 (適用範囲)この基準は全社に適用する。
第3条 (登録手続)従業員が私有車を業務に使用する場合には、あらかじめ、別紙「私有車業務用使用登録申請書」により必要事項を記入して、所属上長を経由して社長室秘書課に提出しなければならない。
2 登録の有効期間は1年間とし、毎年4月1日に更新する。
第4条 (登録変更)所属の変更、免許の更新および車輌の変更が生じた場合は、すみやかに変更登録申請を所属上長経由して社長室秘書課に提出しなければならない。
2 但し、任意保険の更改および加入条件の変更については、証書のコピーの提出のみとする。
第5条 (許可条件)会社は、次の基準により業務使用の基準を判定し許可する。
① 営業業務又は職務内容が外出を主とするもの。
② 運転歴において自己の責任による重大な事故又は違反をしていないもの。
③ 交通の便により車を利用したほうが、より効率が上がる場合。
通勤に電車・バスの便がない場合(例、深夜・早朝勤務等)
⑤ 上記各号に該当した場合、所属上長経由の上次の基準により許可する。
イ部長・部長代行については、継続使用・必要性等を審査して社長が許可する。
ロ臨時使用(単発)については、会社が必要と認めた事由に限定し審査の上、社長室室長が許可する。
マイカー通勤者については、会社が必要と認めた者に限定して審査の上、社長室室長が許可する。

第6条 (利用状況報告)「私有車業務使用登録申請書」にて事前に登録し、私有車の業務使用を許可された者(許可さ
れたマイカー通勤者は除く)は、次の報告書を提出しなければならない。
① 部長、部長代行毎月(20日締切)1カ月間の使用状況を別紙「私有車月間業務使用報告書」により社長室秘書課あて提出(高速券管理台帳含む)
② 臨時使用都度、別紙「臨時私有車業務使用報告書」により所属長経由、社長室秘書課あて提出

第7条 (責任)
交通法規等に違反して事故を生じ会社に損害を与え、又は会社の信用を著しく失墜するような問題を起こした場合は、本人にその責任を問うことがある。
2 交通事故等に関しては、あくまで本人の責任で解決するものとする。

第8条 (事故発生時の処理)事故が発生した場合には速やかに最寄りの警察署および会社に連絡し指示を受けなければならない。

第9条 (自動車任意保険)会社は、次の任意保険の加入条件を満たしていれば、私有車の業務使用を認める。
① 車輌保険 本人の判断に委ねる
② 自動車保険 対人 無制限対物 無制限 (部長)    1,000万円以上

第10条 (車庫)駐車場については自己の責任において手配・確保すること。但し、出張所の事情において車庫スペースがあれば駐車しても差し支えないが、いかなる場合においても車庫証明は発行しない。
第11条 (安全運転心得)業務のため私有車を運転する際は、交通法規を厳守し、事故の防止に努めなければならない。
第12条 (登録の抹消)人事異動により担当業務に変更があり、業務上車輌の使用が不必要となった場合および重大な
事故を起こした場合には、有効期限中であっても登録を取り消す場合がある。
第13条 (燃料費等の費用)燃料費および計算方法、高速券、エンジンオイル・タイヤ・修理費・車検費用・自動車税、通勤手当等については「私有車業務使用基準区分表」に定める。
第14条 (附則)この基準は、平成○○年○月1日から施行する。

藤田行政書士総合事務所
行政書士 藤田 茂
http://www.fujita-kaishahoumu.com/

Re: 取締役の私有車の使用に関する取扱い

著者なにかなさん

2012年05月07日 09:49

ご回答ありがとうございます。
弊社でもきちんと規定を設けて対応したいと思います。
もしくは、社有車を購入する方法も含めて、今後の課題です。ありがとうございました。

Re: 取締役の私有車の使用に関する取扱い

著者なにかなさん

2012年05月07日 09:52

ありがとうございました。
弊社にあった形の内容で書類を作成したいと思います。
とても参考になりました。
中小企業は色々と抱える問題はありますが、まじめと前向きで頑張って行きます。

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